Respuestas predefinidas

¿Qué son las respuestas predefinidas?

Las respuestas predefinidas son mensajes escritos previamente que los agentes pueden implementar con un solo comando o clic. Por lo general, se usan para responder preguntas frecuentes y acelerar el manejo de tickets y los tiempos de respuesta.

Respuestas predefinidas en el software de satisfacción del cliente - LiveAgent
Ejemplo de mensajes almacenados

¿Cómo son diferentes las respuestas predefinidas de los mensajes almacenados?

A pesar de sus propósitos similares, los mensajes almacenados y las respuestas predefinidas son dos funciones separadas.

Las respuestas predefinidas difieren de los mensajes almacenados de tres maneras:

  • Los mensajes enlatados solo pueden almacenar una secuencia corta de texto, mientras que los mensajes predefinidos pueden ser más largos.
  • ¿Cuándo creas una contestación predefinida puedes definir el tema de un correo electrónico?
  • Las respuestas predefinidas pueden contener archivos adjuntos

¿Quién usa respuestas predefinidas?

Los agentes de atención al cliente utilizan principalmente respuestas predefinidas. Sin embargo, pueden ser utilizados por representantes de ventas, marketing o TI que también manejan las comunicaciones con los clientes.

¿Para qué sirven las respuestas predefinidas?

Las respuestas predefinidas son excelentes para mejorar la eficiencia del servicio de asistencia y agilizar los flujos de trabajo. Al tener plantillas listas para usar que respondan preguntas generales, puede ahorrar mucho tiempo para sus agentes. En lugar de escribir la misma respuesta una y otra vez, pueden implementar respuestas prefabricadas con un solo clic.

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Ejemplo de respuesta predefinida

Asunto: Nuestra política de envío

Mensaje: Todos los pedidos se procesan en un plazo de 2 a 3 días hábiles. Los pedidos no se envían ni se entregan los fines de semana o días festivos. Si estamos experimentando un alto volumen de pedidos, los envíos pueden retrasarse unos días. Permita días adicionales en tránsito para la entrega. Si hay un retraso significativo en el envío de su pedido, nos pondremos en contacto con usted por correo electrónico o por teléfono.

Los gastos de envío de su pedido se calcularán y se mostrarán al finalizar la compra. La entrega al día siguiente solo está disponible para pedidos con direcciones de entrega dentro de los Estados Unidos continentales.

Predefined-answers-overview-LiveAgent
LiveAgent – Añadiendo una respuesta predefinida.

¿Cómo puedo implementar respuestas predefinidas?

Para mandar una respuesta predefinida aprieta CTRL+I mientras escribes o haces clic en el ícono de la respuesta predefinida y seleccionas la respuesta predefinida guardada.

¿Cómo se pueden crear respuestas predefinidas?

  1. Inicie sesión en LiveAgent.
  2. Haga clic en Configuración (icono de rueda dentada).
  3. Haga clic en Automatización.
  4. Seleccione Respuestas predefinidas.
  5. Haga clic en el botón Crear respuesta predefinida.
encontrar respuestas predefinidas en liveagent

6. Especifique el nombre de su respuesta. 7. Cree una línea de asunto. Se utilizará cuando cree un nuevo ticket (correo electrónico) y utilice la respuesta predefinida. 8. Cree su mensaje en texto sin formato o en formato HTML. Siéntase libre de agregar archivos adjuntos. 9. Especifique qué departamentos y agentes podrán utilizar la respuesta predefinida.

creando una respuesta predefinida

10. Haga clic en Guardar.

Cómo editar respuestas predefinidas

  1. Inicie sesión en LiveAgent.
  2. Haga clic en Configuración (icono de rueda dentada).
  3. Haga clic en Automatización.
  4. Haz clic en Respuestas predefinidas.
  5. Haz clic en un mensaje existente.
  6. Edite el mensaje a su gusto.
  7. Haga clic en Guardar.
editar respuesta predefinida

