El correo electrónico se ha convertido en una parte integral de la correspondencia empresarial y, a menudo, es el modo de comunicación preferido para muchas organizaciones. Sin embargo, a medida que el volumen de correos aumenta, gestionarlos de manera efectiva se vuelve cada vez más desafiante. El tiempo y el esfuerzo requeridos pueden ser abrumadores, y los mensajes importantes pueden perderse entre el desorden.
El software de gestión de correo electrónico está diseñado para ayudar a personas y organizaciones a gestionar su comunicación por correo brindando herramientas que optimizan el proceso. En este artículo exploraremos la importancia del correo en la comunicación empresarial, los retos de gestionarlo eficazmente y el papel del software de gestión de correo en superar estos desafíos. Las herramientas de automatización reducen tareas repetitivas, permitiendo que los equipos se enfoquen en resolver incidencias de clientes de manera efectiva.
¿Qué es un software de gestión de correo electrónico?
El software de gestión de correo electrónico optimiza la comunicación por correo para individuos y organizaciones con funciones como filtrado, organización, automatización de soporte y analíticas. Estas plataformas priorizan los correos, automatizan respuestas y rastrean métricas como tasas de apertura y clics. Algunos incluyen sistemas avanzados de tickets para mayor productividad. El objetivo es ahorrar tiempo y esfuerzo mejorando la comunicación.
¿Cuáles son los tipos de software de gestión de correo electrónico?
Clientes de correo independientes
Estas aplicaciones de escritorio permiten enviar, recibir y organizar correos. Los clientes descargan y almacenan los mensajes en el ordenador, permitiendo acceder a ellos sin conexión. Ejemplos incluyen Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird y Apple Mail.
Posibles casos de uso: Profesionales que usan un cliente independiente para gestionar correos, calendarios y contactos incluso sin conexión a Internet.
Las herramientas de gestión de correo organizan diferentes tipos de emails, como consultas, comentarios y escalados, para una mayor eficiencia del flujo de trabajo. Listas de contactos bien organizadas permiten personalizar la comunicación y mejorar la eficacia de las campañas.
Servicios Webmail
Los servicios webmail son plataformas de correo basadas en web que permiten acceder a los correos desde un navegador. Estos almacenan los mensajes en un servidor remoto y brindan acceso desde cualquier dispositivo con Internet. Una vez registrada la dirección, los emails llegan directamente a la bandeja de entrada, asegurando comunicación oportuna.
Ejemplos incluyen Gmail, Yahoo Mail y Outlook.com.
El caso de uso más común sería freelancers ingresando a un webmail para acceder a sus correos personales y profesionales desde cualquier dispositivo.
Software de mesa de ayuda y soporte al cliente
El software de soporte y mesa de ayuda está diseñado para gestionar interacciones de atención al cliente, incluidos los correos. Suelen incluir sistemas de tickets, gestión de base de conocimientos y respuestas automáticas. Las herramientas de gestión de correo para atención simplifican la organización, priorización y automatización de respuestas a consultas.
Ejemplos: LiveAgent, Zendesk, Freshdesk y Help Scout.
Casos de uso potenciales: Una empresa ecommerce usando una mesa de ayuda para gestionar consultas y solicitudes, asegurando comunicación eficiente y experiencia positiva.
Herramientas de colaboración por correo
Permiten que los equipos trabajen juntos en tareas relacionadas con el correo, como bandejas compartidas, asignación de tareas y discusiones internas. Ayudan a agilizar la comunicación y mejorar la productividad. Ejemplos: Front, Hiver y Loop Email.
Optimizar tareas repetitivas, como clasificar y etiquetar emails, permite a los equipos de soporte manejar mayores volúmenes eficazmente. Centralizar correos internos asegura que la comunicación del equipo sea organizada y eficiente.
Un posible caso de uso: equipos de marketing y ventas gestionando una bandeja compartida, asignando tareas y discutiendo estrategia, asegurando colaboración fluida y gestión eficiente. Integrar una herramienta colaborativa puede incrementar la productividad y el éxito de los proyectos.
Una estrategia fuerte de email marketing, combinada con herramientas eficientes de gestión, garantiza comunicación personalizada y oportuna.
Software de email marketing y automatización
Ayuda a crear, enviar y rastrear campañas segmentadas. Suele incluir plantillas, segmentación de listas y analíticas de desempeño. Una campaña bien diseñada puede aumentar el compromiso y las ventas.
Analíticas detalladas permiten rastrear tiempos de respuesta, tasas de apertura y métricas de satisfacción.
Ejemplos: Mailchimp, Constant Contact y Brevo (antes Sendinblue).
Las plataformas con funciones integrales cubren desde pequeñas empresas hasta grandes corporativos.
Caso de uso: Propietarios de pequeños negocios usando el software para newsletters, promociones e invitaciones a eventos, manteniendo informados y comprometidos a sus clientes.
¿Cuáles son las características clave del software de gestión de correo electrónico?
Funciones como integración multicanal, analíticas y automatización hacen que estas plataformas sean esenciales para los negocios.
Bandeja centralizada
Una bandeja centralizada consolida todas las comunicaciones en una sola interfaz fácil de gestionar. La bandeja universal de LiveAgent reúne correos de múltiples direcciones, permitiendo gestionarlos de forma fluida y eficiente. Esto optimiza el flujo de trabajo y mejora los tiempos de respuesta y la satisfacción del cliente.
Además, pestañas múltiples de tickets/correos facilitan alternar entre conversaciones sin perder contexto ni detalles críticos.
Categorización y etiquetado de correos
Categorizar y etiquetar eficazmente es clave para agilizar el trabajo y que los miembros del equipo encuentren fácilmente la información. LiveAgent permite clasificar por departamentos y responsabilidades, facilitando la asignación y transferencia. Esto eleva la productividad y permite trabajar de forma efectiva.
