¿Por qué deberías integrar software?

Hoy en día es normal tener y usar al menos un software en una empresa, ¿verdad? Hace un par de años, esto no era tan obvio; ahora es obligatorio. Incluso en el pasado, las empresas que tenían software potente lo consideraban una ventaja competitiva; hoy, ya no es una ventaja; es una necesidad. Además, la integración de software es la necesidad de hoy.

Vale la pena mencionar que el 17% de los vendedores nombran la falta de integración con otras herramientas como el mayor desafío en sus trabajos. Esta estadística subraya la importancia crítica de la integración de software en las operaciones comerciales modernas.

Software y Hardware

Hace algún tiempo, era necesario tener tus propios servidores, donde guardabas tus sistemas, tu información y datos. De esta manera, estabas “seguro” de que todo estaba bajo tu control, en un lugar que te pertenecía.

Esta práctica era la más común. Había piezas de software instalables bien conocidas disponibles solo en PC. Incluso hoy en día, muchas empresas (de todos los tamaños) continúan usando software instalable, local, debido a políticas de seguridad interna, o simplemente por el hecho de que cambiar este tipo de sistemas en estructuras grandes y burocráticas es algo complejo y requiere mucho tiempo.

El uso de software local instalado requiere HARDWARE. Y el hardware (además del software) también es una inversión. Debes tener en cuenta que el equipo que usas hoy se volverá obsoleto y te verás obligado a actualizarlo.

La nueva era

Hoy en día, gracias a las famosas plataformas de comunicación en la nube o soluciones de software como servicio (SaaS), nunca, jamás tendrás que preocuparte por mantener tu rack de hardware actualizado con servidores costosos, y lo mejor es que no tendrás que preocuparte por la seguridad.

¿Cómo es esto posible? Bueno, para simplificarlo mucho, algunas empresas ofrecen el servicio de actuar como tu servidor, pero en la nube (a través de Internet). Entonces, en lugar de preocuparte por el hardware, les das la responsabilidad a ellos; y por la seguridad también, utilizando CERTIFICADOS ALTAMENTE reconocidos. En la mayoría de los casos, estas empresas son Google Cloud y Amazon Web Services.

¿Qué es la integración de software en primer lugar?

Entonces, en el momento en que decides trasladar tus operaciones a un entorno de software basado en la nube, hay muchos sistemas entre los que puedes elegir. Y hay muchas nuevas oportunidades disponibles frente a ti. Una de estas oportunidades se llama integración de software.

Te permite conectar herramientas y sistemas que normalmente usarías por separado en una única plataforma. Gracias a conectarlos, permites que diferentes soluciones y aplicaciones intercambien datos y se comuniquen entre sí. Todos los datos se almacenan en un lugar; tu equipo no tiene que iniciar sesión en diferentes sistemas para hacer el mismo trabajo o encontrar la información que necesita.

Muchas tareas manuales o tediosas se automatizan y los procesos empresariales se unifican. Puedes sacar lo mejor de tu software y aprovechar el poder de la sinergia combinando sus mejores características.

¿Cómo se comunican los sistemas?

Bien, ¿cómo pueden estos sistemas comunicarse entre sí? Este es el principal desafío de tener varias piezas de software. Y aquí es donde entra en juego el uso real de APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones).

Las APIs se definen como conjuntos de procedimientos y funciones que permiten a varios sistemas y aplicaciones acceder a datos o características de otro software o solución. Una API es una conexión programable entre numerosas herramientas que especifica qué datos se pueden mover de una entidad a otra. De esta manera y gracias a la tecnología, puedes automatizar muchos, muchos procesos que llevas a cabo en tus organizaciones usando diferentes soluciones.

Veamos algunos ejemplos:

• Cuando un prospecto se convierte en cliente (esto sucede en un CRM), quieres que el sistema inicie una acción en el ERP, prepare una factura electrónica y la envíe al correo electrónico del nuevo cliente.
• Cada vez que añades un nuevo producto a tu ERP y el stock es mayor que 0, quieres que el sistema lo añada en eBay y Amazon al mismo precio, y cada cambio de precio ocurra automáticamente.
• Cuando alguien completa una tarea, el sistema de gestión de proyectos debe informar a la siguiente persona responsable de que debe comenzar con la tarea posterior. Al final de este proceso, el sistema debe enviarte un correo electrónico automático con un PDF del resumen de lo que se hizo y el tiempo dedicado por cada una de las personas con sus tareas.

Y hay miles y miles de otros ejemplos.

¿Qué tipos de software o sistemas puedes integrar?

Como se mencionó anteriormente, poco a poco las empresas se dan cuenta de que necesitan software basado en la nube. Pero generalmente, necesitan varios tipos de software, cada uno sirviendo un propósito principal. Probablemente no existe software que haga todo lo que necesitas. Y si lo hay, no es uno bueno.