Eliminación de respuestas predefinidas

  1. Inicie sesión en LiveAgent.
  2. Haga clic en Configuración (icono de rueda dentada).
  3. Haga clic en Automatización.
  4. Haga clic en Respuestas predefinidas.
  5. Busca el mensaje que quieras eliminar.
  6. Haga clic en el ícono Papelera en el lado derecho del mensaje.
  7. Confirme su selección en el cuadro de diálogo de confirmación emergente haciendo clic en .
eliminando la respuesta predefinida

Algunas respuestas predefinidas para empezar

Como ya hemos establecido, podemos ahorrar una enorme cantidad de tiempo usando respuestas predefinidas. Entonces, ¿dónde y en qué contexto podemos usarlos? Hemos compilado una lista de categorías con ejemplos para que puedas inspirarte y crear la tuya propia.

Plantillas de tickets

Todos los días, los representantes de servicio al cliente reciben muchas consultas similares. Puede llevar mucho tiempo y ser frustrante responder las mismas preguntas una y otra vez. Facilite el trabajo de sus agentes creando respuestas predefinidas de emisión de boletos. Consulte las nuestras aquí: plantillas de tickets.

Respuestas de negocios

El uso del correo electrónico como medio de comunicación con clientes y socios potenciales es una práctica bien conocida. Sin embargo, a veces se necesita una chispa de inspiración para crear un correo electrónico convincente que convierta clientes potenciales en clientes de pago. Si está interesado en escribir correos electrónicos transaccionales, promocionales o relacionales, siéntase libre de inspirarse en nuestras plantillas comerciales.

Respuestas de servicio al cliente

Brindar un excelente servicio al cliente en todas las interacciones de servicio es crucial para mantener a los clientes felices y leales a su marca. Consulte nuestras respuestas predefinidas que sus agentes pueden usar en cualquier escenario, desde agradecer a sus clientes hasta responder a mensajes enojados. Haga clic aquí para ver nuestras plantillas de servicio al cliente.

Función de clasificación de agentes en el software de servicio al cliente - LiveAgent

Respuestas de chat en vivo predefinidas

El chat en vivo es uno de los canales de comunicación con los clientes más populares. Si desea aumentar su eficiencia y resolver más conversaciones, es hora de utilizar respuestas predefinidas. Descubra cómo ahorramos tiempo con nuestras plantillas de chat en vivo.

Live-chat-benefits-Improved-CX-with-chat-invitations

Respuestas del portal de clientes

¿Necesita crear correos electrónicos de verificación, bienvenida, confirmación, reinicio, comentarios o invitación? Utilice estas plantillas de portal de clientes para crear una comunicación convincente de servicio al cliente.

Respuestas de soporte técnico

¿Le gustaría ayudar a sus agentes a manejar conversaciones difíciles y ahorrar tiempo? Inspire a su equipo de atención al cliente con estas plantillas de soporte técnico.

Argumentos de marketing

¿Está tratando de retener a un cliente en su sitio web o fomentar una asociación con otras empresas pero le faltan las palabras adecuadas? Aquí hay algunas ideas geniales: plantillas de marketing.

Guiones del centro de llamadas

Cree la mejor experiencia para el cliente con nuestros guiones de centro de llamadas escritos previamente. Deleita a tus clientes diciendo las palabras adecuadas en el momento adecuado.

Respuestas de la base de conocimiento

¿Está creando artículos para su base de conocimiento 24/7? Inspírese con nuestras plantillas de base de conocimiento que describen preguntas frecuentes, artículos de procedimientos, guías de resolución de problemas, descripciones de herramientas, guías y tutoriales.

Respuestas de ventas

El correo electrónico es una parte esencial del negocio, se utiliza para llegar a posibles clientes potenciales, lanzar nuevos productos, programas de fidelización y más. Cree nuevos conceptos de correo electrónico e inspírese con nuestras plantillas de ventas probadas y verdaderas.

Respuestas de redes sociales

Responder a los clientes en las redes sociales puede ser complicado. Quieres ser profesional pero no demasiado formal. Si tiene dificultades para encontrar el equilibrio adecuado, diríjase a nuestras plantillas de redes sociales para inspiración.

Recursos de la base de conocimiento

Si quisieras saber más, lee LiveAgent – Guía de respuestas predefinidas.

Youtube video:

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