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Lista de verificación de trabajo remoto

La tendencia del trabajo remoto crece continuamente en popularidad, a medida que más empresas la adoptan. Si usted es uno de estos empleadores con un equipo remoto, es esencial que todo funcione sin problemas.

Esta lista de verificación describe los pasos esenciales para administrar su equipo remoto para que su negocio pueda prosperar.

¿Qué es una lista de verificación de trabajo remoto?

Es una guía para los empleadores para ayudarlos a administrar sus equipos de forma remota. Esto incluye establecer las herramientas y los procedimientos correctos, así como crear un plan de comunicación.

La importancia de una lista de verificación de trabajo remoto

Hay muchos beneficios de trabajar de forma remota, pero administrar un equipo sin contacto cara a cara puede ser un desafío. Esta lista de verificación ayuda a garantizar que su equipo se mantenga al día y sea productivo mientras está fuera de la oficina. El empleado y el empleador se beneficiarán de él, ya que establecerá algunas reglas básicas para la comunicación.

¿Quién puede beneficiarse de nuestra lista de verificación de trabajo remoto?

Nuestra lista de verificación de trabajo remoto es útil para:

  • Propietarios de negocios: identifica si su negocio está listo para contratar y administrar trabajadores remotos. Al hacerlo, están preparados para los desafíos que puedan surgir.
  • Departamentos de RRHH: les ayudará a identificar y cubrir posibles problemas con la incorporación de nuevas contrataciones.
  • Trabajadores remotos: pueden comprobar qué áreas debe cubrir su empleador.
  • Empleados no exentos: para determinar si el trabajo remoto es adecuado para ellos.

Explore la lista de verificación de trabajo remoto

Los basicos

Lista de verificación de trabajo remoto

Establece claramente el tiempo durante el cual se espera que trabajen tus empleados.

¿Por qué es importante indicar su horario de trabajo?

Los empleados, así como los empleadores, deben ser conscientes de ello. Si las personas no son conscientes de sus horas de trabajo, puede generar problemas de productividad y eficiencia.

¿Por qué es importante indicar su horario de trabajo? - App - Uploads - 2021 - 06 - Business Hours Holidays.png
Configuración del horario comercial en LiveAgent

¿Cómo declarar sus horas de trabajo?

Pregunte a los empleados cuál es el horario más conveniente para que realicen su trabajo. Decida qué es lo mejor para su equipo, ya sean horas de trabajo precisas o horarios flexibles.

¿Qué herramientas te ayudan a determinar tus horas de trabajo?

Herramientas de gestión del tiempo como Trello o Toggl, etc.

Asegúrese de que sus empleados entiendan sus responsabilidades. Asegúrese de no microgestionar, ya que esto solo conducirá a la frustración y a una menor productividad.

¿Por qué es importante establecer responsabilidades y expectativas claras?

Cuanto más claramente comprendan todos sus deberes y expectativas, más productivo será el lugar de trabajo. Los empleadores podrán responsabilizar a los trabajadores por sus acciones, mientras que los empleados sentirán que tienen voz.

Create-rule-in-LiveAgent
Ejemplo de la función de Reglas de LiveAgent

¿Cómo establecer responsabilidades y expectativas claras?

Prepare descripciones de trabajo que describan las responsabilidades de cada puesto y asegúrese de actualizarlas según sea necesario. Informe a su personal si se produce algún cambio potencial.

¿Qué herramientas usar en este paso?

Las herramientas de colaboración como Trello, Asana o Basecamp crean tareas específicas para los empleados y realizan un seguimiento de su progreso.

Establezca una política clara de trabajo remoto que aborde los días feriados, los descansos, las vacaciones y los días de enfermedad.

¿Por qué es importante decidir sobre el tiempo libre?

Los empleadores deben manejar las ausencias para que el trabajo continúe, mientras que los empleados deben saber qué es aceptable en términos de tiempo libre.

¿Cómo decido el tiempo libre?

Es mejor permitir al menos unos días libres, algunos pagados y otros no pagados dependiendo de la política específica de cada empleado. Algunos empleadores incluso permiten vacaciones ilimitadas, pero eso generalmente requiere la confianza de ambas partes y el compromiso de trabajar de manera responsable sin supervisión. Pida al personal que solicite sus días libres con la mayor antelación posible.

¿Qué herramientas usar para decidir sobre el tiempo libre?

