Cómo iniciar un correo electrónico (Consejos + plantillas)
Con más de 300 mil millones de correos electrónicos enviados y recibidos todos los días, el correo electrónico es un medio de comunicación esencial. Descubrir cómo iniciar un correo electrónico comercial de manera profesional, especialmente cuando le escribes a alguien que no conoces, puede ser un desafío tanto para los especialistas en marketing como para los vendedores y los representantes de servicio al cliente.
De hecho, la forma en que inicies tu correo electrónico puede marcar la diferencia entre que tu destinatario cierre el correo electrónico de inmediato (y lo elimine) o siga leyendo. El siguiente artículo proporciona algunos consejos sobre cómo iniciar un correo electrónico junto con algunos de los saludos y mensajes de inicio de correo electrónico más comunes que puedes utilizar en tu correspondencia comercial.
Qué incluir al comienzo de tus correos electrónicos
1. Saludo
Comienza con un saludo apropiado dependiendo de lo formal que debas ser. Incluye siempre el nombre del destinatario (si lo conoces) para que el saludo sea más agradable. Por último, pero no menos importante, verifica que hayas escrito correctamente el nombre del destinatario. ¿Nuestro consejo profesional? Copia y pega su nombre como se ve en correos electrónicos anteriores, firmas de correo electrónico o sitios web para asegurarte de no cometer un error tipográfico.
2. Introducción y motivo de escribir (si es necesario)
Cuando le escribas a alguien por primera vez, preséntate e incluye una oración concisa sobre el objetivo de tu correo electrónico. Esta oración puede determinar si el destinatario leerá tu correo electrónico o lo ignorará, así que asegúrate de que tu propósito sea claro y convincente.
Si tienes amigos, colegas o conocidos en común, menciónalos, ya que esto puede aumentar tus posibilidades de obtener una respuesta. Por ejemplo, podrías introducir el nombre de forma sutil así: “Hola, [Nombre], me encontré con nuestro amigo en común Ricardo (de [Compañía]) durante el fin de semana y mencionó que necesitabas una nueva herramienta de soporte, ya que tu proveedor actual ya no te vale… “
3. Una frase inicial / buenos deseos (opcional)
Si no le has escrito al destinatario durante mucho tiempo o si tienes una relación casual con el destinatario, sería apropiado incluir una nota rápida y positiva como “Espero que estésbien”. </ em> Esto puede establecer el tono adecuado para el resto de tu correo electrónico.
De forma alternativa, si el destinatario ha compartido algunas actualizaciones en LinkedIn u otras redes sociales, no dudes en felicitarle por sus últimos logros (tanto personales como profesionales). Podrías decir algo como “Felicitaciones por tu promoción” o “Felicitaciones, es emocionante ver que [la empresa del destinatario] adquiere un cliente tan importante como [la empresa]”.
4. Una línea de agradecimiento (opcional)
Según el contexto, puedes agregar una breve línea de “agradecimiento” a tu correo electrónico. Por ejemplo, si tu cliente potencial se ha puesto en contacto contigo con una consulta, “Gracias por contactar” o “Gracias por comunicarse con [Compañía]” es una obligación que tienes. Sin embargo, siempre que pones una nota de agradecimiento, es importante personalizarla, ya que las notas de agradecimiento estándar (como las mencionadas anteriormente) son demasiado genéricas y pueden parecer frías o distantes.
Simplemente agregando un nombre antes de tu línea de agradecimiento, el mensaje suena más cálido y acogedor. Aquí hay un ejemplo: “Emilia, muchas gracias por contactar a [Compañía] y por plantear este problema. Estás absolutamente en lo correcto… ”
Ejemplos y plantillas para iniciar un correo electrónico
Saludos profesionales por correo electrónico
“Hola, [nombre]” es probablemente el saludo por correo electrónico más común y más utilizado en el mundo empresarial. Este saludo generalmente se recomienda para estilos de comunicación semiformales e informales. Si deseas ser un poco más formal, “Hola” puede reemplazarse por “Buenos días/tardes”.