Las etiquetas ayudan a organizar y localizar emails, y las notas internas permiten compartir comentarios privados entre miembros, fomentando la colaboración y la comunicación interna.
Las herramientas de gestión etiquetan y asignan correos internos a los miembros adecuados. Plataformas de atención al cliente como estas aseguran respuestas rápidas y eficientes.
Priorización y filtrado de correos
Gestionar grandes volúmenes puede ser abrumador; por eso, la priorización y filtrado son esenciales. Con reglas automáticas, puedes priorizar y filtrar según criterios específicos, atendiendo primero lo urgente y enfocando al equipo en lo más relevante.
Optimizar flujos con automatización incrementa la productividad, permitiendo gestionar mayores volúmenes. Además, el monitoreo de SLA ayuda a mantener estándares de calidad, asegurando respuestas y resoluciones rápidas.
Búsqueda y recuperación
Las capacidades de búsqueda y recuperación permiten localizar rápidamente información esencial. Las funciones de LiveAgent facilitan este proceso. Además, los reportes y estadísticas brindan insights para identificar mejoras y optimizar la gestión. Puedes usar estos datos para la mejora continua y el rendimiento del equipo.
Plantillas de correo
Plantillas personalizables, mensajes predefinidos y respuestas rápidas ayudan a mantener consistencia y profesionalismo ahorrando tiempo. La integración de hilos en las plantillas mejora la organización y acceso de la comunicación.
Estas herramientas permiten responder consultas frecuentes con mayor eficiencia, enfocando el equipo en temas complejos y brindando excelente atención. Las respuestas rápidas agilizan la atención y aseguran coherencia.
Colaboración y gestión de equipos
La colaboración efectiva es esencial para un servicio excepcional. LiveAgent incorpora funciones para lograrlo. La detección de colisiones evita que varios trabajen el mismo email, reduciendo confusiones y asegurando respuestas coherentes.
Las charlas y llamadas internas permiten comunicarse rápidamente, mientras que las notas privadas y la base de conocimientos interna promueven el intercambio de información. El almacenamiento ilimitado asegura espacio para toda la información relevante.
Integrar sistemas de gestión de correo con herramientas de automatización de marketing optimiza campañas y mejora la conversión de leads.
Integración con aplicaciones de terceros
La integración fluida con otras aplicaciones es vital para optimizar flujos y mejorar la productividad. LiveAgent ofrece muchas integraciones, facilitando conectar con herramientas y plataformas, incluso apps móviles dedicadas.
De este modo, puedes acceder a un conjunto integral de herramientas para gestionar correos y ofrecer un servicio excepcional.
Las plataformas de gestión mejoran la productividad con funciones como etiquetas, priorización y recordatorios de seguimiento.
¿Cuáles son los beneficios de usar software de gestión de correo electrónico?
Las plataformas de gestión se han vuelto esenciales para optimizar la comunicación y organización. Gestionar, categorizar y proteger tus datos es cada vez más importante ante el aumento diario de emails recibidos.
Los especialistas en email marketing aprovechan las analíticas para rastrear aperturas, clics y conversiones.
El software ofrece múltiples beneficios: mejora la productividad, optimiza la colaboración, incrementa la seguridad y conduce a una mayor satisfacción del cliente. Veamos cómo estos beneficios ayudan a mantener la organización y eficiencia.
Responder a tiempo mejora la satisfacción y genera confianza en tu marca.
Mayor productividad y gestión del tiempo
El software ayuda a ahorrar tiempo automatizando tareas como clasificar, categorizar y archivar emails. Al reducir la gestión manual, puedes enfocarte en tareas importantes y mejorar tu eficiencia.
La comunicación oportuna es clave para resolver problemas y mantener relaciones positivas. Además, las plantillas personalizables ayudan a crear respuestas coherentes y profesionales.
Funciones como filtros inteligentes, acciones masivas y plantillas reducen significativamente el tiempo en tareas repetitivas. Respuestas automáticas y priorización permiten responder rápidamente a emails urgentes.
El software automatiza tareas rutinarias como etiquetar, ordenar y programar, permitiendo que los agentes se enfoquen en la satisfacción del cliente. Funciones como segmentación y automatización son invaluables para quienes buscan mejorar el alcance en marketing.
Colaboración y comunicación optimizadas
El software facilita la colaboración al permitir que varios miembros gestionen hilos en conjunto. Las bandejas compartidas aseguran que nadie quede sin atender.
Las herramientas de gestión aumentan la productividad del agente al reducir tareas repetitivas y mejorar la colaboración. Este enfoque reduce tiempos de respuesta y asegura que todos estén alineados.
Filtrar correos no importantes permite enfocarse en las consultas prioritarias y mejorar la eficiencia.
Mejor organización y categorización
Una de las principales ventajas es categorizar y organizar los emails según reglas y filtros definidos por el usuario. En software como Clean Email, los mensajes se clasifican automáticamente en carpetas, facilitando la gestión.
Las plantillas prediseñadas permiten responder rápido manteniendo los estándares de comunicación.
Puedes crear carpetas para proyectos o clientes, y usar etiquetas, marcas y banderas para mantener la bandeja ordenada.
El uso de plantillas personalizables permite mantener la coherencia de marca y responder a preocupaciones específicas.
Mayor seguridad y protección de datos
El software de gestión para atención al cliente proporciona funciones robustas para proteger los datos ante amenazas como spam, phishing y malware. Muchos incluyen cifrado y medidas avanzadas de protección, garantizando la privacidad. Además, filtros antispam configurables brindan mayor control.
Mejor soporte y satisfacción del cliente
Con el software adecuado, los equipos de soporte pueden responder mejor y más rápido a las consultas. Funciones como respuestas automáticas, plantillas y bandejas compartidas facilitan una atención eficiente.
