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Lista de verificación de incorporación de nuevo cliente

Lista de verificación de incorporación de nuevo cliente

Una lista de verificación para incorporar nuevos clientes a su empresa, incluyendo asignaciones de representantes de ventas y atención al cliente, validación de contratos, envío de correos electrónicos de bienvenida, reuniones y establecimiento de objetivos a corto y largo plazo.

Contents

Asigne un representante de ventas

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¿Es propietario de un negocio y está buscando formas de mejorar el proceso de incorporación de sus clientes? Si es así, está en el lugar correcto: esta publicación le proporcionará una nueva plantilla de lista de verificación de incorporación de clientes para ayudar a que el proceso sea más fluido y menos estresante tanto para usted como para sus clientes. Sigue leyendo para más información.

La importancia de una lista de verificación de incorporación de nuevos clientes

Como propietario de una empresa, es importante contar con una nueva lista de verificación de incorporación de clientes para garantizar que las personas tengan la mejor experiencia del cliente posible con su empresa. Al tener una lista de verificación a seguir, puede acelerar el proceso de incorporación de clientes y hacerlo más eficiente.

¿Quién puede beneficiarse de una lista de verificación de incorporación de nuevos clientes?

Dueños de negocio

Una nueva lista de verificación de incorporación de clientes puede ayudarlo a optimizar su proceso y asegurarse de que está brindando el mejor servicio posible a sus clientes. Al seguir una lista de verificación, puede estar seguro de que se están tomando todos los pasos necesarios para que sus clientes estén contentos con su experiencia.

Gerentes

Los gerentes a menudo son responsables de la experiencia de incorporación del cliente, por eso se les debe proporcionar dicha lista de verificación. Les ayuda a evitar pasar por alto algo importante, asegurarse de que se toman todos los pasos necesarios y mejorar la eficiencia al evitar la duplicación.

Representantes de servicio al cliente

Una nueva lista de verificación de incorporación de clientes permite a los agentes de atención al cliente configurar rápida y fácilmente un nuevo cliente con su empresa y sus productos o servicios. También puede ayudar a evitar errores y brindar una experiencia positiva al cliente desde el principio.

Clientes

Los clientes también se benefician de una nueva lista de verificación de incorporación de clientes. Al tener toda la información y los documentos necesarios en un solo lugar, sabrán qué esperar y así evitarán frustraciones. Una buena experiencia de incorporación de clientes puede conducir a ellos haciendo negocios repetidos con su empresa y dejando comentarios positivos en línea.

Explore nuestra nueva lista de verificación de incorporación de clientes

Esta persona será responsable de mantener contacto con el cliente, así como de proporcionarles información sobre su empresa y sus productos o servicios.

¿Por qué es importante asignar un representante de ventas?

Un representante de ventas es el contacto clave entre un cliente y la empresa con la que están haciendo negocios. La persona designada será responsable de construir relaciones y asegurarse de que el cliente tenga una experiencia positiva. El representante de ventas del cliente debería ser alguien en quien se pueda confiar para obtener respuestas a cualquier pregunta o inquietud importante.

¿Cómo asignar un representante de ventas?

El gerente a cargo del proceso de incorporación del cliente debe asignar un representante de ventas. El gerente tomará en cuenta las necesidades y requisitos del cliente, así como los productos o servicios de la empresa, para decidir quién sería la mejor persona para asignar a cada cliente en particular.

¿Qué herramientas utilizar para asignar un representante de ventas?

sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) – para realizar seguimiento de las interacciones y el estado de la cuenta
directorio de la empresa – para encontrar información de contacto de los empleados
cliente de correo electrónico – para comunicarse con el representante de ventas asignado al cliente

El asignado en este caso será responsable de brindar soporte al cliente y responder cualquier pregunta que puedan tener.

¿Por qué es importante asignar un representante de atención al cliente?

Cada vez que el cliente tenga una pregunta o encuentre un problema, necesitará poder confiar en alguien que pueda brindarle respuestas y resolver el problema a tiempo.

¿Cómo asignar un representante de atención al cliente?

Un representante de atención al cliente puede asignarse de la misma manera que un representante de ventas, por parte del gerente a cargo del proceso de incorporación del cliente. Por lo tanto, seguirán un proceso similar al paso anterior para asignar a alguien que crean que sería el más adecuado para un cliente en particular.

¿Qué herramientas utilizar para asignar a un representante de atención al cliente?

sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) – para realizar un seguimiento de las interacciones y el estado de la cuenta
directorio de la empresa – para encontrar información de contacto de los empleados
cliente de correo electrónico – para comunicarse con el representante de atención al cliente asignado al cliente

El contrato es un documento clave que describirá los términos del acuerdo entre su empresa y el cliente.

¿Por qué es importante validar el contrato?

