La comunicación por correo electrónico comenzó en 1971 cuando Ray Tomlinson se envió el primer correo electrónico a sí mismo. Aunque esta tecnología tiene más de 50 años, se envían miles de millones de correos electrónicos cada día. A veces leemos y enviamos más correos electrónicos diariamente que nos encontramos con personas reales. Sin embargo, en la comunicación por correo electrónico cometemos los mismos errores que deberíamos evitar por nuestro propio bien. Entonces, ¿cómo mejorar nuestros correos electrónicos?
A continuación se presentan 10 consejos para una comunicación efectiva por correo electrónico:
1. Sé claro y conciso
La mayoría de las personas tienen muy poco tiempo en el día para leer y responder correos electrónicos. El cuerpo del correo electrónico debe ser informativo y directo. Incluso si estás usando otras alternativas al correo electrónico, tu destinatario apreciará mensajes cortos y claros. Considera usar puntos de viñeta o escribir un correo electrónico separado para cada tema que necesites comunicar con alguien.
Recuerda: Los correos electrónicos largos agotan la energía de las personas.
2. Sé educado
A menos que tengas una buena relación con alguien, evita el lenguaje informal, la jerga, el argot y las abreviaturas inapropiadas. Piensa en cómo se “siente” emocionalmente tu correo electrónico. Si tus emociones podrían ser malinterpretadas, encuentra otra forma de expresar tus palabras. Sé amable, respetuoso y agradecido.
¿Quieres saber cuándo usar un tono casual, formal, serio o amable?
3. Usa una línea de asunto clara
Sobre la base de una línea de asunto, las personas deciden si abrir un correo electrónico o no. Muchas personas reciben una gran cantidad de correos electrónicos, es importante describir lo que el lector encontrará dentro. Tu bandeja de entrada del destinatario hace la primera limpieza para ellos. Y los mensajes sin línea de asunto se consideran correos electrónicos malos y, por lo tanto, se reenvían al spam.
4. Presta atención a la ortografía y la gramática
Esta es una forma fácil de demostrar que te importa. Intenta leer tu mensaje en voz alta para ayudarte a detectar cualquier error gramatical o frase incómoda que de otro modo podrías pasar por alto.
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5. Ten en cuenta que el correo electrónico nunca es privado
Tu mensaje podría ser reenviado a otras personas sin tu conocimiento. Si tu información es altamente confidencial, asegúrate de que llegue a la persona correcta.
6. Pon tu punto principal al principio
Si estás respondiendo una pregunta en el correo electrónico de alguien, pon la respuesta cerca del principio. A la mayoría de las personas no les gusta leer párrafos largos para obtener el punto principal al final del mensaje.
7. Usa la tecla RESPONDER
Incluye el mensaje anterior cuando estés respondiendo un correo electrónico. No inicies un nuevo correo electrónico. Esta práctica te ahorra tiempo y el tiempo de tu destinatario.
8. Sé ecológico
Evita imprimir correos electrónicos siempre que sea posible. Podrás mantener tus comunicaciones mejor organizadas y además ahorrar árboles.
9. Evita ESCRIBIR EN MAYÚSCULAS
No uses todas las mayúsculas, implica gritar. También es MÁS DIFÍCIL DE LEER las letras mecanografiadas que son todas del mismo tamaño, así que dale un respiro a tus lectores.
10. Incluye tu firma
No te escondas detrás de un correo electrónico e incluye tu nombre. Cierra tu mensaje con “Atentamente”, “, “Saludos”, " o “Lo mejor”, " dependiendo de la situación. No olvides escribir el nombre de una empresa bajo tu nombre o compartir tu tarjeta de presentación digital.
Reflexiones finales
Date cuenta de que una vez que tu mensaje se envía, es imposible recuperarlo. Al enviar el mensaje incorrecto a alguien, puedes dañar y arruinar tu negocio o carrera. Siempre verifica dos veces tu mensaje y la línea de destinatario antes de enviar cualquier correo electrónico. También es una buena idea crear una nueva cuenta de correo electrónico dedicada a la divulgación y comunicaciones con clientes.