Si diriges una pequeña empresa, puedes encontrar software que ofrezca todas las características que necesitas. Pero lo que quiero decir es que no existe un software global que cubra todo lo que la mayoría de las empresas necesitan. Necesitas integrarlo con otras herramientas para extender sus características y capacidades.

Estos son los principales tipos de sistemas utilizados dentro de empresas de todos los tamaños:

ERP (Planificación de Recursos Empresariales)

Es el actor principal dentro de cada organización que lo utiliza. Las empresas utilizan ERP para almacenar datos de muchas actividades empresariales, donde también tienes la gestión general de costos, gastos, pagos, cobros, gestión de gastos, entre otras cosas como producción, logística, etc.

Software de Help Desk

El software de Help Desk es una solución que te permite proporcionar a tus clientes todo tipo de soporte a través de varios canales. Debe incluir comunicación por correo electrónico, centro de llamadas, chat en vivo y la posibilidad de gestionar interacciones en redes sociales. Todo reunido bajo un mismo techo y accesible en una bandeja de entrada compartida.

CRM (Gestión de Relaciones con Clientes)

Es un software que te permite establecer relaciones con tus prospectos antes de que se conviertan en clientes, y mientras son tus clientes. También puede ser utilizado por tus vendedores para gestionar procesos de ventas. (Ejemplo: HubSpot).

BPM (Gestión de Procesos Empresariales)

Software diseñado para ayudar a automatizar procesos empresariales internos y flujos de trabajo. El software BPM es comúnmente utilizado por corporaciones medianas a grandes. Estos sistemas tienden a enfocarse en análisis y mejora a largo plazo y continuo, y permite a los usuarios controlar la claridad de los procesos y ser cada vez más productivos. (Ejemplo: KiSSFLOW).

CMS (Software de Gestión de Contenidos)

Un sistema CMS que nos permite crear y gestionar el contenido de nuestro sitio web, blog, páginas de destino.

HRS (Sistema de Recursos Humanos)

Sistema diseñado principalmente para gestionar los procesos de recursos humanos necesarios dentro de una organización, documentar los acuerdos con cada uno de los empleados, organizar vacaciones y más. Podría ser también cualquier otro software de RRHH, como Toggl o Sparkbay.

Estos son solo algunos ejemplos de tipos de software utilizados por empresas. Se enumeran principalmente para enfatizar cuántas soluciones diferentes están disponibles y cuán diferentes propósitos sirven. Cada uno de estos sistemas puede ser realmente complejo en sí mismo, y aún así requerirá algunos complementos o extensiones.

¿Cuáles son los beneficios de las integraciones de software?

1. Accesibilidad y sincronización de datos

Todos los datos de los sistemas integrados se registran automáticamente en una plataforma elegida, formando así una base de datos cohesiva y limpia. Sucede en tiempo real. Toda la información necesaria está al alcance de tu mano.

2. Reducción de costos y tiempo ahorrado

¿Mides cuánto tiempo dedican tus empleados a tareas manuales como tomar notas después de una llamada, rellenar formularios en tu CRM, copiar acuerdos realizados por correo electrónico a tu BPM? ¿Cuánto tiempo necesitan para encontrar los datos que necesitan?

Si introduces las integraciones de software adecuadas, tus agentes de servicio al cliente o representantes de ventas tendrán tiempo para enfocarse en tareas más importantes que generan ingresos (cerrar tratos, venta cruzada). Su trabajo será más eficiente.

Los datos muestran que los empleados dedican el 19% de su tiempo a buscar recursos, documentos e información necesaria para hacer sus trabajos.

3. Interacción entre varias partes del negocio

Las integraciones de software facilitan la visibilidad de actividades e interacciones entre diferentes departamentos y equipos dentro de la empresa. Todos están mejor informados ya que los datos están disponibles para todos.

4. Análisis histórico desde una única ubicación

Los datos recopilados a lo largo del tiempo en diferentes plataformas integradas se pueden analizar desde una única ubicación.

5. Definición y ejecución de nuevos KPI

Al tener acceso a más datos e información, puedes establecer nuevos objetivos basados en nuevos indicadores que sean relevantes para la empresa.

6. Toma de decisiones basada en el comportamiento del usuario

La integración entre plataformas te permite enfocarte en los usuarios y su comportamiento, ya que todos los datos sobre tus clientes y prospectos están disponibles en un lugar. Puedes proporcionar soporte personalizado a las personas adecuadas, en el momento adecuado, personalizar tu comunicación o campañas. No hay mejor manera de ofrecer una experiencia de cliente omnicanal.

7. Determinación de la rentabilidad de las campañas ejecutadas en diferentes medios

Dado que el cálculo de la rentabilidad de las campañas realizadas está integrado, es más fácil descartar lo que no funciona y optimizar lo que es útil de manera rápida y eficiente.

8. Menos errores

El trabajo manual es propenso a errores; muchos errores pueden ocurrir mientras los empleados mueven datos de un lado a otro a través de varias plataformas. La integración de software reduce la cantidad de datos dispersos y superpuestos. Hace que sea más seguro tomar decisiones basadas en datos.

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