La comunicación por e-mail empezó en 1971 cuando Ray Tomlinson se envió el primer e-mail a sí mismo. Aunque esta tecnología tiene ya 43 años, miles de millones de emails son enviados cada día. A veces, leemos y enviamos a diario más e-mails que personas reales conocemos. Aún así, en la comunicación por e-mail cometemos los mismos errores, los cuales deberíamos evitar por nuestro propio bien. Entonces, ¿Cómo mejorar nuestros e-mails?
Debajo hay 10 consejos para una comunicación por email efectiva:
1. Sea claro y conciso
La mayoría de las personas disponen de muy poco tiempo al día para leer y responder e-mails. El cuerpo del e-mail debería ser informativo y directo. Mantenga sus e-mails cortos y claros, su lector lo agradecerá. Considere el uso de viñetas o escribir un e-mail separado para cada asunto que necesite comunicar a alguien.
Recuerde: Los e-mails largos drenan el ánimo de las personas.
2. Sea educado
A menos que tenga una buena relación con alguien, evite un lenguaje informal, jergas y abreviaturas inapropiadas. Piense sobre cómo “hará sentir” emocionalmente su e-mail. Si sus emociones se podrían malinterpretar encuentre otra forma de expresar sus palabras. Sea amigable, respetuoso y agradecido.
Quiere sabercuando emplear un tono casual, formal, serio o amigable?
3. Use un asunto claro
Según el asunto, las personas deciden si abren un e-mail o no. Mucha gente recibe una cantidad ingente de e-mails, es importante describir lo que el lector encontrará dentro.
4. Preste atención a la ortografía y a la gramática
Es una forma fácil de demostrar que le importan. Trate de leer su mensaje en alto para hallar cualquier error gramatical o frase no acertada que de otra forma pudieses pasar por alto.
5. Tenga en cuenta que un e-mail nunca es privado
Su mensaje puede ser dirigido a otras personas sin su conocimiento. Si su información es de gran confidencialidad, asegúrese que va dirigida a la persona adecuada.
6. Ponga el motivo principal al principio
Si está contestando a una pregunta en el e-mail de alguien, ubique la respuesta cerca del principio. A la mayoría de personas no les gustan leer párrafos largos para enterarse al final del mensaje del motivo principal.
7. Use la tecla CONTESTAR
Incluya los mensajes previos cuando esté respondiendo a un e-mail. No inicie un nuevo e-mail. Esta práctica le ahorra tiempo a usted y a su destinatario.
8. Sea Amigable con el Medio Ambiente
Evite la impresión de e-mails cuando sea posible. Será capaz de mantener sus comunicaciones mejor organizadas, además de salvar árboles.
9. Evite GRITAR
No ponga todo en mayúsculas, ello implica que está gritando. También las son MÁS DIFÍCIL DE LEER aquellas letras que son del mismo tamaño, así que no le complica la vida a sus lectores.
10. Incluya su firma
No se oculte detrás de un email e incluya su nombre. Termine su mensaje con un “Atentamente,”, “Saludos,” o “Le deseo lo mejor,” dependiendo de la situación. No olvide escribir el nombre de la compañía debajo de su nombre.
Sea consciente que una vez que su mensaje haya sido enviado, es imposible echarse atrás. Al enviar un mal mensaje a alguien se puede dañar y echar a perder su negocio o carrera. Siempre compruebe dos veces/strong> su mensaje y el destinatario antes de enviar cualquier e-mail.