Las plantillas prediseñadas son especialmente útiles para preguntas frecuentes, asegurando coherencia y eficiencia.
Esto conduce a mayor satisfacción y mejor experiencia. Gestionar eficazmente el correo del cliente permite resolver consultas rápidamente y mejorar la satisfacción. Las herramientas de gestión ayudan con paneles organizados y notificaciones en tiempo real. Además, las plantillas personalizables ahorran tiempo y permiten respuestas personalizadas.
¿Cómo elegir el software de gestión de correo electrónico adecuado para tu empresa?
Elegir el software adecuado mejora la eficiencia y asegura que ningún mensaje quede sin respuesta. Ante tantas opciones, puede resultar abrumador seleccionar la más adecuada para tus necesidades, incluyendo la gestión de campañas y automatización.
Aquí te explicamos los pasos a seguir: evaluar tus necesidades, revisar funciones y capacidades, comparar precios y soporte, considerar la reputación del proveedor y probar el software.
Evalúa características y capacidades
Con tus necesidades claras, revisa las funciones de las distintas soluciones. Busca herramientas con categorización, automatización, bandejas compartidas y medidas de seguridad.
Optimizar los asuntos en campañas incrementa la tasa de apertura y el engagement. Considera necesidades específicas de integración o personalización. Comparar características te ayudará a elegir la mejor opción.
Las herramientas avanzadas permiten resolver incidencias más rápido mediante acceso a historiales y contexto.
Compara precios y soporte
El coste suele ser un factor importante. Compara los planes, número de usuarios, capacidad de almacenamiento y funciones extra. Además, considera el nivel de soporte: atención 24/7, base de conocimientos, recursos de formación, etc. Así encontrarás una solución adecuada a tu presupuesto y necesidades.
Considera la reputación del proveedor y opiniones
Es crucial investigar la reputación de los proveedores. Busca testimonios y reseñas para conocer experiencias de otros usuarios e identificar posibles problemas o limitaciones. Un proveedor confiable garantiza una adopción fluida.
Haz una prueba o demo
Antes de comprometerte, solicita una prueba o demo para evaluar la solución en tu entorno real. Así podrás comprobar si cubre tus necesidades, la facilidad de uso y el desempeño general.
En esta etapa, pon especial atención al manejo de correos entrantes, aspecto crucial de tu flujo diario. Una prueba práctica ofrece información valiosa para tomar la mejor decisión.
Los 20 mejores software de gestión de correo electrónico
1. LiveAgent
LiveAgent es un software de mesa de ayuda que facilita la comunicación con clientes de forma fácil y eficiente. Proporciona herramientas y funciones para responder rápidamente en múltiples plataformas, incluido el correo. Aunque no es exclusivamente un software de gestión de correo, sus funciones de ticketing y respuesta lo hacen valioso para el soporte. Ofrece chat en vivo, soporte telefónico e integración con redes sociales, creando un centro unificado para la comunicación.
Recomendado para: Pequeñas y medianas empresas que requieren soporte eficiente y comunicación multicanal. Sus analíticas proporcionan insights sobre desempeño y satisfacción, y la asignación de tareas ayuda a distribuir la carga de trabajo.
Características clave:
- Soporte omnicanal: Administra email, chat, llamadas y redes sociales desde un solo panel
- Bandejas compartidas: Colabora con tu equipo en tiempo real
- Automatización y reglas: Personaliza reglas para categorizar, etiquetar y dirigir mensajes
- Base de conocimientos y autoservicio: Los clientes pueden encontrar respuestas de forma autónoma
- Reportes y analíticas: Monitorea desempeño y métricas clave
Ventajas:
- Bandeja unificada para varios canales
- Personalización del flujo de trabajo
- Integración fluida con otras plataformas
- Funcionalidad departamental avanzada
- Visión global de proyectos
Desventajas:
- Retos con ciertas opciones de integración
- Soporte al cliente en la UE puede afectar tiempos de respuesta
- Interfaz compleja con curva de aprendizaje
- App móvil menos intuitiva
Precios:
- Gratis: Plan para siempre con 1 botón de chat, 7 días de historial y soporte por email
- Small: $15/agente/mes; incluye soporte por tickets, SLA, automatización y reportes
- Medium: $29/agente/mes; añade chat en vivo, invitaciones y monitoreo de visitantes
- Large: $49/agente/mes; añade soporte telefónico, redes sociales, videollamada y reportes avanzados
- Enterprise: $69/agente/mes; añade facturación personalizada y canales asistidos
Prueba gratuita: Sí, 30 días gratis.
2. Gmail
Gmail es un servicio de correo desarrollado por Google. Ofrece bandeja potente, protección antispam y filtros automáticos. Se integra con otros productos Google. Permite personalizar la bandeja y usar la app móvil. Con más de 1.500 millones de usuarios, es una de las plataformas más usadas.
Recomendado para: Personas y empresas que requieren un gestor eficiente y fiable, con potentes funciones de búsqueda e integración con Google Workspace.
Características clave:
- Búsqueda potente: Busca emails rápidamente
- Etiquetas, filtros y categorías: Organiza tu bandeja
- Integración con Workspace: Google Drive, Calendar, Meet, etc.
- Deshacer envío: Cancela el envío unos segundos después
- Modo confidencial: Seguridad extra para información sensible
Ventajas:
- Interfaz intuitiva
- Filtros y seguridad eficaces
- Compatibilidad con apps de terceros
- Conexión con Google Classroom
- Carpetas personalizables
Desventajas:
- Opciones de personalización limitadas
- Algoritmos pueden clasificar mal algunos mensajes
- Dificultad para encontrar la carpeta spam
- Muchos emails acaban en spam
Precios:
- Gratis: Gmail básico, 15 GB de almacenamiento
- Workspace Business Starter: $6/usuario/mes; 30 GB por usuario
- Workspace Business Standard: $12/usuario/mes; 2 TB y funciones avanzadas
- Workspace Business Plus: $18/usuario/mes; 5 TB y seguridad avanzada
- Workspace Enterprise: Consultar precios; almacenamiento ampliable y soporte premium
Prueba gratuita: Sí, 14 días.
