Plantillas de Cartas de Rechazo

Por mucho que todas las empresas quieran complacer a sus clientes en todo momento, no siempre es posible decir que sí a todas las solicitudes de los clientes. Adoptar la idea de que el cliente siempre tiene la razón hace que sea más difícil descubrir cómo decir no a los clientes sin decepcionarlos o perderlos. Sin embargo, cuando un cliente exige algo que no está disponible, que es irrazonable o simplemente imposible de proporcionar, todos los involucrados en interacciones directas con los clientes deben saber perfectamente cómo decirles que no a los clientes de una manera educada.

Cómo decir no a los clientes sin perder negocio

¿Cómo decir que no a las solicitudes o demandas de los clientes sin hacer que los clientes se enfaden, se sientan frustrados o decepcionados? aquí mostramos algunos conceptos básicos que debes tener en cuenta siempre que tengas que escribir una carta de rechazo a tus clientes o posibles clientes.

• Replantea el “no” usando un lenguaje positivo, que es la única comunicación que debes usar al escribir una carta de rechazo.
• Mantén un formato de carta de rechazo simple: muestra aprecio, da la noticia, di por qué, ofrece ayuda, cierra con una nota alta.

• Utiliza declaraciones de empatía para demostrar que comprendes los sentimientos del  cliente (yo .e. Entiendo totalmente que …, sé lo frustrante que debe ser …, etc. )

• Proporciona siempre una explicación específica de por qué no puedes cumplir con la solicitud de un cliente (es decir, algo va en contra de la política de la empresa).
• Afirma tu negativa sin hacer falsas promesas a los clientes (es decir, no te comprometas a implementar una función en un futuro cercano, si realmente no planeas hacerlo).
• Encuentra la alternativa más cercana, si es posible. Incluso si no funciona para el cliente, aún apreciarán tu esfuerzo.
• Asegúrate de que un cliente comprenda que estás diciendo que no a su solicitud, no a él personalmente.
• Si las cosas cambian, comunícate con el cliente para informarle que ahora puedes cumplir con su solicitud.

Cómo decirle que no a un cliente: 7 ejemplos de plantillas de carta de rechazo

Ya sea por temor a una mala reputación, arruinar tu relación con un cliente o perder completamente tu negocio, rechazar las solicitudes de los clientes puede ser un desafío, si no sabes cómo hacerlo de manera profesional. De hecho, aprender a decir que no es una habilidad esencial, especialmente para quienes trabajan en puestos de cara al cliente. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cartas de rechazo estándar que puedes usar (y personalizar) para las interacciones con tus clientes.

Cómo decir no a una solicitud de función del cliente

Cómo decir no a un cliente que solicita una función que se eliminó

Cómo decirle que no a un cliente que solicita un descuento

Cómo decirle que no a un cliente que solicita un reembolso / devolución / cambio

Cómo decirle que no a un cliente que te pide que hagas su trabajo por él

Cómo decir no a una reunión con un cliente

Cómo decir que no al proyecto de un cliente