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Lista de verificación de incorporación de nuevo cliente

¿Es propietario de un negocio y está buscando formas de mejorar el proceso de incorporación de sus clientes? Si es así, está en el lugar correcto: esta publicación le proporcionará una nueva plantilla de lista de verificación de incorporación de clientes para ayudar a que el proceso sea más fluido y menos estresante tanto para usted como para sus clientes. Sigue leyendo para más información.

La importancia de una lista de verificación de incorporación de nuevos clientes

Como propietario de una empresa, es importante contar con una nueva lista de verificación de incorporación de clientes para garantizar que las personas tengan la mejor experiencia del cliente posible con su empresa. Al tener una lista de verificación a seguir, puede acelerar el proceso de incorporación de clientes y hacerlo más eficiente.

¿Quién puede beneficiarse de una lista de verificación de incorporación de nuevos clientes?

  • Propietarios de negocios

Una nueva lista de verificación de incorporación de clientes puede ayudarlo a optimizar su proceso y asegurarse de que está brindando el mejor servicio posible a sus clientes. Al seguir una lista de verificación, puede estar seguro de que se están tomando todos los pasos necesarios para que sus clientes estén contentos con su experiencia.

  • Gerentes

Los gerentes a menudo son responsables de la experiencia de incorporación del cliente, por eso se les debe proporcionar dicha lista de verificación. Les ayuda a evitar pasar por alto algo importante, asegurarse de que se toman todos los pasos necesarios y mejorar la eficiencia al evitar la duplicación.

  • Representantes de atención al cliente

Una nueva lista de verificación de incorporación de clientes permite a los agentes de atención al cliente configurar rápida y fácilmente un nuevo cliente con su empresa y sus productos o servicios. También puede ayudar a evitar errores y brindar una experiencia positiva al cliente desde el principio.

  • Clientes

Los clientes también se benefician de una nueva lista de verificación de incorporación de clientes. Al tener toda la información y los documentos necesarios en un solo lugar, sabrán qué esperar y así evitarán frustraciones. Una buena experiencia de incorporación de clientes puede conducir a ellos haciendo negocios repetidos con su empresa y dejando comentarios positivos en línea.

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Lista de verificación de incorporación de nuevo cliente

Esta persona será la responsable de mantener el contacto con el cliente, así como de facilitarle información sobre su empresa y sus productos o servicios.

¿Por qué es importante asignar un representante de ventas?

Un representante de ventas es el contacto clave entre un cliente y la empresa con la que está haciendo negocios. La persona designada será responsable de construir relaciones y garantizar que el cliente tenga una experiencia positiva. Por lo tanto, el representante de ventas del cliente debe ser alguien en quien se pueda confiar para obtener respuestas a cualquier pregunta o inquietud clave.

¿Cómo asignar un representante de ventas?

El gerente a cargo del proceso de incorporación de clientes debe asignar un representante de ventas. El gerente tendrá en cuenta las necesidades y requerimientos del cliente, así como los productos o servicios de la empresa, para decidir quién sería la mejor persona para asignar a cada cliente en particular.

Sales manager

¿Qué herramientas usar para asignar un representante de ventas?

  • sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) – para realizar un seguimiento de las interacciones y el estado de la cuenta
  • directorio de empresas – para encontrar información de contacto de los empleados
  • cliente de correo electrónico – para comunicarse con el representante de ventas asignado al cliente

El asignado en este caso será el responsable de dar soporte al cliente y resolver las dudas que éste pueda tener.

¿Por qué es importante asignar un representante de atención al cliente?

Siempre que el cliente tenga una pregunta o se encuentre con un problema, deberá poder confiar en alguien que pueda brindarle respuestas y resolver el problema a tiempo.

¿Cómo asignar un representante de atención al cliente?

Un representante de atención al cliente puede ser asignado de la misma manera que un representante de ventas, por el gerente a cargo de la incorporación del cliente proceso. Por lo tanto, seguirán un proceso similar al paso anterior para asignar a alguien que creen que sería el más adecuado para un cliente en particular.

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¿Qué herramientas usar para asignar un representante de atención al cliente?

  • sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM): para realizar un seguimiento de las interacciones y el estado de la cuenta
  • directorio de empresas: para encontrar información de contacto para empleados
  • cliente de correo electrónico: para comunicarse con el representante de atención al cliente asignado al cliente

El contrato es un documento clave que describirá los términos del acuerdo entre su empresa y el cliente.

¿Por qué es importante validar el contrato?

Un contrato es un documento legalmente vinculante que describe los términos de un acuerdo entre dos o más partes. Es importante validar el contrato para asegurarse de que los términos sean justos y razonables, que todos los detalles sean correctos y que ambas partes estén satisfechas con el acuerdo del proceso de venta antes de continuar.