3. SMTP2GO
SMTP2GO es un software que simplifica el envío y seguimiento de correos. Ofrece informes avanzados y una interfaz amigable. Útil tanto para individuos como empresas, especialmente para envíos masivos.
Recomendado para: Cualquiera que dependa del correo. Ideal para envíos a gran escala asegurando la entrega y evitando la carpeta spam. Mejora la fiabilidad y seguridad.
Características clave:
- Multi data center
- Informes visuales
- Herramientas de prueba de email
- Detección de spamtrap
- Seguimiento de rebotes/spam
- Mensajes SMS
Ventajas:
- Entrega fiable
- API para desarrolladores
- Interfaz sencilla
- Plan gratuito generoso
Desventajas:
- Lento con grandes volúmenes
- Informes mejorables
- Falta de soporte multilingüe
Precios:
- Gratis: 0$/mes; 1.000 emails/mes, 5 días de informes, soporte por ticket
- Profesional: $75/mes; 30 días de informes, soporte ampliado, IP dedicada, pruebas y SMS
- Premier: Precio personalizado; para envíos empresariales
Prueba gratuita: No para planes de pago.
4. Microsoft 365
Microsoft 365 es un paquete en la nube con herramientas de productividad y comunicación. Outlook ofrece bandeja personalizable, protección antispam e interfaz intuitiva. Incluye Teams para colaboración en tiempo real.
Recomendado para: Mejorar la gestión de correos y productividad manteniendo calidad. Ideal para empresas de todos los tamaños que buscan una suite integral.
Características clave:
- Outlook: Gestión de correo, calendario y contactos
- Integración con apps de Microsoft 365: Teams, OneDrive, SharePoint
- Bandeja Prioritaria: Clasifica automáticamente los correos importantes
- Reglas y automatización: Organiza y categoriza mensajes
- Seguridad avanzada: Cifrado, filtrado y protección
Ventajas:
- Suite integral combinando correo y apps
- Integración fluida entre herramientas
- Seguridad robusta
- Versatilidad y acceso remoto
Desventajas:
- Interfaz de Outlook puede ser abrumadora
- Integración limitada con apps externas
- Confusión con funciones nuevas
- Lentitud y cierres ocasionales
- Problemas recurrentes tras actualizaciones
Precios:
- Business Basic: $6/usuario/mes; apps web y Teams
- Business Standard: $12,50/usuario/mes; apps de escritorio y web, Teams, apps empresariales
- Business Premium: $22/usuario/mes; añade seguridad y gestión de dispositivos
Prueba gratuita: Sí, 30 días.
5. MailerLite
MailerLite ofrece herramientas para ayudar a crecer la lista de correos y enviar emails atractivos. Incluye automatización para campañas segmentadas y se integra con otras plataformas.
Recomendado para: Pequeños negocios, bloggers y freelancers que necesitan una plataforma asequible y fácil para campañas.
Características clave:
- Editor drag-and-drop
- Flujos de automatización
- Pruebas A/B
- Landing pages y popups
- Integración con ecommerce
Ventajas:
- Plan gratuito y pruebas
- Precios asequibles
- Interfaz amigable
- Soporte eficaz
- Resolución rápida de problemas
Desventajas:
- Falta de soporte de idiomas
- Plantillas limitadas para landing pages
- Problemas con formularios y enlaces
- Fallos ocasionales
Precios:
- Gratis: hasta 1.000 suscriptores, 12.000 emails y automatización
- $9/mes: hasta 1.000 suscriptores, plantillas y sitios ilimitados
- $19/mes: hasta 2.500 suscriptores
- Personalizado: para más de 100.000, IP dedicada y asesoría
Prueba gratuita: Sí, 30 días en planes de pago.
6. Omnisend
Omnisend es una plataforma de automatización de marketing para ecommerce, abarcando email, SMS y redes sociales.
Recomendado para: Ecommerce de cualquier tamaño, especialmente para campañas multicanal.
Características clave:
- Campañas de email
- Flujos ecommerce predefinidos
- Datos de compras y comportamiento
- Landing pages
- Reportes de campañas y automatización
- Marketing omnicanal
Ventajas:
- Potenciadores de campañas
- Automatización SMS integrada
- Reduce tareas manuales
- Automatización basada en comportamiento
Desventajas:
- Opciones de personalización limitadas
- Fallos ocasionales
- Puede ser complejo de usar
- Visualización móvil inconsistente
Precios:
- Gratis: hasta 250 contactos, 500 emails/mes, 60 SMS
- Standard: desde $16/mes; hasta 500 contactos, 6000 emails
- Pro: desde $59/mes; emails ilimitados, SMS y soporte prioritario
Prueba gratuita: Sí.
7. Clean Email
Clean Email es un servicio online para limpiar, organizar y gestionar bandejas de entrada, permitiendo darse de baja, filtrar, automatizar y priorizar la privacidad y seguridad.
Recomendado para: Personas con altos volúmenes de correo, profesionales, entusiastas de la productividad o cuentas múltiples.
Características clave:
- Unsubscriber: Baja masiva de listas
- Auto Clean: Automatiza clasificación, borrado y archivado
- Screener: Solo remitentes aprobados
- Sugerencias de limpieza: Consejos personalizados
- Carpetas inteligentes: Organización por compras, avisos, etc.
