¿Qué son los sistemas de llamadas automatizadas?
Los sistemas de llamadas automatizadas son soluciones de software empresarial que brindan funciones de servicio en la nube para automatizar llamadas telefónicas. Permiten a las empresas responder llamadas entrantes y realizar llamadas salientes sin agentes del centro de contacto.
Las empresas pueden usar un servicio de llamadas automáticas para enviar un mensaje de voz pregrabado a miles de clientes potenciales y prospectos con fines de calificación o venta. Incluso pueden enviar un recordatorio de evento o un mensaje de emergencia a toda su lista de contactos, incluidos los miembros del equipo.
Además, los sistemas telefónicos automatizados ayudan a las empresas a enviar mensajes de contestador automático relevantes a las llamadas de atención al cliente.
¿Cómo funciona un sistema de llamadas automatizado?
Un sistema de llamadas automatizado funciona tanto como un sistema de llamadas entrantes como un sistema de gestión de llamadas salientes automatizado.
Los sistemas de llamadas entrantes le permiten grabar un mensaje de audio único para varios puntos débiles del cliente para que cada persona que llama pueda elegir entre las opciones de su menú y resolver un problema específico. Pueden optar por enrutar las llamadas a los agentes disponibles si un mensaje en particular no soluciona el problema.
Additionally, you can use these automatic call dialer systems to send a pre-recorded message to anyone in your contact list without your agents calling them.
Así es como funcionan los sistemas automáticos de menús telefónicos:
- They play a recorded message when a customer calls a company’s local or toll-free number.
- The customer can choose a suitable menu option by selecting a corresponding number for resolving the issue or getting live agent support.
- Some include interactive voice response systems that allow customers to voice the issue instead of pushing a button.
- Outbound calls work the other way around. The automated messaging system makes a call, and either plays a recorded message or connects the callee to an agent once it detects a voice. Otherwise, it uses the “Auto leave message on voicemail” feature.
Estos sistemas de menú de teléfono personalizados admiten varias integraciones de terceros. Por ejemplo, puede integrar el suyo con el software CRM (Customer Relationship Management) para segmentar, puntuar y realizar un seguimiento de sus clientes potenciales.
¿Cuáles son las características de los sistemas de llamadas automatizadas?
Las características más notables de los sistemas de llamadas automatizadas incluyen:
- Customizable caller IDs – After verifying a valid phone number, you can customize your caller ID so that your customers know who’s calling them.
- Custom company greeting – You can welcome every caller with a custom message.
- Bulk voice message broadcasting – These agentless dialing systems enable business owners to make simultaneous calls to an entire list of contacts.
- Scheduling calls – Companies can set a specific date and time for each outbound call.
- Voicemail detection – If an answering machine or voicemail service picks up a call, an automated call system will replay the message after the tone.
- Voicemail-to-text – The system can send a text if the callee doesn’t have a voicemail option.
- Automated answering services – You can record messages for addressing common customer pain points.
- Customizable routing rules – You can route your calls based on the CRM or help desk data to enjoy automated lead distribution and provide seamless customer support. You can set skills-based routing focused on agents’ scores or time-based routing related to their working hours.
- Real-time analytics – A live dashboard with real-time monitoring and reporting features can give you insights into the average response time, agent performance, and more.
- Advanced features – Most systems offer advanced features like call recording, video conferencing, meeting recording and transcriptions, automatic call back, voicemail transcriptions, call transfers, polls, and surveys.
¿Qué evitar cuando se utilizan sistemas de llamadas automatizados?
Un mal menú es una de las peores cosas que puede tener un sistema de llamadas automatizado. Puede convertir a cada persona que llama en un cliente enojado y hacer que deseen cambiar a otro servicio.
Su menú debe ser conciso y ofrecer opciones que se ajusten a diversas situaciones. Manténgase alejado de saludos largos, opciones incorrectas y demasiadas opciones que podrían confundir a los clientes.
La música apagada y una interfaz de usuario torpe también pueden arruinar la experiencia del usuario. Las personas que llaman no deben pasar por obstáculos para obtener el apoyo necesario, ni deben escuchar la misma canción repetidamente mientras están en espera. Si decide reproducir música, deje que las personas que llaman elijan sus canciones favoritas para mejorar su satisfacción.