¿Cómo validar el contrato?

El gerente a cargo del proceso de incorporación de clientes revisará el contrato y se asegurará de que todos los términos sean claros y concisos. También verificarán que todos los detalles sean precisos y que ambas partes estén satisfechas con el acuerdo.

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¿Qué herramientas usar para validar un contrato?

  • directorio de empresas – para encontrar información de contacto del cliente
  • cliente de correo electrónico – para comunicarse con el cliente sobre el contrato li>
  • plantilla de contrato – para crear un borrador del acuerdo

Saludar a su nuevo cliente es una excelente manera de comenzar el proceso de incorporación.

¿Por qué es importante enviar un correo electrónico de bienvenida?

Un correo electrónico de bienvenida es un gesto cortés que ayuda a crear una buena primera impresión. También brinda la oportunidad de presentar la empresa y sus productos o servicios, así como explicar lo que el cliente puede esperar del proceso de incorporación.

¿Cómo escribir un correo electrónico de bienvenida?

Es una de las funciones del representante de ventas previamente asignado, quien se presentará en el proceso, enviar un correo electrónico de bienvenida al cliente. Este mensaje también debe incluir una descripción general de lo que el cliente puede esperar durante su incorporación, detalles de contacto (por ejemplo, dirección de correo electrónico) de su representante de atención al cliente, una copia adjunta del contrato y cualquier otra información relevante.

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¿Qué herramientas usar para enviar un correo electrónico de bienvenida?

  • cliente de correo electrónico – para redactar y enviar el correo electrónico de bienvenida
  • directorio de empresas – para encontrar los detalles del cliente, incluida la información de contacto
  • plantilla de contrato: para adjuntar una copia del acuerdo al correo electrónico

Para continuar con el proceso de incorporación de clientes, debe concertar una reunión con ellos en persona o en línea.

¿Por qué es importante programar una reunión con el cliente?

Esta es la mejor oportunidad para repasar todos los detalles del contrato, responder cualquier pregunta que tengan y asegurarse de que entienden el acuerdo. Esta reunión también le brinda la oportunidad de explicar lo que el cliente puede esperar del resto del proceso de incorporación.

¿Cómo programar una reunión con el cliente?

El representante de ventas responsable del cliente acordará una hora y fecha que funcione para ambas partes, y también elegirá el mejor formato para la reunión (en persona o en línea). Tenga en cuenta que esto podría iniciarse como parte del correo electrónico de bienvenida en el paso anterior.

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¿Qué herramientas utilizar para programar una reunión con el cliente?

  • programador de reuniones – para encontrar una hora que funcione para ambas partes
  • software de videoconferencia – para celebrar una reunión en línea (si aplicable)

Durante la reunión, es probable que el cliente tenga preguntas clave y algunas inquietudes sobre el proceso de incorporación, el contrato y/o su futura relación.

¿Por qué es importante enumerar todas las preguntas e inquietudes del cliente?

Si lo hace, podrá dirigirse a todos ellos durante la reunión. Esto ayudará a garantizar que el cliente se sienta escuchado y que sus inquietudes se tomen en serio, así como a identificar cualquier área en la que el cliente pueda necesitar más aclaraciones.

¿Cómo enumerar todas las preguntas e inquietudes del cliente?

El representante de ventas asignado debe tomar notas sobre cualquier problema que plantee el cliente durante la reunión. Alternativamente, pueden preguntarle al cliente si estaría bien grabar la conversación para que puedan volver y revisar los detalles más tarde.

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¿Qué herramientas usar para enumerar todas las preguntas e inquietudes del cliente?

  • bloc de notas (físico o software) – para anotar todas las preguntas e inquietudes
  • grabadora de voz – para grabar la reunión (si corresponde)
  • software de videoconferencia: para grabar la reunión en línea (si corresponde)

A medida que repasa las preguntas e inquietudes planteadas por el cliente, es posible que identifique algunos posibles obstáculos.

¿Por qué es importante catalogar cualquier señal de alerta o problema que tenga el cliente?

Esta es una oportunidad para abordarlos directamente y hacer que el cliente se sienta cómodo avanzando con el proceso de incorporación. También les permitirá indicar cualquier área en la que la empresa necesite realizar algunos cambios.

¿Cómo catalogar cualquier señal de alerta o problema que tenga el cliente?

Tome nota de cualquier señal de alerta o problema que plantee el cliente. El representante de ventas responsable del cliente puede anotarlos o registrarlos.

