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Plantillas de Cartas de Rechazo

Por mucho que todas las empresas quieran complacer a sus clientes en todo momento, no siempre es posible decir que sí a todas las solicitudes de los clientes. Adoptar la idea de que el cliente siempre tiene la razón hace que sea más difícil descubrir cómo decir no a los clientes sin decepcionarlos o perderlos. Sin embargo, cuando un cliente exige algo que no está disponible, que es irrazonable o simplemente imposible de proporcionar, todos los involucrados en interacciones directas con los clientes deben saber perfectamente cómo decirles que no a los clientes de una manera educada.

Cómo decir no a los clientes sin perder negocio

¿Cómo decir que no a las solicitudes o demandas de los clientes sin hacer que los clientes se enfaden, se sientan frustrados o decepcionados? aquí mostramos algunos conceptos básicos que debes tener en cuenta siempre que tengas que escribir una carta de rechazo a tus clientes o posibles clientes.

  • Replantea el “no” usando un lenguaje positivo, que es la única comunicación que debes usar al escribir una carta de rechazo.
  • Mantén un formato de carta de rechazo simple: muestra aprecio, da la noticia, di por qué, ofrece ayuda, cierra con una nota alta.
  • Utiliza declaraciones de empatía para demostrar que comprendes los sentimientos del  cliente (yo .e. Entiendo totalmente que …, sé lo frustrante que debe ser …, etc. )
  • Proporciona siempre una explicación específica de por qué no puedes cumplir con la solicitud de un cliente (es decir, algo va en contra de la política de la empresa).
  • Afirma tu negativa sin hacer falsas promesas a los clientes (es decir, no te comprometas a implementar una función en un futuro cercano, si realmente no planeas hacerlo).
  • Encuentra la alternativa más cercana, si es posible. Incluso si no funciona para el cliente, aún apreciarán tu esfuerzo.
  • Asegúrate de que un cliente comprenda que estás diciendo que no a su solicitud, no a él personalmente.
  • Si las cosas cambian, comunícate con el cliente para informarle que ahora puedes cumplir con su solicitud.

Cómo decirle que no a un cliente: 7 ejemplos de plantillas de carta de rechazo

Ya sea por temor a una mala reputación, arruinar tu relación con un cliente o perder completamente tu negocio, rechazar las solicitudes de los clientes puede ser un desafío, si no sabes cómo hacerlo de manera profesional. De hecho, aprender a decir que no es una habilidad esencial, especialmente para quienes trabajan en puestos de cara al cliente. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cartas de rechazo estándar que puedes usar (y personalizar) para las interacciones con tus clientes.

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Cómo decir no a una solicitud de función del cliente


Hi [NAME],
Thank you for emailing and bringing this feature to our attention. I could definitely understand how our customers would benefit from it.
Right now, we don’t have anything like that in place, however, we’ve actually heard that request quite a lot, so we’ll possibly implement it very soon. I’ll talk to our development team and find out if that could be added to a future release.
In the meantime, please let me know if there’s anything else that we can help you with and have a great rest of the week!
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Cómo decir no a un cliente que solicita una función que se eliminó


Hi [NAME],
Thanks for reaching out. This feature was removed from our product because it was slowing down the app loading time for most of our customers, including those who never used it. So we are not likely to bring it back any time soon.
I totally understand that it must be frustrating for you to lose a feature you relied on. But if needed, I could recommend you an alternative tool that has it. Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Cómo decirle que no a un cliente que solicita un descuento


Hi [NAME],
Thank you for choosing [COMPANY NAME]. We’re happy that you’ve decided to buy our product and we can’t wait to have you on board!
Regarding your discount request, unfortunately, we won’t be able to offer you a discount at the moment. We believe that our service offers more value for your money and besides, it would be unfair to our other customers if we make an exception.However, we do run promotions sometimes, you can find them on our website at [LINK], or you can subscribe to our monthly newsletter to be up-to-date with our future offerings.
Please let me know if you would like me to add your email to our mailing list.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Cómo decirle que no a un cliente que solicita un reembolso / devolución / cambio

Dear [NAME],
Unfortunately, I’m unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Cómo decirle que no a un cliente que te pide que hagas su trabajo por él

Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Cómo decir no a una reunión con un cliente

Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]

Cómo decir que no al proyecto de un cliente

Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]

Preguntas frecuentes

¿Qué es una carta de rechazo?

Una carta de rechazo es una carta formal para informar al solicitante que no será contratado.

¿Qué dices en la carta de rechazo?

La carta debe resumir brevemente la razón principal para no contratar a un solicitante. La carta debe terminar con una nota de agradecimiento. Además, la carta de rechazo debe enviarse dentro de una semana de la entrevista.

¿Cómo se escribe una buena carta de rechazo?

La carta debe estar dirigida al solicitante y escrita en tercera persona. Debe ser profesional, cortés y breve.

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