Un contrato es un documento legalmente vinculante que describe los términos de un acuerdo entre dos o más partes. Es importante validar el contrato para asegurarse de que los términos sean justos y razonables, que todos los detalles sean correctos y que ambas partes estén satisfechas con el acuerdo del proceso de ventas antes de continuar.

¿Cómo validar el contrato?

El gerente responsable del proceso de incorporación del cliente revisará el contrato y se asegurará de que todos los términos sean claros y concisos. También verificará que todos los detalles sean precisos y que ambas partes estén satisfechas con el acuerdo.

¿Qué herramientas utilizar para validar un contrato?

directorio de la empresa – para encontrar información de contacto del cliente
cliente de correo electrónico – para comunicarse con el cliente acerca del contrato
plantilla de contrato – para crear un borrador del acuerdo

Saludar a tu nuevo cliente es una excelente manera de iniciar el proceso de incorporación.

¿Por qué es importante enviar un correo de bienvenida?

Un correo de bienvenida es un gesto cortés que ayuda a crear una buena primera impresión. También brinda la oportunidad de presentar la empresa y sus productos o servicios, así como de explicar qué puede esperar el cliente del proceso de incorporación.

¿Cómo escribir un correo de bienvenida?

Es una de las responsabilidades del representante de ventas asignado previamente, quien se presentará en el proceso, enviar un correo de bienvenida al cliente. Este mensaje también debe incluir un resumen de lo que el cliente puede esperar durante su proceso de incorporación, detalles de contacto (por ejemplo, dirección de correo electrónico) de su representante de atención al cliente, una copia adjunta del contrato y cualquier otra información relevante.

¿Qué herramientas usar para enviar un correo de bienvenida?

cliente de correo electrónico – para redactar y enviar el correo de bienvenida
directorio de la empresa – para encontrar los detalles del cliente, incluyendo la información de contacto
plantilla de contrato – para adjuntar una copia del acuerdo al correo electrónico

Para proceder con el proceso de incorporación del cliente, debes organizar una reunión con ellos ya sea en persona o en línea.

¿Por qué es importante programar una reunión con el cliente?

Esta es la mejor oportunidad para repasar todos los detalles del contrato, responder cualquier pregunta que tengan y asegurarse de que comprendan el acuerdo. Esta reunión también te brinda la oportunidad de explicar qué puede esperar el cliente del resto del proceso de incorporación.

¿Cómo programar una reunión con el cliente?

El representante de ventas responsable del cliente coordinará una fecha y hora que funcione para ambas partes, y también elegirá el mejor formato para la reunión (en persona o en línea). Ten en cuenta que esto se puede iniciar como parte del correo de bienvenida en el paso anterior.

¿Qué herramientas utilizar para programar una reunión con el cliente?

programador de reuniones – para encontrar un horario que funcione para ambas partes
software de videoconferencia – para llevar a cabo una reunión en línea (si corresponde)

During the meeting, the client will likely have key questions and some concerns about the onboarding process, the contract, and/or your future relationship.

¿Por qué es importante enumerar todas las preguntas e inquietudes del cliente?

Hacerlo te permitirá abordar todas ellas durante la reunión. Esto ayudará a asegurarse de que el cliente se sienta escuchado y que sus preocupaciones se tomen en serio, además de identificar cualquier área en la que el cliente pueda necesitar más aclaraciones.

¿Cómo enumerar todas las preguntas e inquietudes del cliente?

El representante de ventas asignado debe tomar notas sobre cualquier problema que el cliente mencione durante la reunión. Alternativamente, pueden preguntarle al cliente si estaría bien grabar la conversación para poder revisar los detalles más adelante.

¿Qué herramientas utilizar para enumerar todas las preguntas e inquietudes del cliente?

block de notas (físico o software) – para escribir todas las preguntas e inquietudes
grabadora de voz – para grabar la reunión (si corresponde)
software de videoconferencia – para grabar la reunión en línea (si corresponde)

A medida que revisas las preguntas y preocupaciones planteadas por el cliente, es posible que identifiques posibles obstáculos.

¿Por qué es importante catalogar cualquier señal de alerta o problema que tenga el cliente?

Esta es una oportunidad para abordarlos directamente y hacer que el cliente se sienta cómodo avanzando con el proceso de incorporación. También les permitirá señalar cualquier área en la que la empresa necesite realizar algunos cambios.

¿Cómo catalogar cualquier señal de alerta o problema que tenga el cliente?

Toma nota de cualquier señal de alerta o problema que sea mencionado por el cliente. El representante de ventas responsable del cliente puede escribirlos o grabarlos.

¿Qué herramientas se deben utilizar para catalogar cualquier señal de alerta o problema que tenga el cliente?

procesador de texto – para anotar las señales de alerta o problemas
hoja de cálculo – para catalogar las señales de alerta o problemas y su estado

Después de haber abordado todas las preguntas e inquietudes, es hora de descubrir exactamente lo que el cliente espera obtener al hacer negocios con tu empresa.