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¿Qué herramientas usar para catalogar cualquier señal de alerta o problema que tenga el cliente?

  • procesador de textos – para anotar las señales de alerta o los problemas
  • hoja de cálculo – para catalogar las señales de alerta o los problemas y su estado

Después de que se hayan abordado todas las preguntas e inquietudes, es hora de averiguar con precisión qué espera obtener el cliente al hacer negocios con su empresa.

¿Por qué es importante definir las expectativas del cliente?

Significa que ambas partes estarán en la misma página en el futuro y que no habrá sorpresas en el camino. También es una oportunidad para establecer objetivos realistas sobre lo que la empresa puede y no puede proporcionar.

¿Cómo identificar las expectativas del cliente?

Durante la reunión, debes preguntar directamente al cliente sobre sus expectativas. También puede consultar sus metas y objetivos para tener una mejor idea de lo que están buscando.

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¿Qué herramientas usar para identificar las expectativas del cliente?

  • bloc de notas (físico o software)
  • procesador de textos
  • software de videoconferencia

Ahora que sabe lo que quiere el cliente, es hora de comenzar a establecer algunos objetivos.

¿Por qué es importante establecer objetivos a corto y largo plazo?

Le brinda una hoja de ruta para su futura relación con el cliente yendo hacia adelante. También le permite realizar un seguimiento del progreso y tener una medida del éxito a lo largo del tiempo.

¿Cómo establecer objetivos a corto y largo plazo?

Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo. También deben estar alineados con las expectativas del cliente.

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¿Qué herramientas usar para establecer objetivos a corto y largo plazo?

  • Hoja de trabajo de establecimiento de objetivos SMART – para enumerar los objetivos
  • herramienta de gestión de proyectos – para seguir el progreso de los objetivos a lo largo del tiempo
  • Software CRM: para realizar un seguimiento de la relación con el cliente

Ahora que tiene un nuevo cliente, es importante almacenar su información y mantenerla actualizada.

¿Por qué es importante hacer un seguimiento de los datos del cliente?

Esta información se utilizará para comunicarse con el cliente, comprender sus necesidades y brindarle el mejor servicio posible. También te ayudará a realizar un seguimiento de tus interacciones con el cliente y medir su satisfacción a lo largo del tiempo.

¿Cómo realizar un seguimiento de los datos del cliente?

Puede usar los contactos de la mesa de ayuda de LiveAgent para almacenar el nombre, el correo electrónico, el número de teléfono y otra información personal del cliente. El software de mesa de ayuda como LiveAgent también le permite crear campos de contacto personalizados para almacenar información única sobre sus clientes para una comunicación más personalizada.

Contacts in Ticketing system - LiveAgent

¿Qué herramientas utilizar para realizar un seguimiento de los datos del cliente?

  • LiveAgent: para almacenar información del cliente con su función de contactos de la mesa de ayuda

Una vez que el nuevo cliente ha comenzado con su negocio, es hora de determinar cómo está utilizando sus servicios o herramientas.

¿Por qué es importante evaluar el uso que hacen los clientes de los servicios/herramientas?

Le ayudará a entender cómo el cliente está usando sus productos o servicios y si está sacando el máximo provecho de ellos o no. También puede ayudarlo a identificar las áreas en las que el cliente puede necesitar más apoyo.

¿Cómo evaluar el uso de servicios/herramientas por parte del cliente?

Preguntando directamente al cliente, observando su comportamiento, revisando datos y análisis, y/o realizando pruebas de usuario. Luego, puede comparar esta información con sus metas y objetivos para ver qué tan bien se compara el uso del cliente.

Analytics overview feature in Customer service software - LiveAgent

¿Qué herramientas usar para evaluar el uso de servicios/herramientas por parte del cliente?

  • software de prueba de usuario: para observar cómo el cliente usa su producto o servicio
  • software de análisis: para revisar los datos de uso del cliente
  • cuestionario de incorporación de clientes: para preguntarles directamente sobre su experiencia

Después de haber evaluado el uso que el cliente hace de sus servicios, tome nota de cualquier cambio en su comportamiento.

¿Por qué es importante notar cualquier aumento o disminución en el uso?

Esto le permite comprender qué tan bien el cliente está utilizando sus productos o servicios. De acuerdo con esta información, puede sugerir servicios o soporte adicionales.

¿Cómo notar cualquier aumento o disminución en el uso?

Al realizar un seguimiento de los datos y análisis a lo largo del tiempo, puede ver cómo cambia el uso del cliente. Si nota una disminución en el uso, puede comunicarse con el cliente para ver si necesita ayuda.

Google Analytics - Realtime

¿Qué herramientas usar para notar cualquier aumento o disminución en el uso?

