Aunque los agentes de atención al cliente generalmente necesitan responder a una amplia variedad de consultas, afortunadamente, no tienen que reinventar la rueda para preguntas, solicitudes de soporte o problemas comunes. En su lugar, pueden utilizar plantillas listas para usar para reducir los tiempos de respuesta y ofrecer una experiencia de servicio al cliente consistente. De hecho, las respuestas almacenadas, las respuestas predefinidas y las plantillas son una de las características más importantes de cualquier software de ticketing . Dan a los agentes más tiempo y menos estrés, ayudan a optimizar su flujo de trabajo y agilizan la atención al cliente. En pocas palabras, las plantillas y los mensajes predefinidos pueden:
Mejores prácticas para usar plantillas y respuestas predefinidas en tu sistema de tickets de soporte
12 ejemplos comunes de plantillas de respuesta de emisión de tickets
Con un conjunto de mensajes listos para usar, puedes lograr un enfoque personalizado al mismo tiempo que reduces la carga de crear cada respuesta desde cero. Sin embargo, crear una biblioteca de plantillas y respuestas predefinidas eficientes requiere tiempo y esfuerzo. A continuación, se muestran algunas plantillas de tickets de soporte básico basadas en 12 escenarios comunes. Úsalos como punto de partida y adáptalos para que se adapten a tu base de clientes.
Dando a conocer que se recibió un ticket
Actualización del progreso de un ticket n. ° 1 (estamos trabajando en tu caso)
Actualización del progreso de un ticket n. ° 2 (no nos hemos olvidado de usted)
Solicitar más información a un cliente
Informar al cliente que se solucionó el problema
Cierre de Ticket
Cierre de ticket por falta de respuesta
Admitir un error en la resolución de problemas
Disculparse por un problema en toda la empresa
Responder a un informe de error
Seguimiento
Seguimiento del servicio al cliente
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