¿Por qué es importante definir las expectativas del cliente?

Significa que ambas partes estarán en la misma página en el futuro y no habrá sorpresas más adelante. También es una oportunidad para establecer objetivos realistas sobre lo que la empresa puede y no puede proporcionar.

¿Cómo identificar las expectativas del cliente?

Durante la reunión, debes preguntar directamente al cliente sobre sus expectativas. También puedes indagar sobre sus metas y objetivos para tener una mejor idea de lo que están buscando.

¿Qué herramientas utilizar para identificar las expectativas del cliente?

block de notas (físico o software)
procesador de texto
software de videoconferencia

Ahora que sabes lo que el cliente quiere, es hora de comenzar a establecer algunos objetivos.

¿Por qué es importante establecer metas a corto y largo plazo?

Te brinda una hoja de ruta para tu relación futura con el cliente. También te permite hacer un seguimiento del progreso y tener una medida de éxito a lo largo del tiempo.

¿Cómo establecer metas a corto y largo plazo?

Las metas deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo. También deben estar alineadas con las expectativas del cliente.

¿Qué herramientas utilizar para establecer metas a corto y largo plazo?

Hoja de trabajo para establecer metas SMART – para listar las metas
Herramienta de gestión de proyectos – para hacer un seguimiento del progreso de las metas a lo largo del tiempo
Software de CRM – para llevar un registro de la relación con el cliente

Ahora que tienes un nuevo cliente, es importante almacenar su información y mantenerla actualizada.

¿Por qué es importante hacer un seguimiento de los datos del cliente?

Esta información se utilizará para comunicarse con el cliente, comprender sus necesidades y brindarle el mejor servicio posible. También te ayudará a realizar un seguimiento de tus interacciones con el cliente y medir su satisfacción a lo largo del tiempo.

¿Cómo hacer un seguimiento de los datos del cliente?

Puedes utilizar la función de contactos del sistema de atención al cliente de LiveAgent para almacenar el nombre del cliente, su correo electrónico, número de teléfono y otra información personal. El software de atención al cliente como LiveAgent también te permite crear campos de contacto personalizados para almacenar información única sobre tus clientes para una comunicación personalizada más efectiva.

Contacts in Ticketing system - LiveAgent

¿Qué herramientas utilizar para hacer un seguimiento de los datos del cliente?

LiveAgent – para almacenar la información del cliente con su función de contactos del sistema de atención al cliente

Una vez que el nuevo cliente ha comenzado a utilizar su negocio, es hora de determinar cómo están utilizando sus servicios o herramientas.

¿Por qué es importante evaluar el uso de servicios/herramientas por parte del cliente?

Esto le ayudará a comprender cómo está utilizando el cliente sus productos o servicios y si los está aprovechando al máximo. También puede ayudarle a identificar áreas en las que el cliente pueda necesitar más apoyo.

¿Cómo evaluar el uso de servicios/herramientas por parte del cliente?

Haciendo preguntas directamente al cliente, observando su comportamiento, revisando datos y análisis, y/o realizando pruebas de usuario. Luego, puede comparar esta información con sus metas y objetivos para ver qué tan bien se compara el uso del cliente.

Visión general de análisis de la función de software de servicio al cliente - LiveAgent

¿Qué herramientas utilizar para evaluar el uso de servicios/herramientas por parte del cliente?

software de pruebas de usuario – para observar cómo el cliente utiliza su producto o servicio
software de análisis – para revisar los datos de uso del cliente
cuestionario de incorporación de clientes – para preguntarles directamente sobre su experiencia

Después de evaluar el uso de los servicios por parte del cliente, anote cualquier cambio en su comportamiento.

¿Por qué es importante anotar cualquier aumento o disminución en el uso?

Esto le permite comprender qué tan bien está utilizando el cliente sus productos o servicios. Según esta información, puede sugerir servicios adicionales o soporte.

Customer service analysis - illustration

¿Cómo se nota cualquier aumento o disminución en el uso?

Al rastrear los datos y analíticas a lo largo del tiempo, puede ver cómo cambia el uso del cliente. Si nota una disminución en el uso, puede comunicarse con el cliente para ver si necesitan alguna ayuda.

¿Qué herramientas se utilizan para anotar cualquier aumento o disminución en el uso?

software de análisis
software de éxito del cliente – para comunicarse con el cliente y ofrecer soporte
formulario de preguntas para el cliente

Consejos para el seguimiento de nuevos clientes

Envie una nota de agradecimiento personalizada dentro de las 24 horas de haber conocido al cliente

Siempre es una buena idea enviar una nota de agradecimiento después de reunirse con un nuevo cliente potencial. Este correo electrónico de seguimiento, u otro tipo de mensaje, muestra que está interesado en construir la relación y que está agradecido por su negocio.