Consejos para el seguimiento de nuevos clientes

  • Envíe una nota de agradecimiento personalizada dentro de las 24 horas posteriores a la reunión con el cliente

Siempre es una buena idea enviar una nota de agradecimiento después de reunirse con un nuevo cliente potencial. Este correo electrónico de seguimiento, u otro tipo de mensaje, muestra que está interesado en construir la relación y que está agradecido por su negocio.

  • Agregue el nuevo cliente a su lista de correo y envíele actualizaciones ocasionales sobre su negocio

Podrá mantenerlos actualizados sobre su negocio y construir una relación sólida con ellos a lo largo del tiempo. Como resultado, será más probable que usen sus productos o servicios en el futuro.

  • Conéctese con el cliente en las redes sociales y siga sus actualizaciones

Las redes sociales son una excelente manera de mantenerse en contacto con sus clientes; al seguir sus actualizaciones, puede obtener más información sobre ellos y sus intereses. Como resultado, podrá brindarles un mejor servicio y reducir la rotación de clientes.

  • Invite al cliente a eventos o reuniones de networking relevantes para su industria

Al hacerlo, podrá demostrarles que está interesado en su negocio y que desea ayudarlos a crecer. Esto también le permitirá aprender más sobre su industria y construir su red.

  • Ofrecer recursos gratuitos o servicios de consulta que puedan ser beneficiosos para el cliente

Esto le mostrará al cliente que estás interesado en su éxito y también te permitirá brindarle información o servicios valiosos. Un pequeño gesto como este puede contribuir en gran medida a construir una relación sólida con el cliente.

  • Comuníquese con el cliente periódicamente para ver cómo les está yendo

Al contactarlos regularmente, incluso con una llamada rápida o un correo electrónico, puede estar seguro de que están satisfechos con sus productos o servicios. De esta manera, también puede ofrecerles apoyo adicional si es necesario.

Resumen de la lista de verificación de incorporación de nuevos clientes

  • Asignar un representante de ventas
  • Asignar un representante de atención al cliente
  • Validar el contrato
  • Enviar un correo electrónico de bienvenida
  • Programar una reunión con el cliente
  • Hacer una lista de todas las preguntas e inquietudes del cliente.
  • Catalogar cualquier señal de alerta o problema que tenga el cliente
  • Identificar las expectativas del cliente.
  • Establezar metas a corto y largo plazo
  • Mantener un registro de los datos del cliente con LiveAgent
  • Evaluar el uso de servicios/herramientas por parte del cliente
  • Tener en cuenta cualquier aumento o disminución en el uso

Preguntas frecuentes sobre la lista de verificación de incorporación de nuevos clientes

¿Con qué frecuencia debo actualizar mi lista de verificación de incorporación de nuevos clientes?

Depende de su negocio y de la frecuencia con la que cambien sus procesos, pero idealmente debería actualizarlo cada vez que haya cambios en los procedimientos, productos o base de clientes de su empresa. También puede ser útil revisar su lista de verificación periódicamente para vea si hay áreas en las que podría mejorar la eficiencia.

¿Puedo automatizar partes de mi nuevo proceso de incorporación de clientes usando herramientas?

Sí, con software como CRM, plataformas de marketing por correo electrónico y herramientas de gestión de proyectos. El uso de la tecnología para automatizar el proceso de incorporación de nuevos clientes puede ahorrarle tiempo y energía, así como ayudarlo a realizar un seguimiento de sus nuevos clientes. más fácilmente.

¿Cómo puedo hacer que el proceso de incorporación de nuevos clientes sea más fácil para ellos y para mí?

Planifique los pasos que tomará con anticipación, es decir, siguiendo una lista de verificación como la que se proporciona aquí, y asegúrese de que todo lo que necesita su nuevo cliente esté listo y esperándolo cuando se incorpore. Cuanto más fácil lo hace para que sus nuevos clientes comiencen, es más probable que estén satisfechos con sus servicios y permanezcan con usted durante mucho tiempo. Esto, a su vez, aumentará la vida útil promedio de sus clientes y las tasas de retención de clientes.

¿Cuáles son algunos errores comunes que cometen las empresas durante el proceso de incorporación de nuevos clientes?

Hay muchos factores a considerar al incorporar un nuevo cliente, pero estos son algunos de los errores más comunes que incluyen no comunicar las expectativas y los objetivos del proyecto al cliente, explicar o demostrar de manera inadecuada cómo funciona su producto o servicio, no crear un cronograma o establecer plazos para la finalización, y no hacer un seguimiento de los clientes una vez que se completa el trabajo.

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