Ventajas:
- Filtros personalizables
- Automatización avanzada
- Compatible con proveedores IMAP
- Resalta lo esencial
- Disponible en Mac, iOS, Android y web
Desventajas:
- Sin app para Windows
- No gestiona adjuntos
- Configuración inicial laboriosa
- Puede parecer complicado
Precios:
- Basic: $9,99/mes o $29,99/año; una cuenta
- Family: $19,99/mes o $49,99/año; hasta 5 cuentas
- Team: $29,99/mes o $99,99/año; hasta 10 cuentas
Prueba gratuita: Sí, 14 días.
8. ConvertKit
ConvertKit es un software para creadores, bloggers y negocios online, enfocado en campañas y formularios personalizados con automatización según comportamiento e historial.
Recomendado para: Bloggers, creadores y pymes que buscan segmentación avanzada y automatización fácil. Etiquetar y archivar correos irrelevantes ayuda a despejar y optimizar el flujo para los agentes.
Características clave:
- Editor drag-and-drop
- Automatizaciones avanzadas
- Pruebas A/B
- Etiquetado y segmentación
- Integración con apps populares
Ventajas:
- Configuración sencilla
- Funciones avanzadas
- Atracción de nuevos registros
- Interfaz amigable
Desventajas:
- Personalización de diseño limitada
- Pocas plantillas
- Fallos ocasionales
- Soporte poco eficiente
Precios:
- Gratis: hasta 300 suscriptores
- Creator: desde $9/mes para 300; incluye automatizaciones e integraciones
- Creator Pro: desde $25/mes; puntuación de suscriptores, referidos y reportes avanzados
Prueba gratuita: Sí, plan gratis limitado y 14 días en planes de pago.
9. Hiver
Hiver simplifica la colaboración por correo permitiendo compartir emails, notas y tareas sin salir del cliente de correo. Permite rastrear desempeño y tiempos de respuesta.
Recomendado para: Empresas de cualquier tamaño que buscan colaboración, especialmente usuarios de Gmail y Google Workspace.
Características clave:
- Bandejas compartidas
- Asignación de emails
- Plantillas y respuestas rápidas: Reducen tiempos y aseguran precisión
- Analíticas
- Integración nativa con Google Workspace
Ventajas:
- Experiencia nativa en Gmail
- Mejor eficiencia de equipo
- Interfaz amigable
- Soporte receptivo
- Plataforma organizada y completa
Desventajas:
- No apto para usuarios fuera de Gmail
- Integración limitada externa
- Falta función de no leído (próxima)
- Problemas de entrega
- Riesgo de interrupciones operativas
Precios:
- Lite: $15/usuario/mes; 2 bandejas, asignación, analíticas y plantillas
- Pro: $39/usuario/mes; añade automatizaciones y analíticas avanzadas
- Elite: $59; gestión dedicada, soporte prioritario e integraciones personalizadas
Prueba gratuita: Sí, 7 días.
10. Help Scout
Help Scout proporciona soporte personalizado y automatización para derivar consultas a la persona adecuada, mejorando la experiencia y operaciones.
Recomendado para: PYMES que necesitan helpdesk enfocado en emails y colaboración.
Características clave:
- Bandeja compartida
- Herramientas de colaboración
- Automatización de flujos
- Reportes y analíticas
- Integraciones
Ventajas:
- Funciones completas
- Solución integral con chat y base de conocimientos
- Configuración sencilla
- Interfaz amigable
- Plataforma versátil
Desventajas:
- Personalización limitada
- Problemas con formatos automatizados
- Fallos en app Android
- Precio alto respecto a competidores
Precios:
- Standard: $20/mes/usuario; 2 buzones, email, chat y automatización
- Plus: $40/mes/usuario; añade campos personalizados y seguridad avanzada
- Pro: $65/mes/usuario; descuentos, formación y revisiones de optimización
Prueba gratuita: Sí, 15 días.
11. Moosend
Moosend es un software de automatización de marketing que facilita campañas, plantillas y personalización. Ofrece pruebas A/B para mejorar conversiones.
Recomendado para: PYMES que buscan una herramienta asequible y fácil para email marketing.
Características clave:
- Editor drag-and-drop
- Automatización avanzada
- Pruebas A/B
- Analíticas en tiempo real
- Integraciones
Ventajas:
- Precios asequibles
- Interfaz simple
- Soporte atento
- Nuevas funciones por feedback
Desventajas:
- Personalización limitada
- Pocas plantillas
- Fallos ocasionales
- Difícil en móvil
- Problemas de reputación
Precios:
- Gratis: emails ilimitados, 1 automatización, 1 página y 1 formulario
- Pro: desde $9/mes; emails y automatizaciones ilimitadas, SMTP
- Enterprise: personalizado; soporte prioritario y gestión dedicada
Prueba gratuita: Sí, 30 días.
12. Mailchimp
Mailchimp permite crear, gestionar y automatizar campañas. Incluye editor drag-and-drop y automatización para mensajes personalizados según comportamiento.
Recomendado para: PYMES que buscan plataforma fácil con automatización y analíticas avanzadas.
Características clave:
- Editor drag-and-drop
- Automatización avanzada
- Gestión de campañas
- Pruebas A/B
- Reportes y analíticas
- Integraciones
Ventajas:
- Diseño y edición interna
- Solución con mejoras continuas
- Buen formato móvil
- Interfaz amigable
- Herramientas robustas para soporte
Desventajas:
- Problemas con etiquetas de combinación
- Facturación poco transparente
- Dificultades con enlaces externos
- Personalización limitada
- Fallos ocasionales
Precios:
- Gratis: hasta 500 contactos, 1000 emails; reportes y plantillas básicos
- Essentials: desde $13/mes; hasta 50.000 contactos y 10x emails
- Standard: desde $20/mes; hasta 100.000 contactos y 12x emails
- Premium: desde $350/mes; contactos personalizados y funciones avanzadas
Prueba gratuita: Sí, plan gratis y 30 días en Essentials y Standard.