Utilice Documentos u Hojas de cálculo de Google para crear un archivo en el que todos puedan solicitar los días libres que deseen, agregar notas y ver los cambios en tiempo real.

Google calendar
source: calendar.google.com

Planifique con qué frecuencia, dónde y cuándo deben celebrarse las reuniones.

¿Por qué es importante organizar las reuniones con anticipación?

Las reuniones deben ser prácticas y eficientes si las va a realizar con regularidad. De esa forma, todos pueden concentrarse en la tarea que tienen entre manos sin perder tiempo.

¿Cómo concertar reuniones con antelación?

Debe programar una reunión regular para las actualizaciones del equipo. Por ejemplo, todos los viernes por la mañana o los miércoles por la tarde. También puede organizar reuniones ad-hoc cuando se necesita discutir algo de inmediato.

¿Cómo concertar reuniones con antelación? - App - Uploads - 2021 - 12 - Image 4 9.png
source: calendar.google.com

¿Qué herramientas ayudan a organizar reuniones con anticipación?

Slack, LiveWebinar, Zoom o Google Hangouts son excelentes herramientas de comunicación por video.

La comunicación es clave para cualquier equipo remoto. Establezca las pautas de comunicación y asegúrese de que todos las sigan.

¿Por qué es importante optimizar la comunicación?

Las cosas pueden volverse caóticas rápidamente si no tiene un plan de comunicación establecido. Para mantener a todos informados, es necesario establecer una forma para que las personas se comuniquen de manera efectiva y rápida.

¿Cómo agilizar la comunicación?

Es esencial contar con una forma de realizar un seguimiento del progreso de los proyectos para poder determinar si alguien se está quedando atrás. Además, es útil para ver lo que el equipo está haciendo día a día.

Para agilizar la comunicación con los clientes, utilice software de emisión de boletos, como LiveAgent. Tus correos electrónicos, chats, llamadas, menciones en redes sociales y mensajes de otros canales terminarán en una sola bandeja de entrada universal. Esto facilita la comunicación y da como resultado niveles más altos de satisfacción del cliente.

LiveAgent's inbox all tickets preview

¿Qué herramientas para agilizar la comunicación?

  • Comunicación en equipo: herramientas como Asana o Basecamp son útiles, pero solo si todos las usan de manera constante.
  • Comunicación con los clientes: software de mesa de ayuda todo en uno como LiveAgent (¡es gratis para probar!).

Para que todos estén en sintonía y avancen en la misma dirección, cada equipo necesita un conjunto de valores y objetivos compartidos.

¿Por qué es importante cuidar la cultura de la empresa?

Las pautas de la empresa ayudarán a atraer a futuros empleados, pero también son esenciales para la retención de empleados. Los empleados que se sienten parte de un equipo y cuyos valores se alinean con los de la organización tienen más probabilidades de permanecer en la empresa.

¿Cómo cuidar la cultura empresarial?

Cree una lista de valores fundamentales y asegúrese de que todos los entiendan. Además, un manual de la empresa puede describir las expectativas y políticas de la empresa.

¿Qué herramientas ayudan a cuidar la cultura empresarial?

Puede crear un documento de Google Docs o crear un video/presentación breve sobre los valores fundamentales de su empresa.

¿Qué herramientas ayudan a cuidar la cultura empresarial? - App - Uploads - 2021 - 12 - Image 4 26.png

Verifique que sus empleados tengan entornos de trabajo productivos antes de comenzar a trabajar de forma remota.

¿Por qué es importante verificar el entorno de trabajo remoto de sus empleados?

No todo el mundo tiene las condiciones ideales para trabajar desde casa. Si desea que su personal se concentre en su trabajo, deben tener los recursos y las herramientas que necesitan.

¿Cómo comprobar el entorno de trabajo remoto de sus empleados?

Si es posible, alquile un lugar de trabajo físico en su área (por ejemplo, un espacio de coworking). De lo contrario, intente brindarles mejores condiciones de trabajo en el hogar proporcionándoles equipamiento (sillas, escritorios, etc.).

Home office

¿Qué herramientas usar para verificar el entorno de trabajo remoto de sus empleados?

Para averiguar si alguien carece de un entorno remoto adecuado, puede hacerle una encuesta a través de Formularios de Google.

Cuando su equipo comienza a trabajar de forma remota, es esencial tener un plan para incorporar nuevos empleados.

¿Por qué es importante planificar la incorporación remota?

Si no tiene un plan de incorporación, puede ser un desafío poner al día a los nuevos empleados.