“Estimado [Nombre]” también es apropiado tanto para la comunicación formal como para la informal. Para tu comodidad, hemos preparado una lista completa de otros saludos genéricos entre los que puedes elegir al iniciar tu correo electrónico profesional. Échales un vistazo:
Cuando escribas a uno o dos destinatarios:
- Estimado [nombre],
- Estimados [Nombre] y [Nombre],
- Hola [Nombre],
- Hola [Nombre],
- [Nombre],
- Hola [Nombre],
Cuando escribas a tres o más destinatarios:
- Hola a todos,
- [Nombre del grupo o equipo],
- Hola equipo,
- Hola a todos,
- Hola,
- Buenos días,
- Buenas tardes,
- Buenas tardes,
Cuando no estés seguro del nombre del destinatario:
- Estimado señor,
- Estimada señora,
- Hola,
- Hola,
- Saludos,
- Estimado director de contratación,
- Estimado equipo de reclutamiento,
Frases generales de apertura de correo electrónico
Después del saludo, puedes incluir una breve oración de apertura para poner en marcha tu correo electrónico. Sin embargo, es mejor evitar oraciones como estas si estás escribiendo un correo electrónico formal o enviando un correo electrónico frío a un cliente potencial, ya que pueden resultar demasiado amigables . Estos son algunos de los ejemplos más comunes de apertura de correo electrónico:
Hope this email finds you well.
I trust you are doing well.
How’s it going at [Company name]?
It’s great to hear from you.
I’m pleased to hear that…
I hope you enjoyed your weekend.
Hope you’re enjoying your holiday.
I hope you had a great trip.
I hope you’re doing well.
Hope you’re feeling great!
I hope you’re having a great week.
I hope you’re having a wonderful day.
I hope you enjoyed the event.
I hope you enjoyed your vacation.
I’m reaching out about…
I’m wanted to ask about…
I just wanted to send you a brief note about …
Congratulations on [recent accomplishment].
How did [recent project/ event] turn out?
I loved your recent [article/social media post].
Frases de apertura de correo electrónico de seguimiento
Si no estás seguro de qué escribir al principio de tu correo electrónico de seguimiento, considera incluir una de las siguientes frases de apertura de correo electrónico que pueden romper el hielo:
As we discussed in our phone call …
As we discussed at our meeting …
As promised, here’s …
I’m checking in on …
Just checking in to make sure that …
Following up on our meeting …
I am writing to follow up on…
I’m getting back to you about…
This is just a quick note to…
This is just a quick reminder…
I wanted to let you know that…
Can you please give me an update on …
I’m writing to remind you about…
It was great to meet you at [event].
It was great talking to you last week.
I’m glad we had a chance to chat at the [event].
It was a pleasure to meet you yesterday.
Responder frases de apertura de correo electrónico
Al responder a un cliente o un prospecto, una línea corta de “Gracias” es apropiada en muchos casos. Si no estás seguro de cómo incorporar un “Gracias” o necesitas más inspiración, consulta algunas de nuestras alternativas:
Thanks for getting in touch.
Thank you for your message.
Thank you for letting me know.
Thank you for the update.
Thank you for the heads up.
Thanks for keeping me in the loop.
Thanks for the quick response.
Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
Thank you so much for getting back to me.
Thanks for getting back to me so quickly.
Thanks for your feedback on …
I’m sorry it took me so long to get back to you.
I apologize for the late response.
I’m sorry it’s been so long since my last email.
Sorry for my late reply.
Could you please clarify [something]?
Could you explain what you mean by [something]?
Could you give us some more details on…?
Cómo iniciar un correo electrónico de ventas en frío
Al escribir un correo electrónico frío a un cliente potencial, el primer párrafo determinará si tu cliente potencial encontrará que vale la pena leer tu mensaje, por lo que es importante impresionar y destacar. A continuación, se muestran algunos ejemplos de lo que puedes incluir en tu párrafo introductorio:
“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”
“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”
“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”
“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”
“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”
Si quieres saber más, consulta plantillas de correo electrónico de ventas en frío.