13. Brevo (antes Sendinblue)
Brevo es una solución de automatización de marketing con email, SMS y chat. Permite crear campañas, flujos automatizados y emails transaccionales. Segmenta listas y rastrea métricas clave.
Recomendado para: PYMES que buscan plataforma integral con email, SMS y automatización.
Características clave:
- Email marketing: Editor drag-and-drop fácil
- SMS marketing: Mensajes segmentados
- Automatización: Flujos personalizados por comportamiento
- Email transaccional: Infraestructura SMTP confiable
- CRM y segmentación: Gestión y segmentación de contactos
Ventajas:
- Herramienta integral en una sola plataforma
- Interfaz amigable
- Plan gratuito generoso
- Integración fluida con sitios web
- Planes fácilmente escalables
Desventajas:
- Soporte limitado para usuarios del plan gratuito
- Enfoque en marketing puede no cubrir necesidades de gestión
- Dificultad inicial con configuración
- Funciones CRM confusas y limitadas
- Plantillas limitadas y problemas con IP dedicada
Precios:
- Gratis: Contactos ilimitados, 300 emails diarios y funciones básicas
- Starter: €19/mes; 20.000 emails mensuales y funciones avanzadas
- Business: €49/mes; automatización de marketing, pruebas A/B y estadísticas avanzadas
- Brevo Plus: Precio personalizado; 120.000+ emails, soporte personalizado y seguridad empresarial
Prueba gratuita: Sí, plan gratuito con funciones limitadas.
14. Spike
Spike simplifica el correo y mejora la productividad del equipo. Ofrece interfaz tipo chat para emails, evitando cambiar entre apps. Incluye consolidación de cuentas, bandeja prioritaria y herramientas de colaboración.
Recomendado para: Personas, freelancers y equipos pequeños que prefieren un enfoque moderno y conversacional para gestionar emails, tareas y calendarios en una sola app.
Características clave:
- Bandeja de entrada conversacional
- Calendario y tareas integrados
- Gestión y almacenamiento de archivos
- Llamadas de voz y video dentro de la app
- Colaboración en tiempo real con notas
Ventajas:
- Configuración simple y fácil de usar
- Equilibrio entre estilo moderno y formal
- Mensajes en hilos tipo chat
- Interfaz moderna y amigable
- Soporte móvil en iOS y Android
Desventajas:
- Funciones avanzadas limitadas
- No totalmente funcional para grandes empresas o múltiples cuentas
- Interfaz tipo chat puede no ser para todos
- No permite personalizar firmas en plan gratuito
- Branding propio de Spike reemplaza el del usuario
Precios:
- Personal: Gratis
- Pro: $5/mes/usuario; incluye soporte prioritario
- Business: $10/mes/usuario; incluye grabación de videollamadas
Prueba gratuita: Sí, 14 días para planes Pro y Business.
15. Zoho Mail
Zoho Mail proporciona herramientas para gestionar la comunicación por correo eficazmente. Ayuda a organizar emails y facilita encontrar mensajes importantes. Permite dominios personalizados y ofrece seguridad contra phishing y spam.
Recomendado para: PYMES que necesitan una solución asequible con dominio personalizado, hosting de email y calendario integrado.
Características clave:
- Hosting de email con dominio personalizado
- Calendario y tareas integrados
- Filtros avanzados y opciones de búsqueda
- Integración con otras apps de Zoho y servicios de terceros
- Apps móviles para iOS y Android
Ventajas:
- Gestión de email de dominio amigable
- Acceso gratuito de por vida para equipos pequeños
- Precios asequibles
- Integración fluida con apps de Zoho
Desventajas:
- Personalización de diseño y plantillas limitada
- Fallos ocasionales
- Proceso de reenvío confuso
- Experiencia móvil inadecuada
- Problemas para crear direcciones específicas
Precios:
- Mail Lite: €0,90 por 5GB/usuario y €1,13 por 10GB/usuario; incluye enrutamiento, colaboración y recuperación
- Mail Premium: €3,60/mes/usuario, 50GB/usuario; añade adjuntos de 1GB, backup y etiquetado blanco
- Workplace: €3/mes/usuario; suite completa con email y apps de oficina
Prueba gratuita: Sí, 15 días para Mail Premium.
16. Campaign Monitor
Campaign Monitor es un software de email usado por empresas, agencias y organizaciones sin fines de lucro. Ofrece diseñador amigable para crear emails atractivos. Proporciona segmentación y automatización para campañas dirigidas según comportamiento y preferencias.
Recomendado para: PYMES que necesitan plataforma fácil con enfoque en diseño y automatización. Ideal para quienes buscan crear campañas visualmente atractivas y rastrear desempeño con analíticas avanzadas.
Características clave:
- Editor drag-and-drop
- Automatización avanzada
- Pruebas A/B
- Reportes y analíticas
- Integraciones con apps populares
Ventajas:
- Interfaz amigable
- Plantillas atractivas
- Soporte atento
- Analíticas potentes
- Entrega eficiente con seguimiento completo
Desventajas:
- Personalización de diseño limitada
- Variedad limitada de plantillas
- Fallos ocasionales
- Dificultad para gestionar campañas sin herramientas adecuadas
- Problemas para diferenciar rebotes en Salesforce
Precios:
- Basic: desde €9/mes para hasta 2.500 emails
- Unlimited: desde €29/mes para emails ilimitados y soporte prioritario
- Premier: desde €149/mes; funciones avanzadas y soporte premier
Prueba gratuita: Sí, con funciones limitadas.
17. Front
Front es un software de bandeja colaborativa diseñado para aumentar la productividad del equipo. Permite gestionar canales como email, redes sociales y chat en un solo lugar. La bandeja compartida facilita la colaboración y respuestas más rápidas.