¿Cómo planificar la incorporación remota?

Planifique videoconferencias y sesiones de formación para que sus empleados se familiaricen rápidamente con el nuevo sistema. Cree manuales para que cada empleado los lea para que puedan familiarizarse con las pautas de la empresa.

¿Cómo planificar la incorporación remota? - App - Uploads - 2019 - 09 - LiveAgent Onboarding.png

¿Qué herramientas usar para planificar la incorporación remota?

Puede usar LiveWebinar para sesiones de capacitación en línea. Crea manuales en Google Docs/Sheets.

Aspectos técnicos

Para ser productivos, los trabajadores remotos necesitan herramientas adecuadas, como una computadora con todos los programas que necesitan instalados.

¿Por qué es importante asegurarse de que sus empleados tengan los dispositivos necesarios?

Si sus trabajadores remotos no tienen las herramientas o los dispositivos personales adecuados, será difícil para ellos completar su trabajo.

¿Cómo asegurarse de que sus empleados tengan los dispositivos necesarios?

Equipe a sus empleados con las herramientas y dispositivos adecuados.

¿Qué herramientas usar para asegurarse de que sus empleados tengan los dispositivos necesarios?

Puede crear una lista de requisitos de trabajo remoto en Google Docs/Sheets. Considere invertir en tecnología como almacenamiento en la nube (p. ej., Dropbox) y uso compartido de archivos (Google Drive).

Organized workspace - news, phone, calculator, notepad, laptop

Una conexión a Internet confiable es imprescindible para los trabajadores remotos.

¿Por qué es importante otorgar acceso a Internet?

Si la conexión a Internet de un empleado deja de funcionar aunque sea por unos minutos, puede tener consecuencias importantes. Comprueba que no tengan problemas de conexión cuando trabajen de forma remota.

¿Cómo otorgar a todos acceso a Internet?

Verifique periódicamente las velocidades de Internet de todos. Si hay algún problema, comuníquese con el proveedor de servicios y resuélvalo lo más rápido posible.

¿Cómo otorgar a todos acceso a Internet? - App - Uploads - 2019 - 11 - IndustryIcon Software Internet3.svg

¿Qué herramientas usar para otorgar a todos acceso a Internet?

Pingdom te permite monitorear el estado de una conexión a Internet desde cualquier parte del mundo.

Asegúrese de que sus empleados tengan acceso a soporte técnico si algo no funciona correctamente.

¿Por qué es importante brindar soporte técnico?

Si sus trabajadores remotos no tienen acceso a soporte técnico, es posible que se frustren y lo vean como un obstáculo que les impide realizar su trabajo.

¿Cómo proporcionar soporte técnico?

Proporcione a sus empleados una lista de contactos de soporte que incluya una dirección de correo electrónico y un número de teléfono, etc.

¿Cómo proporcionar soporte técnico? - App - Uploads - 2021 - 12 - Tech Support.svg

¿Qué herramientas para brindar soporte técnico?

Puede crear un documento (p. ej., en Google Docs) que describa el proceso de asistencia técnica y conceder acceso a él a todos los miembros de su equipo. Considere invertir en software que proporcione a sus empleados acceso a soporte las 24 horas del día.

Seguridad

Sus empleados remotos deben entender cuáles son sus obligaciones de seguridad.

¿Por qué es importante establecer obligaciones de seguridad?

La seguridad de sus empleados siempre debe ser una prioridad máxima. Su personal debe ser consciente de los peligros que implica trabajar desde casa y comprender las políticas de seguridad de la empresa.

¿Cómo establecer obligaciones de seguridad?

Explíqueles claramente lo que debe cubrirse de su lado y en qué elementos de seguridad deben centrarse.

Woman holding smartphone and chatting on social media

¿Qué herramientas usar para establecer obligaciones de seguridad?

Geofencing le permite rastrear la ubicación del dispositivo de un empleado y establecer límites que no pueden cruzar. Sin embargo, este paso solo es esencial si su empresa tiene datos realmente confidenciales; de lo contrario, debe confiar en su personal: vale la pena.

Mantenga actualizaciones regulares para las aplicaciones y dispositivos de su equipo.

¿Por qué es importante cuidar las actualizaciones periódicas?

Si sus empleados remotos no actualizan sus dispositivos, pueden volverse vulnerables a ciberataques. Verifique que todos se mantengan al día con las actualizaciones periódicas y no las descuiden.

