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La comunicación por correo electrónico comenzó en 1971, cuando Ray Tomlinson se envió el primer correo electrónico a sí mismo. Si bien esta tecnología ya tiene 43 años, cada día se envían miles de millones de correos electrónicos. A veces leemos y enviamos diariamente más correos electrónicos de los que conocemos a personas reales. Sin embargo, en la comunicación por correo electrónico cometemos los mismos errores, que debemos evitar por nuestro propio bien. Entonces, ¿cómo mejorar nuestros correos electrónicos?
A continuación se presentan 10 consejos para una comunicación por correo electrónico efectiva:
1. Sea claro y conciso
La mayoría de las personas tienen muy poco tiempo en el día para leer y responder correos electrónicos. El cuerpo del correo electrónico debe ser informativo y directo. Incluso si está utilizando otras alternativas al correo electrónico, su destinatario apreciará los mensajes breves y claros. Considere usar puntos con viñetas o escribir un correo electrónico separado para cada tema que necesite para comunicarse con alguien.
Recuerde: Los e-mails largos drenan el ánimo de las personas.
2. Sea educado
A menos que esté en buenos términos con alguien, evite el lenguaje informal, la jerga, la jerga y las abreviaturas inapropiadas. Piense en cómo se “siente” emocionalmente su correo electrónico. Si sus emociones pueden ser malinterpretadas, busque otra forma de expresar sus palabras. Sé amable, respetuoso y agradecido.
¿Quieres saber cuándo usar un tono informal, formal, serio o amistoso?
3. Use un asunto claro
Según el asunto, las personas deciden si abren un e-mail o no. Mucha gente recibe una cantidad ingente de e-mails, es importante describir lo que el lector encontrará dentro.
Tu bandeja de entrada de destinatario hace la primera limpieza por ellos. Y los mensajes sin una línea de asunto se consideran correos electrónicos incorrectos y, por lo tanto, se reenvían a spam.
4. Preste atención a la ortografía y a la gramática
Es una forma fácil de demostrar que le importan. Trate de leer su mensaje en alto para hallar cualquier error gramatical o frase no acertada que de otra forma pudieses pasar por alto.
5. Tenga en cuenta que un e-mail nunca es privado
Su mensaje puede ser dirigido a otras personas sin su conocimiento. Si su información es de gran confidencialidad, asegúrese que va dirigida a la persona adecuada.
6. Ponga el motivo principal al principio
Si estás respondiendo a una pregunta en el correo electrónico de alguien, coloca la respuesta cerca del principio. A la mayoría de las personas no les gusta leer párrafos largos para captar el punto principal al final del mensaje.
7. Use la tecla CONTESTAR
Incluya los mensajes previos cuando esté respondiendo a un e-mail. No inicie un nuevo e-mail. Esta práctica le ahorra tiempo a usted y a su destinatario.
8. Sea Amigable con el Medio Ambiente
Evite la impresión de e-mails cuando sea posible. Será capaz de mantener sus comunicaciones mejor organizadas, además de salvar árboles.
9. Evite GRITAR
No ponga todo en mayúsculas, ello implica que está gritando. También las son MÁS DIFÍCIL DE LEER aquellas letras que son del mismo tamaño, así que no le complica la vida a sus lectores.
10. Incluya su firma
No te escondas detrás de un correo electrónico e incluye tu nombre. Cierre su mensaje con “Atentamente”, “Saludos” o “Todo lo mejor”, según la situación. No olvides escribir el nombre de una empresa debajo de tu nombre o compartir tu tarjeta de presentación digital.
Tenga en cuenta que una vez enviado su mensaje, es imposible recordarlo. Al enviar un mensaje equivocado a alguien, puedes dañar y arruinar tu negocio o tu carrera. Siempre verifique dos veces su mensaje y la línea del destinatario antes de enviar cualquier correo electrónico. También es una buena idea crear una nueva cuenta de correo electrónico dedicada a la divulgación y las comunicaciones con los clientes.
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