Agregue al nuevo cliente a tu lista de correo y envíales actualizaciones ocasionales sobre tu negocio

Podrá mantenerlos actualizados sobre su negocio y construir una relación sólida con ellos a lo largo del tiempo. Como resultado, será más probable que usen sus productos o servicios en el futuro.

Conéctese con el cliente en las redes sociales y seguir sus actualizaciones

Las redes sociales son una excelente manera de mantenerse en contacto con sus clientes; al seguir sus actualizaciones, puede obtener más información sobre ellos y sus intereses. Como resultado, podrá brindarles un mejor servicio y reducir la rotación de clientes.

Invite al cliente a eventos o reuniones de networking relevantes para su industria

Al hacerlo, podrá demostrarles que está interesado en su negocio y que desea ayudarlos a crecer. Esto también le permitirá aprender más sobre su industria y construir su red.

Ofrezca recursos gratuitos o servicios de consulta que puedan ser beneficiosos para el cliente

Esto le mostrará al cliente que estás interesado en su éxito y también te permitirá brindarle información o servicios valiosos. Un pequeño gesto como este puede contribuir en gran medida a construir una relación sólida con el cliente.

Verifique periódicamente con el cliente cómo están

Al contactarlos regularmente, incluso con una llamada rápida o un correo electrónico, puede estar seguro de que están satisfechos con sus productos o servicios. De esta manera, también puede ofrecerles apoyo adicional si es necesario.

Resumen de la lista de verificación de incorporación de nuevos clientes

Asigne un representante de ventas
Asigne un representante de atención al cliente
Valide el contrato
Envie un correo electrónico de bienvenida
Programe una reunión con el cliente
Haga una lista de todas las preguntas e inquietudes del cliente.
Catalogue cualquier señal de alerta o problema que tenga el cliente
Identifique las expectativas del cliente.
Establezca metas a corto y largo plazo
Mantenga un registro de los datos del cliente con LiveAgent
Evalue el uso de servicios/herramientas por parte del cliente
Tenga en cuenta cualquier aumento o disminución en el uso

Frequently Asked Questions

¿Con qué frecuencia debo actualizar mi nueva lista de verificación de incorporación de clientes?
Depende de tu negocio y con qué frecuencia cambien tus procesos, pero idealmente, deberías actualizarlo cada vez que haya cambios en los procedimientos, productos o base de clientes de tu empresa. También puede ser útil revisar tu lista de verificación periódicamente para ver si hay alguna área donde puedas mejorar la eficiencia.
¿Puedo automatizar partes de mi nuevo proceso de incorporación de clientes usando herramientas?
Sí, con software como CRMs, plataformas de marketing por correo electrónico y herramientas de gestión de proyectos. Utilizar la tecnología para automatizar su proceso de integración de nuevos clientes puede ahorrarle tiempo y energía, así como ayudarle a realizar un seguimiento más fácilmente de sus nuevos clientes.
¿Cómo puedo hacer que el proceso de incorporación de nuevos clientes sea más fácil para ellos y para mí?
Planifica los pasos que tomarás con antelación, es decir, siguiendo una lista de verificación como la que se presenta aquí, y asegúrate de que todo lo que tu nuevo cliente necesita esté listo y esperándolo cuando se incorpore. Cuanto más fácil les resulte a tus nuevos clientes comenzar, más probable será que estén satisfechos con tus servicios y se mantengan contigo durante mucho tiempo. Esto, a su vez, aumentará el tiempo de vida promedio de tus clientes y las tasas de retención de clientes.
¿Cuáles son algunos errores comunes que cometen las empresas durante el proceso de incorporación de nuevos clientes?
Hay muchos factores a tener en cuenta al incorporar a un nuevo cliente, pero aquí hay algunos de los errores más comunes que incluyen no comunicar las expectativas y metas del proyecto al cliente, explicar o demostrar de manera insuficiente cómo funciona su producto o servicio, no crear un cronograma o establecer plazos de finalización, y no hacer un seguimiento con los clientes después de que se complete el trabajo.
¿Puedo externalizar el proceso de incorporación de mi nuevo cliente a un proveedor externo?
Cuando decidas sobre esto, pregúntate “¿Podrán proporcionar un nivel de servicio que cumpla o supere mis expectativas?”, “¿Son capaces de seguir el crecimiento de mi empresa?”, “¿Puedo confiar en ellos para manejar datos sensibles de los clientes?” y “¿Será su solución rentable?”. Si respondes ‘sí’ a todas estas preguntas, externalizar el proceso de incorporación de nuevos clientes puede ser la mejor opción para tu negocio. Pero si respondes ‘no’ a alguna de ellas, puede ser mejor mantener el proceso de incorporación internamente.