Recomendado para: Empresas de todos los tamaños que requieren gestión colaborativa con bandejas compartidas, funciones de equipo e integración con herramientas de productividad.
Características clave:
- Bandejas compartidas: Gestiona cuentas de equipo, tickets y mensajes de redes sociales en una bandeja colaborativa
- Chat interno: Comunícate con el equipo dentro de hilos de email sin reenviar ni copiar
- Automatización y reglas: Configura reglas para categorizar, etiquetar y dirigir mensajes
- Integración con herramientas de productividad: Conecta con Slack, Trello, Asana y Salesforce
- Analíticas y reportes: Monitorea desempeño, tiempos de respuesta y distribución de carga
Ventajas:
- Colaboración optimizada con bandejas compartidas y chat
- Flujos personalizables y automatización
- Integración con CRM, gestión de proyectos y comunicación
- Fácil acceso a documentación
- Funciones completas para colaboración
Desventajas:
- Precio alto para pequeñas empresas
- Requiere tiempo para adaptarse al enfoque colaborativo
- Interfaz de plugin confusa
- Opciones de organización limitadas sin carpetas tradicionales
- Limitaciones al copiar y pegar texto de email
Precios:
- Starter: $19/usuario/mes; mensajería omnicanal y discusiones internas
- Growth: $59/usuario/mes; integraciones avanzadas y analíticas
- Scale: $99/usuario/mes; reglas flexibles, roles personalizados y API
- Premier: $229; seguridad avanzada, incorporación asistida y gestión dedicada
Prueba gratuita: Sí, 7 días para todos los planes.
18. Zendesk
Zendesk es un software de atención al cliente reconocido que ayuda a gestionar interacciones y solicitudes de soporte. Proporciona bandeja compartida para colaborar y responder eficientemente. Incluye analíticas y reportes para medir desempeño y optimizar flujos.
Recomendado para: Empresas de todos los tamaños que necesitan helpdesk con capacidades robustas de gestión de correo. Ideal para quienes priorizan el soporte y manejan altos volúmenes de emails.
Características clave:
- Bandeja compartida para gestión de conversaciones
- Flujos automatizados para respuestas rápidas
- Reportes y analíticas
- Integración con productos Zendesk y servicios de terceros
- Apps móviles para iOS y Android
Ventajas:
- Desempeño superior
- Múltiples canales de comunicación
- Soporte para 40 idiomas
- Integración fluida con productos Zendesk
Desventajas:
- Confusión ocasional y actualizaciones perdidas
- Insatisfacción con calidad del producto y prácticas
- Mala experiencia de servicio
- Precio alto respecto a competidores
- Curva de aprendizaje pronunciada y fallos ocasionales
Precios:
- Support Team: €19/mes/usuario; sistema de tickets, integración básica y reportes
- Suite Team: €49/mes/usuario; automatización de emails y analíticas predefinidas
- Suite Growth: €79/mes/usuario; gestión SLA, portal de autoservicio y soporte multilingüe
- Suite Professional: €99/mes/usuario; dashboards personalizables y capacidades de voz avanzadas
Prueba gratuita: Sí, 14 días para todos los planes.
19. Constant Contact
Constant Contact es un software de email marketing que ayuda a pequeñas empresas a crecer su presencia online. Ofrece herramientas para crear emails profesionales, automatización dirigida y analíticas detalladas. Incluye formularios personalizables y landing pages para gestionar y hacer crecer listas de correo.
Recomendado para: PYMES que necesitan plataforma fácil con automatización y analíticas avanzadas. Ideal para crear y gestionar campañas sin conocimientos técnicos extensos. Las secuencias de email agilizan seguimientos y aseguran entrega oportuna de mensajes importantes.
Características clave:
- Editor drag-and-drop
- Automatización avanzada
- Pruebas A/B
- Reportes y analíticas
- Integraciones con apps populares
Ventajas:
- Interfaz amigable
- Herramientas robustas para engagement
- Soporte atento
- Ideal para contacto con stakeholders importantes
- Funciones para comunicación con bases grandes de clientes
Desventajas:
- Opciones de diseño limitadas
- Variedad limitada de plantillas
- Fallos ocasionales
- Cancelación difícil e imposibilidad de borrar datos online
- Soporte no receptivo y editor insuficiente
Precios:
- Lite: desde $12/mes; 1GB de almacenamiento y plantillas
- Standard: desde $35/mes; 10GB, programación y anuncios en redes
- Premium: desde $80/mes; 25GB, SEO y reportes de ingresos
Prueba gratuita: Sí, 60 días.
20. SaneBox
SaneBox es un software de gestión de correo que usa inteligencia artificial para priorizar y organizar emails. Usa algoritmos de aprendizaje automático para aprender el comportamiento del usuario y clasificar los emails en carpetas. Es una herramienta potente que ahorra tiempo reduciendo la gestión manual.
Recomendado para: Personas y empresas que buscan mejorar su organización y productividad mediante filtrado y priorización automática de bandejas.
Características clave:
- Filtrado inteligente
- SaneReminders: Configura recordatorios para seguimiento si no hay respuesta
- SaneSnooze: Oculta temporalmente emails y hazlos reaparecer más tarde
- SaneAttachments: Guarda adjuntos automáticamente en servicios cloud como Dropbox o Google Drive
- SaneBlackHole: Date de baja rápidamente moviendo emails a la carpeta SaneBlackHole
Ventajas:
- Gestión de email con mínimo esfuerzo
- Compatibilidad con varios clientes y servicios
- Filtros y carpetas personalizados
- Eficaz para priorizar mensajes importantes
- Previene sobrecarga y mantiene bandeja despejada
Desventajas:
- Carece de funciones de colaboración de equipo
- Funcionalidad limitada más allá de organización y filtrado
- Soporte con opciones limitadas de contacto
- Artículos de ayuda poco útiles
Precios:
- SaneBox Snack: $59/año; funciones básicas de filtrado inteligente
- SaneBox Lunch: $99/año; añade SaneReminders y SaneAttachments
- SaneBox Dinner: $299/año; todas las funciones, soporte VIP y personalizaciones adicionales
Prueba gratuita: Sí, 14 días.
