Plantillas de correo electrónico RSVP
Planificar un evento, ya sea en persona o en línea , requiere mucho tiempo y esfuerzo. Necesitas encontrar un lugar (ya sea una ubicación física o un host / plataforma de Internet), asegurar oradores y / o expositores, elaborar un horario y crear una estrategia de marketing para llegar al mayor número de personas posible, entre muchas otras tareas.
El último punto es particularmente importante porque hay una cosa que absolutamente todo evento necesita para tener éxito, y son los invitados. Esto significa que es absolutamente esencial enviar un correo electrónico de invitación a un evento bien pensado a su audiencia para que la mayor cantidad de personas posible “répondez s’il vous plaît” (RSVP) o “por favor responda” a confirmar su asistencia .
Cómo crear un correo electrónico de confirmación de asistencia eficaz
Hay varios elementos de un correo electrónico de invitación que contribuirán a que tengas éxito en la obtención de confirmaciones de asistencia:
- Nombre del remitente del correo electrónico: si los destinatarios no saben de quién es una invitación, es poco probable que confirmen su asistencia, así que configura el nombre del remitente como el de la empresa o utiliza un nombre personal e incluye el nombre de la empresa en el asunto.
- Logotipo del encabezado: esto puede recordarle al lector de quién es el mensaje en caso de que pierda el nombre del remitente. Además, incluirlo en un lugar destacado en los correos electrónicos de invitación puede ayudar a crear conciencia de marca.
- Identidad de marca: el uso de colores, fuentes, imágenes y estilo de la empresa consistentes (así como el logotipo del encabezado) en todas sus comunicaciones también ayudará a generar conciencia y confianza que, a su vez, pueden aumentar el ROI a largo plazo de tus eventos debido a muchos RSVP.
- Vista previa del texto: utiliza la “línea de subasunto” para captar la atención de su audiencia.
Firma a pie de página: termina tu correo electrónico de confirmación de asistencia de la misma manera que empezó, con el nombre, el logotipo y los colores de tu marca, así como con enlaces a tu sitio web y a los perfiles de medios sociales para tener una oportunidad extra de persuadir a los destinatarios para que asistan a tu evento.
Líneas de asunto del correo electrónico de RSVP
- ¡Únase a nosotros en la próxima [empresa] [conferencia / seminario web]!
- No se lo pierda, confirme su asistencia a nuestro evento [asunto] ahora
- ¿Nos vemos en el [nombre del evento] la próxima [semana / mes]?
- Todo el mundo habla de los premios [nombre] …
- Marque su calendario para el evento de formación de equipos de [empresa]
- ¡Estás invitado a divertirte [mañana / tarde / día] fuera del trabajo!
Plantillas de correo electrónico RSVP
Plantilla 1 de correo electrónico RSVP – invitación a conferencia / seminario web
Hi [name],
The next [company] [weekly/monthly/annual] [conference/webinar] will take place on [date].
With a great list of speakers covering a range of [subject]-related topics, we’re sure that this event will be our most rewarding yet.
There will be presentations that you won’t want to miss from:
Speaker 1
Speaker 2
Speaker 3…
For more information, including a full schedule, visit the dedicated [conference/webinar[ website here [link].
Don’t forget to confirm your attendance in advance in order to receive your [event pass/link to video stream]:
[RSVP]
Best wishes,
The [company] team
Plantilla de correo electrónico RSVP 2 – invitación al evento de premios
Dear [name],
As a valued [customer/team member], you are hereby cordially invited to celebrate the [name of the ceremony] awards with us at [location] on [date].
You can expect a great evening with [activity] and [food/drink] besides the awards ceremony itself, so it promises to be an exciting event!
There will be awards for multiple categories in the field of [subject], including:
Awards category 1
Awards category 2
Awards category 3…
For more details about the event, including a full list of nominees and categories, visit the event’s website [link].
We hope to see you there! All you need to do is RSVP by clicking on the button below:
[Confirm your attendance]
Kind regards,
[Name] from [company]
Plantilla de correo electrónico RSVP 3 – invitación al evento de formación de equipos
Hey [name],
The [company] team has been busy planning our [quarterly/bi-annual/annual] team-building with the hope of making this event our most successful so far!
On [date] at [time] all [department] staff are invited to leave their work for [period] to get to know each other better whilst taking part in some fun activities, such as:
Activity 1
Activity 2
Activity 3…
There will be no formal dress code for the day, so feel free to wear casual clothes for a more comfortable [morning/afternoon/day]. If you have any questions, don’t hesitate to get in touch with us.
We look forward to seeing you there! Just RSVP [link] beforehand so we can accommodate the correct number of attendees.
Best, [company] HR staff
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Frequently asked questions
¿Qué longitud debe tener un correo electrónico RSVP?
Al igual que con la mayoría de los tipos de correos electrónicos, las invitaciones a eventos deben ser breves y sencillas para mantener la atención y el interés del lector. Ve al grano con los detalles importantes del evento, como la fecha, la ubicación y los oradores / expositores / actividades clave, mientras animas a las personas a asistir al mismo tiempo. ¡No olvides incluir la importante llamada a la acción (CTA) para realizar la reserva real!
¿Qué debe contener un correo electrónico RSVP?
Si bien el copy de los correos electrónicos de invitación debe ser funcional, como se describe anteriormente, también debe ser lo suficientemente interesante como para convencer a los destinatarios de que confirmen su asistencia a su evento. El correo electrónico también debe contener detalles sobre dónde y cuándo se llevará a cabo mientras se describen los beneficios de asistir al evento. Puedes hacer esto considerando lo que tu audiencia está buscando en tal evento. Haz que suene lo suficientemente interesante como para convencerlos de que asistan mientras se enfoca en los puntos de venta únicos. Una vez más, no olvides la llamada a la acción RSVP.
¿Debo usar texto sin formato para un correo electrónico de RSVP?
Una imagen realmente dice mil palabras, particularmente cuando se describen aspectos como la ubicación y el lugar de lo que debería ser un evento emocionante. Es probable que los medios enriquecidos, como las imágenes y los videos, alienten a los destinatarios a confirmar su asistencia más que cualquier cosa que pueda escribir, por lo que la respuesta a esta pregunta es esencialmente un “no” firme.
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