¿Cuáles son los beneficios de usar sistemas de llamadas automatizados?
Si utiliza un sistema de llamadas automatizado, disfrutará de estos beneficios:
- Time efficiency – Automated phone calls to a long list of phone numbers can save precious time, boosting your agents’ efficiency and productivity.
- Cost savings – Thanks to unlimited calling and affordable prices, you can save money on outbound calling while serving customers worldwide. Automated answering reduces your agents’ on-call time, additionally cutting your costs.
- Reduced response time – A relevant pre-recorded message can answer customer queries quickly.
- Customer satisfaction – Any customer can transfer the call to a live agent to resolve complex issues.
- Lead nurturing – Phone ACD lets you follow up with leads seamlessly and increase conversion rates and sales. You can generate a detailed report on every call and integrate the system with third-party apps like CRM or help desk software.
- Better team communication and collaboration – Many systems offer team messaging and internal calling features for streamlined communication and collaboration. Most offer unlimited storage for call recordings, messages, and shared documents.
¿Cuánto cuestan los sistemas de llamadas automatizadas?
Los sistemas de llamadas automatizadas son soluciones rentables que no requieren instalaciones de hardware o software.
Según el proveedor, puede obtener un plan básico a partir de aproximadamente $ 20 por usuario por mes, pero puede tener capacidades limitadas. Algunos proveedores cobran casi $200 por usuario/mes por un plan avanzado. Algunos cobran tarifas mensuales por minutos, mientras que otros brindan minutos y mensajes de texto ilimitados.
Si obtiene un plan de precios anual, es posible que obtenga un descuento de precios anual. También es posible un descuento por volumen para muchas cuentas de usuario adicionales.
LiveAgent might be the most affordable option. Starting at $49/agent/month and offering 180+ features, it’s the most affordable plan out there.
Es un plan premium con todo incluido que paga sobre la marcha, por lo que no hay opciones de planes anuales. No requiere contrato ni tarifas de configuración, y puede actualizar o cancelar en cualquier momento y obtener una prueba gratuita de 14 días (no se requiere tarjeta de crédito) para explorar las funciones.
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Frequently Asked Questions
What are automated call systems?
Automated call systems are cloud-based solutions for automating calls to leads, prospects, customers, and team members and answering customer support calls with pre-recorded voice messages.
How does an automated call system work?
The system lets you record messages for answering customer queries to help them resolve issues or route them to available agents. It automates outgoing calls by delivering voice messages to leads and prospects, making hundreds or thousands of simultaneous calls.
What are the features of automated call systems?
These systems let you customize your caller ID, company greeting, and routing rules, broadcast bulk voice messages, schedule calls, record calls, generate real-time reports, make video conference calls, and more.
What to avoid when using automated call systems?
Avoid lengthy greetings, a complicated menu with too many choices, unsuitable options, muffled music, and a clunky user interface, as they tend to annoy customers.
What are the benefits of using automated call systems?
Automated call systems save time and money, improve agents’ efficiency and productivity, and boost team communication and collaboration. They reduce response and resolution times, improve customer satisfaction, and increase conversion rates and sales.
How much do automated call systems cost?
Most automated call systems are affordable, but they offer different features. Some cost as little as $20/user/month but offer limited functionalities, while others cost ten times more but aren’t as advanced as some solutions. LiveAgent offers 180+ features at only $49/agent/month (no signup fees), and you pay as you go.
Expert note
Los sistemas de llamadas automatizadas son soluciones de software empresarial que brindan funciones de servicio en la nube para automatizar llamadas telefónicas.
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¿Qué son las llamadas salientes?
El correo electrónico es una herramienta efectiva de marketing y ventas con un alto retorno de inversión. Las plantillas de correo electrónico simplifican el proceso de ventas. Es importante cumplir con las leyes y utilizar un software de gestión de centros de llamadas. Formar a tus empleados y realizar un seguimiento de los KPI mejorará el éxito de las llamadas salientes. LiveAgent es un software recomendado.