¿Quién puede beneficiarse del uso de software de gestión de correo electrónico?
Pequeñas empresas: Estas empresas operan con recursos limitados, por lo que la productividad es crucial para su éxito. El software de gestión de correo les permite automatizar procesos de email, ahorrando tiempo y esfuerzo. Pueden clasificar, filtrar y categorizar fácilmente los correos, facilitando identificar y priorizar los importantes. Esto mejora el tiempo de respuesta y la satisfacción del cliente. El software también proporciona bandeja centralizada, asegurando que cada email sea contabilizado y ninguno se pierda.
Medianas empresas: A medida que tu negocio crece, el volumen de correos también aumenta. Aquí es donde el software se vuelve aún más importante. Ayuda a gestionar la sobrecarga de emails y asegura que ninguno quede sin responder. Automatiza respuestas y seguimientos, aumentando la productividad y ahorrando mucho tiempo. Muchos proveedores ofrecen analíticas avanzadas para rastrear desempeño, identificar tendencias y optimizar campañas.
Grandes empresas: Las grandes empresas tienen flujos complejos y múltiples departamentos, haciendo la gestión de correo más desafiante. El software les proporciona herramientas para gestionar emails y colaborar más eficientemente. Pueden usarlo para gestionar emails de soporte al cliente, ventas y marketing, entre otros. También ofrece funciones avanzadas de seguridad, como cifrado, que protege información sensible. Además, proporciona dashboards personalizables para gestionar y monitorear desempeño en diferentes departamentos.
¿Cuáles son las mejores prácticas para implementar software de gestión de correo electrónico?
Pequeñas empresas: Implementar software de gestión puede ser un cambio decisivo para las pequeñas empresas. El primer paso es evaluar tus necesidades exactas e identificar las características más importantes. Luego, elige un software que se alinee con tus objetivos. Es importante proporcionar capacitación a los miembros del equipo para asegurar una integración fluida en su flujo de trabajo. Finalmente, es crucial revisar regularmente el desempeño del software para asegurarse de que cumple tus necesidades e identificar áreas que necesiten mejora.
Medianas empresas: El software de gestión de correo puede ayudar a aumentar la productividad y optimizar el flujo de trabajo cuando se implementa correctamente. Elegir la solución adecuada es importante porque debe integrarse fácilmente con tus sistemas existentes para evitar interrupciones. Asegúrate de que el software elegido ofrezca opciones de personalización para adaptar la solución a tus necesidades específicas. Una vez implementado, monitorea regularmente el desempeño para identificar áreas de mejora y hacer ajustes necesarios. Mantén comunicación abierta con tu equipo para asegurar que todos usen el software eficazmente y lo entiendan.
Grandes empresas: Las grandes empresas requieren planificación cuidadosa al implementar software de gestión debido a sus flujos complejos y diversos departamentos. El primer paso es realizar una auditoría completa de tus procesos actuales de correo para identificar áreas que necesiten mejora. Elige software que se integre fácilmente con tus sistemas existentes y personalízalo para satisfacer las necesidades únicas de tu empresa. Capacita a tus empleados sobre cómo usar el nuevo software eficazmente y bríndales soporte continuo. Monitorea el desempeño del software y usa las analíticas para optimizar tu flujo de trabajo.
El futuro del software de gestión de correo electrónico
El futuro del software de gestión probablemente involucrará mayor automatización impulsada por IA, personalización mejorada e integración con otros canales de comunicación. Los sistemas de gestión jugarán un papel crucial en optimizar y organizar la comunicación empresarial, haciéndola más efectiva y eficiente.
Los servicios de gestión de correo proporcionan bandejas centralizadas y analíticas para optimizar la comunicación y mejorar el desempeño del equipo. Automatizar secuencias de email ayuda a nutrir leads y mantener comunicación consistente con clientes.
Las analíticas avanzadas y las funciones mejoradas de seguridad y cumplimiento también se volverán cada vez más importantes en respuesta a las expectativas cambiantes de los clientes y las regulaciones de privacidad de datos. Analizar asuntos mediante pruebas A/B ayuda a refinar estrategias de comunicación para mejores resultados. Mantenerse al día con estas tendencias permitirá a los proveedores de software de gestión como LiveAgent continuar ofreciendo soluciones innovadoras para un servicio al cliente excepcional.
Conclusión
En conclusión, el software de gestión de correo electrónico es esencial para optimizar la comunicación y mejorar el servicio al cliente. Al implementar el software adecuado, las empresas pueden mejorar la productividad del equipo, optimizar el flujo de trabajo y mantener un enfoque profesional en las interacciones con los clientes. Muchas plataformas de gestión ofrecen una prueba gratuita de 30 días, permitiendo evaluar funciones antes de comprometerse.
Una implementación exitosa requiere evaluar las necesidades organizacionales, priorizar plataformas amigables, involucrar al equipo, personalizar el software y proporcionar capacitación y soporte integrales. Un equipo eficiente de servicio al cliente depende del software de gestión para manejar consultas de manera rápida y efectiva.
El futuro del software de gestión involucrará mayor automatización impulsada por IA, personalización mejorada, integración con otros canales de comunicación, analíticas avanzadas y funciones mejoradas de seguridad y cumplimiento. Mantenerse al día con estas tendencias permitirá a proveedores como LiveAgent ofrecer soluciones innovadoras para un servicio al cliente excepcional.