¿Cómo cuidar las actualizaciones periódicas?

Cree un documento que contenga una lista de actualizaciones necesarias para que todos tengan acceso a esta información.

Update

¿Qué herramientas ayudan a encargarse de las actualizaciones periódicas?

Debe considerar invertir en herramientas como Microsoft AutoUpdate (para Windows) o Mac OS X Update (para dispositivos Apple), que le permitirán actualizar todo el software de sus empleados automáticamente.

Debe identificar las áreas en las que es más probable que sus empleados encuentren problemas de seguridad.

¿Por qué es importante identificar los riesgos de seguridad?

Si sabe dónde se encuentran los peligros, puede tomar medidas que ayuden a mitigarlos. Identifique todas las amenazas potenciales antes de que se conviertan en un problema.

¿Cómo identificar los riesgos de seguridad?

Considere crear un mapa de riesgos de seguridad que describa las áreas en las que sus empleados podrían correr peligro.

¿Cómo identificar los riesgos de seguridad? - App - Uploads - 2020 - 03 - High Security Standards.svg

¿Qué herramientas utilizar para identificar los riesgos de seguridad?

Existen varias herramientas que identifican áreas de riesgo para la seguridad, como Geofencing, software de monitoreo de redes sociales (como Mediatoolkit) y Google Alerts.

En caso de que algo salga mal, debe proporcionar un plan de emergencia y hacer que su espacio de trabajo sea más seguro.

¿Por qué es importante escribir un plan de emergencia?

En caso de emergencia, sus trabajadores remotos podrían entrar en pánico y empeorar las cosas. Un plan de emergencia puede evitar que suceda.

¿Cómo redactar un plan de emergencia?

Cree un documento con una lista de tareas que describa el plan de emergencia paso a paso.

Exit sign

¿Qué herramientas te ayudan a escribir un plan de emergencia?

Los que sus empleados utilicen con mayor frecuencia serán aquellos con los que estén más familiarizados y probablemente puedan manejarlos más rápido.

Salud mental

Uno de los mayores problemas del trabajo remoto es la incapacidad de comunicarse directamente con las personas. Dado que los trabajadores remotos pueden pasar la mayor parte de su tiempo entre cuatro paredes, su salud mental es crucial.

¿Por qué es importante preocuparse por el bienestar de sus empleados?

Si un empleado comienza a tener problemas con su salud mental, puede tener un impacto masivo en la eficiencia de la empresa.

¿Cómo ayudar a cuidar el bienestar de sus empleados?

Ya sea que tenga que ver con el trabajo o no, asegúrese de que todos tengan acceso a la ayuda si la necesitan.

¿Cómo ayudar a cuidar el bienestar de sus empleados? - App - Uploads - 2021 - 11 - Woman Choosing Green Smile On Survey.jpg

¿Qué herramientas para ayudar a cuidar el bienestar de sus empleados?

Puede realizar una encuesta anónima a través de Google Forms o SurveyNuts.

Anima a tus empleados a tener conversaciones informales con sus compañeros de trabajo, incluso para fines no relacionados con el trabajo. Esto los ayudará a sentirse más conectados con el equipo y evitará sentimientos de aislamiento.

¿Por qué es importante facilitar chats casuales con compañeros de equipo?

Si sus empleados comienzan a sentirse como si estuvieran en una pecera, podría resultarles difícil concentrarse y hacer su trabajo.

¿Cómo facilitar chats casuales con compañeros de equipo?

Preste atención a todas las oportunidades de reuniones “remotas”, no solo sobre el trabajo sino también para celebrar los cumpleaños de los empleados, por ejemplo.

¿Cómo facilitar chats casuales con compañeros de equipo? - App - Uploads - 2019 - 09 - Live Chat.svg

¿Qué herramientas te ayudan a facilitar conversaciones informales con compañeros de equipo?

Todos los seminarios web y herramientas de mensajería (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, etc.) funcionarán aquí.

Es mucho más desafiante aprender una nueva habilidad cuando trabajas de forma remota que en una oficina. Proporcione a sus empleados opciones alternativas e incentivos para aprender nuevas habilidades, oportunidades para mejorar. Permítales el acceso a la tecnología que les ayudará a hacer todas esas cosas.

¿Por qué es importante brindar capacitación a sus empleados?

Permitir que sus empleados se desarrollen les ayuda a ver su trabajo como una carrera, no como un trabajo más. Anímelos a asistir a seminarios web o tomar cursos relacionados con sus intereses profesionales.