Cómo iniciar un correo electrónico de seguimiento de ventas
Hacer un seguimiento de un cliente potencial, especialmente si no has respondido a sus mensajes anteriores, puede ser complicado. Si ese es el caso, prueba una de estas efectivas frases de apertura de correo electrónico, ¡podrían ser útiles!
“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”
“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”
“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”
“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”
“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”
Si quieres saber más, consulta plantillas de correo electrónico de seguimiento de ventas.
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Cómo iniciar un correo electrónico de bienvenida al cliente o posterior a la compra
Siempre que alguien compra tu producto o se registra en tu servicio, debes agradecerle o darle la bienvenida a la “familia” para asegurarte de que su relación tenga un gran comienzo. La mejor manera de hacerlo es escribiendo un correo electrónico de bienvenida que incluya una nota de agradecimiento, una breve introducción y cualquier información útil.
“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”
“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”
“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”
“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”
“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”
No dudes en consultar más plantillas de correo electrónico para después de la compra y plantillas de correo electrónico de bienvenida.
Cómo iniciar un correo electrónico de servicio al cliente
Casi todos los correos electrónicos de servicio al cliente deben comenzar con una nota de agradecimiento, ya sea para responder a una simple solicitud de servicio al cliente o para responder a una queja de un cliente. Así es como puede verse:
“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”
“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”
“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”
“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”
“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”
Si quieres saber más, consulta plantillas de atención al cliente.
Cómo iniciar un correo electrónico de disculpa del cliente
Cuando respondas a clientes enfadados o descontentos, asegúrate de mostrar empatía y emitir una disculpa en nombre de tu empresa. Así es como puedes hacerlo:
“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”
“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”
“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”
“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”
“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”
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Resumen
El inicio de tu correo electrónico de negocios (el saludo, la línea de apertura y la primera oración) es lo primero que ve el destinatario cuando abre su correo electrónico. Al comenzar tu correo electrónico de una manera profesional, es más probable que crees una impresión positiva en ellos. El saludo que uses y las primeras oraciones que elijas para el inicio de tus correos electrónicos comerciales profesionales dependerán de tu audiencia y del contexto de tu comunicación. Utiliza los saludos por correo electrónico y las frases de apertura de correo electrónico mencionadas anteriormente como indicaciones cuando no estés seguro de cómo comenzar tu próximo correo electrónico a un cliente o un cliente potencial frío.
Recuerda revisar tus correos electrónicos en busca de errores ortográficos o gramaticales, y asegúrate de deletrear siempre el nombre del destinatario correctamente. Nuestro último consejo es que seas breve y conciso, ya que nadie quiere leer correos electrónicos largos. Ve al grano rápidamente con el tono de voz correcto y será perfecto.
Frequently asked questions
¿Por qué es importante cómo empiezas tus correos electrónicos?
Al iniciar tu correo electrónico de manera profesional, es más probable que crees una primera impresión positiva en el destinatario. Cuando le escribes a alguien por primera vez, esa impresión es fundamental, ya que puedes animar a tu audiencia a no solo leer tu mensaje, sino también responder a él.
¿Qué saludos por correo electrónico debo evitar?
“Hola, [apodo]” y “¡Hola, [nombre]!” son demasiado casuales y deben usarse solo si has intercambiado correos electrónicos antes y tienes una buena relación con el destinatario. Por otro lado, “A quien corresponda” y “Estimado señor o señora” se consideran demasiado formales y un poco desactualizados, por lo que solo deben usarse en comunicaciones oficiales o cuando no se conocen los nombres exactos de las personas a quién estás escribiendo “.
¿Debes empezar un correo electrónico de manera formal o informal?
Comenzar un correo electrónico de manera informal y personalizada es generalmente más atractivo, sin embargo, escribir en un estilo demasiado informal y relajado puede desanimar a tu audiencia. Si no estás seguro de qué tono adoptar, tu apuesta más segura es ser un poco más formal en lugar de demasiado informal y amistoso. Si es necesario, siempre puedes ajustar su tono en función de la respuesta que recibas de tu destinatario.
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