Plantillas de Cartas de Rechazo

Por mucho que todas las empresas quieran complacer a sus clientes en todo momento, no siempre es posible decir que sí a todas las solicitudes de los clientes. Adoptar la idea de que el cliente siempre tiene la razón hace que sea más difícil descubrir cómo decir no a los clientes sin decepcionarlos o perderlos. Sin embargo, cuando un cliente exige algo que no está disponible, que es irrazonable o simplemente imposible de proporcionar, todos los involucrados en interacciones directas con los clientes deben saber perfectamente cómo decirles que no a los clientes de una manera educada.

Cómo decir no a los clientes sin perder negocio

¿Cómo decir que no a las solicitudes o demandas de los clientes sin hacer que los clientes se enfaden, se sientan frustrados o decepcionados? aquí mostramos algunos conceptos básicos que debes tener en cuenta siempre que tengas que escribir una carta de rechazo a tus clientes o posibles clientes.

• Replantea el “no” usando un lenguaje positivo, que es la única comunicación que debes usar al escribir una carta de rechazo.
• Mantén un formato de carta de rechazo simple: muestra aprecio, da la noticia, di por qué, ofrece ayuda, cierra con una nota alta.
• Utiliza declaraciones de empatía para demostrar que comprendes los sentimientos del  cliente (yo .e. Entiendo totalmente que …, sé lo frustrante que debe ser …, etc. )
• Proporciona siempre una explicación específica de por qué no puedes cumplir con la solicitud de un cliente (es decir, algo va en contra de la política de la empresa).
• Afirma tu negativa sin hacer falsas promesas a los clientes (es decir, no te comprometas a implementar una función en un futuro cercano, si realmente no planeas hacerlo).
• Encuentra la alternativa más cercana, si es posible. Incluso si no funciona para el cliente, aún apreciarán tu esfuerzo.
• Asegúrate de que un cliente comprenda que estás diciendo que no a su solicitud, no a él personalmente.
• Si las cosas cambian, comunícate con el cliente para informarle que ahora puedes cumplir con su solicitud.

Cómo decirle que no a un cliente: 7 ejemplos de plantillas de carta de rechazo

Ya sea por temor a una mala reputación, arruinar tu relación con un cliente o perder completamente tu negocio, rechazar las solicitudes de los clientes puede ser un desafío, si no sabes cómo hacerlo de manera profesional. De hecho, aprender a decir que no es una habilidad esencial, especialmente para quienes trabajan en puestos de cara al cliente. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cartas de rechazo estándar que puedes usar (y personalizar) para las interacciones con tus clientes.

Cómo decir no a una solicitud de función del cliente

Cómo decir no a un cliente que solicita una función que se eliminó

Cómo decirle que no a un cliente que solicita un descuento

Cómo decirle que no a un cliente que solicita un reembolso / devolución / cambio

Cómo decirle que no a un cliente que te pide que hagas su trabajo por él

Cómo decir no a una reunión con un cliente

Cómo decir que no al proyecto de un cliente

Preguntas frecuentes

¿Qué es una carta de rechazo?

Una carta de rechazo es una carta formal para informar al solicitante que no será contratado.

¿Qué dices en la carta de rechazo?

La carta debe resumir brevemente la razón principal para no contratar a un solicitante. La carta debe terminar con una nota de agradecimiento. Además, la carta de rechazo debe enviarse dentro de una semana de la entrevista.

¿Cómo se escribe una buena carta de rechazo?

La carta debe estar dirigida al solicitante y escrita en tercera persona. Debe ser profesional, cortés y breve.

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