¿Cómo ofrecer a sus empleados opciones de formación?

Considere ofrecer diferentes tipos de capacitación, como tutoriales en video, seminarios web o libros electrónicos. También podría ayudar a sus empleados a completar los cursos en su propio tiempo.

Woman explaining to team members stick notes

¿Qué herramientas usar para brindar a sus empleados opciones de capacitación?

Puede usar software de videoconferencia como Skype o Zoom para realizar capacitaciones en vivo o plataformas como Lynda.com y Coursera para ofrecer cursos en línea.

Resumen de la lista de verificación de trabajo remoto

Lo básico:

  • Indicar su horario de trabajo
  • Establecer responsabilidades y expectativas claras
  • Decidir sobre el tiempo libre
  • Organizar reuniones con antelación
  • Optimizar la comunicación con LiveAgent
  • Cuidar la cultura de empresa
  • Verificar el entorno de trabajo remoto de sus empleados
  • Planificar la incorporación remota

Aspectos técnicos:

  • Asegurarse de que sus empleados tengan los dispositivos necesarios
  • Otorgar acceso a Internet a todos
  • Proporcionar soporte técnico

Seguridad:

  • Establecer obligaciones de seguridad
  • Cuidar las actualizaciones periódicas
  • Identificar los riesgos de seguridad
  • Escribir un plan de emergencia

Salud mental:

  • Cuidar el bienestar de sus empleados
  • Facilitar charlas casuales con compañeros de equipo.
  • Proporcionar a sus empleados opciones de capacitación

FAQ

¿Cómo suelen incorporar las empresas a los empleados remotos?

Un método popular es crear un portal en línea con toda la información que necesitará un nuevo empleado, como políticas, procedimientos, información de contacto y materiales de capacitación. Otro método estándar es asignar un mentor que pueda ayudar a adaptar al nuevo empleado a la cultura de la empresa y responda cualquier pregunta. Otros métodos incluyen chats de video, conferencias telefónicas y capacitación en el trabajo. Decida qué método es el más adecuado para su negocio.

¿Qué hace que la experiencia de incorporación de un empleado remoto sea exitosa?

Una experiencia de incorporación exitosa para los empleados remotos debe incluir: establecer relaciones con otros trabajadores, aprender a trabajar fuera de la oficina, comprender las políticas, los procedimientos y la cultura de la empresa, así como conectarse a los canales de comunicación internos. Dé tiempo a las personas y apoyo para aclimatarse antes de que se vean envueltos en situaciones de alto riesgo.

¿Los empleados virtuales se benefician de una experiencia de trabajo remota?

Sí, lo hacen en la mayoría de los casos. De hecho, los empleados remotos tienden a ser más productivos y tienen menos estrés que sus contrapartes en la oficina. Se sienten cómodos trabajando en sus entornos domésticos y no se distraen con la política de la oficina, drama o charlas de enfriadores de agua.

¿Dónde puedo encontrar una lista de verificación de incorporación de empleados remotos?

Cubrimos una lista de verificación de trabajo remoto arriba, pero muchos de sus pasos también pueden funcionar como una lista de verificación de incorporación de empleados remotos independiente.

¿Cómo incorporar empleados virtuales?

Evalúe las habilidades específicas y el temperamento de la persona para determinar una estrategia de incorporación adecuada. Esto podría incluir sesiones de capacitación formales, auditoría de habilidades o tutoría de un colega más experimentado. Algunos empleados remotos que tienen sus propias habilidades técnicas pueden preferir para administrar las dependencias por sí mismos, mientras que otros necesitarán ayuda para configurar el software necesario. Como tal, debe considerar qué nivel de autosuficiencia espera de un nuevo empleado antes de decidir una estrategia sobre cómo se incorporarán

¿Cuál es la mejor manera de organizar el trabajo remoto en 2022?

Todo depende de las políticas, la filosofía de gestión y la autonomía que una empresa desee otorgar a sus empleados. En términos generales, se pueden aplicar tres estructuras organizativas diferentes al administrar un equipo de trabajadores virtuales: equipos completamente distribuidos con flexibilidad horas de trabajo, equipos parcialmente distribuidos con horarios fijos y equipos completamente centralizados con empleados que trabajan desde una oficina designada. Cada una de estas estructuras tiene sus ventajas y desventajas, por lo que es esencial evaluar qué funcionará mejor para su empresa específica.

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