Mejora tu comunicación por correo electrónico con estos consejos: sé claro, conciso y educado; usa una línea de asunto clara; revisa la ortografía y la gramática; recuerda que los correos electrónicos no son privados; expresa tu punto principal al principio; usa la tecla de respuesta; sé ecológico; evita escribir en mayúsculas; e incluye tu firma.
La comunicación por correo electrónico comenzó en 1971 cuando Ray Tomlinson se envió el primer correo electrónico a sí mismo. Aunque esta tecnología tiene más de 50 años, se envían miles de millones de correos electrónicos cada día. A veces leemos y enviamos más correos electrónicos diariamente que nos encontramos con personas reales. Sin embargo, en la comunicación por correo electrónico cometemos los mismos errores que deberíamos evitar por nuestro propio bien. Entonces, ¿cómo mejorar nuestros correos electrónicos?
A continuación se presentan 10 consejos para una comunicación efectiva por correo electrónico:
La mayoría de las personas tienen muy poco tiempo en el día para leer y responder correos electrónicos. El cuerpo del correo electrónico debe ser informativo y directo. Incluso si estás usando otras alternativas al correo electrónico, tu destinatario apreciará mensajes cortos y claros. Considera usar puntos de viñeta o escribir un correo electrónico separado para cada tema que necesites comunicar con alguien.
Recuerda: Los correos electrónicos largos agotan la energía de las personas.
A menos que tengas una buena relación con alguien, evita el lenguaje informal, la jerga, el argot y las abreviaturas inapropiadas. Piensa en cómo se “siente” emocionalmente tu correo electrónico. Si tus emociones podrían ser malinterpretadas, encuentra otra forma de expresar tus palabras. Sé amable, respetuoso y agradecido.
¿Quieres saber cuándo usar un tono casual, formal, serio o amable?
Sobre la base de una línea de asunto, las personas deciden si abrir un correo electrónico o no. Muchas personas reciben una gran cantidad de correos electrónicos, es importante describir lo que el lector encontrará dentro. Tu bandeja de entrada del destinatario hace la primera limpieza para ellos. Y los mensajes sin línea de asunto se consideran correos electrónicos malos y, por lo tanto, se reenvían al spam.
Esta es una forma fácil de demostrar que te importa. Intenta leer tu mensaje en voz alta para ayudarte a detectar cualquier error gramatical o frase incómoda que de otro modo podrías pasar por alto.
Tu mensaje podría ser reenviado a otras personas sin tu conocimiento. Si tu información es altamente confidencial, asegúrate de que llegue a la persona correcta.
Si estás respondiendo una pregunta en el correo electrónico de alguien, pon la respuesta cerca del principio. A la mayoría de las personas no les gusta leer párrafos largos para obtener el punto principal al final del mensaje.
Incluye el mensaje anterior cuando estés respondiendo un correo electrónico. No inicies un nuevo correo electrónico. Esta práctica te ahorra tiempo y el tiempo de tu destinatario.
Evita imprimir correos electrónicos siempre que sea posible. Podrás mantener tus comunicaciones mejor organizadas y además ahorrar árboles.
No uses todas las mayúsculas, implica gritar. También es MÁS DIFÍCIL DE LEER las letras mecanografiadas que son todas del mismo tamaño, así que dale un respiro a tus lectores.
No te escondas detrás de un correo electrónico e incluye tu nombre. Cierra tu mensaje con “Atentamente”, “, “Saludos”, " o “Lo mejor”, " dependiendo de la situación. No olvides escribir el nombre de una empresa bajo tu nombre o compartir tu tarjeta de presentación digital.
Date cuenta de que una vez que tu mensaje se envía, es imposible recuperarlo. Al enviar el mensaje incorrecto a alguien, puedes dañar y arruinar tu negocio o carrera. Siempre verifica dos veces tu mensaje y la línea de destinatario antes de enviar cualquier correo electrónico. También es una buena idea crear una nueva cuenta de correo electrónico dedicada a la divulgación y comunicaciones con clientes.
Comparte este artículo
Daniel supervisa el marketing y las comunicaciones en LiveAgent como miembro del círculo interno de producto y de la alta dirección de la empresa. Anteriormente ocupó varios puestos directivos en marketing y comunicación con clientes. Es reconocido como uno de los expertos en IA y su integración en el entorno de servicio al cliente.
El correo electrónico es uno de los canales de comunicación empresarial más comunes. Una comunicación efectiva por correo electrónico ayuda a construir relaciones profesionales, asegura una comprensión clara de los mensajes y mejora la satisfacción y retención de clientes.
Un correo electrónico claro y conciso debe tener un propósito específico, usar un lenguaje simple, evitar detalles innecesarios y llegar al punto principal rápidamente. Usa párrafos cortos y puntos de viñeta cuando sea apropiado para mejorar la legibilidad.
La línea de asunto es crucial ya que determina si los destinatarios abrirán tu correo electrónico. Una línea de asunto clara y descriptiva ayuda a los destinatarios a entender el propósito del correo electrónico e incrementa la probabilidad de que tu mensaje sea leído y no marcado como spam.
Siempre verifica tu mensaje para detectar errores de ortografía y gramática, verifica que la dirección de correo electrónico del destinatario sea correcta, revisa el tono para asegurar que coincida con tu intención, y lee el correo electrónico en voz alta para detectar cualquier frase incómoda o error.
Usa una firma de correo electrónico profesional con tu nombre e información de contacto, mantén un tono respetuoso y cortés, evita lenguaje informal y jerga, usa gramática y ortografía correctas, y mantén tus correos electrónicos organizados con un formato claro.
Mejora tus habilidades de networking con las plantillas de correo electrónico de LiveAgent y consejos. Aprende a redactar líneas de asunto y mensajes convincent...
Descubre consejos y plantillas para empezar correos electrónicos profesionales con saludos y aperturas apropiados para diversos contextos empresariales. Mejora ...
Descubre 10 plantillas de email marketing personalizables para potenciar la captación y retención de clientes. Ahorra tiempo y aumenta el ROI con emails predise...
Únase a nuestra comunidad de clientes satisfechos y ofrezca un excelente soporte con LiveAgent.
