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Planificar un evento, ya sea presencial u online, requiere mucho tiempo y esfuerzo. Necesitas encontrar un lugar (ya sea una ubicación física o un anfitrión/plataforma de internet), asegurar oradores y/o expositores, crear un cronograma y desarrollar una estrategia de marketing para llegar a la mayor cantidad de personas posible, entre muchas otras tareas.
El último punto es particularmente importante porque hay una cosa que absolutamente todo evento necesita para tener éxito, y eso son invitados. Esto significa que es absolutamente esencial enviar un correo electrónico de invitación a evento bien pensado a tu audiencia para lograr que la mayor cantidad de personas posible “répondez s’il vous plaît’ (RSVP) o “por favor responde” para confirmar su asistencia.
Los RSVP deben ser parte de un correo electrónico de confirmación de seminario web u otros mensajes de confirmación relacionados con cualquier evento presencial u online.
Hay varios elementos de un correo electrónico de invitación que contribuirán a hacerlo exitoso en la obtención de RSVP:
Nombre del remitente del correo electrónico – si los destinatarios no saben de quién es una invitación, es poco probable que respondan, así que establece el nombre del remitente al de la empresa o usa un nombre personal e incluye el nombre de la empresa en la línea de asunto en su lugar.
Logo del encabezado – esto puede recordar al lector quién envía el mensaje si llega a perder el nombre del remitente. Además, destacarlo en tus correos electrónicos de invitación puede ayudar a construir conciencia de marca.
Identidad de marca – usar colores, fuentes, imágenes y estilo consistentes de la empresa (así como el logo del encabezado) en toda tu comunicación también ayudará a construir conciencia y confianza que, a su vez, puede aumentar el ROI a largo plazo de tus eventos debido a muchos RSVP.
Texto de vista previa – aprovecha la “línea de asunto secundaria” para captar la atención de tu audiencia.
Firma de pie de página – termina tu correo electrónico RSVP de la manera en que comenzó, con el nombre, logo y colores de tu marca, así como enlaces a tu sitio web y perfiles de redes sociales para una oportunidad adicional de persuadir a los destinatarios a asistir a tu evento.
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Hola [nombre],
La próxima [conferencia/seminario web] [semanal/mensual/anual] de [empresa] tendrá lugar el [fecha].
Con una gran lista de oradores que cubren una variedad de temas relacionados con [tema], estamos seguros de que este evento será el más gratificante hasta ahora.
Habrá presentaciones que no querrás perderte de:
Para más información, incluyendo un cronograma completo, visita el sitio web dedicado a la [conferencia/seminario web] aquí [enlace].
No olvides confirmar tu asistencia con anticipación para recibir tu [pase del evento/enlace a transmisión en vivo]:
[RSVP]
Saludos cordiales, El equipo de [empresa]
Estimado [nombre],
Como [cliente/miembro del equipo] valorado, por este medio te invitamos cordialmente a celebrar los premios [nombre de la ceremonia] con nosotros en [ubicación] el [fecha].
Puedes esperar una excelente velada con [actividad] y [comida/bebida] además de la ceremonia de premios en sí, ¡así que promete ser un evento emocionante!
Habrá premios para múltiples categorías en el campo de [tema], incluyendo:
Para más detalles sobre el evento, incluyendo una lista completa de nominados y categorías, visita el sitio web del evento [enlace].
¡Esperamos verte allí! Todo lo que necesitas hacer es RSVP haciendo clic en el botón de abajo:
[Confirma tu asistencia]
Saludos cordiales, [Nombre] de [empresa]
Hola [nombre],
El equipo de [empresa] ha estado ocupado planificando nuestro team building [trimestral/bianual/anual] con la esperanza de hacer de este evento el más exitoso hasta ahora.
El [fecha] a las [hora] todo el personal de [departamento] está invitado a dejar su trabajo durante [período] para conocerse mejor mientras participa en algunas actividades divertidas, tales como:
No habrá código de vestimenta formal para el día, así que siéntete libre de usar ropa casual para una [mañana/tarde/día] más cómoda. Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Esperamos verte allí! Solo RSVP [enlace] con anticipación para que podamos acomodar el número correcto de asistentes.
Saludos, Personal de RRHH de [empresa]
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