Los 20 mejores software de base de conocimiento en 2025

Diseñar tu base única, compuesta por materiales de capacitación y artículos relevantes sigue siendo la mejor práctica entre empresas prósperas.

Los consumidores modernos esperan ver artículos relevantes que puedan ayudarles a completar tareas básicas. Más del 59% de los clientes intentarán resolver un problema por sí solos antes de pedir ayuda a un representante de servicio.

Con esto en mente, esta guía te mostrará las mejores soluciones para una base de conocimiento centrada en el cliente para todos los usuarios.

¿Qué es el software de base de conocimiento?

Las soluciones de base de conocimiento ayudan a las organizaciones empresariales a crear, gestionar y distribuir contenido interno y externo en un formato fácil de usar, buscable y conveniente. Las empresas utilizan soluciones de gestión del conocimiento como portales de autoservicio para ayudar a clientes y empleados a acceder al valioso conocimiento de la empresa.

Una base de conocimiento es una biblioteca digital de artículos de base de conocimiento relacionados con la empresa para distribuir información sobre políticas y procesos. También sirve comúnmente como una base sólida para la capacitación de empleados.

Más del 59% de los clientes intentarán resolver un problema por sí solos antes de pedir ayuda a un representante de servicio.

Tabla comparativa de los 5 mejores software de base de conocimiento

Los 20 mejores proveedores de software de base de conocimiento

1. LiveAgent

LiveAgent se encuentra entre los nombres líderes en la industria de software de atención al cliente. La empresa proporciona una solución de software de base de conocimiento centrada en el usuario con una interfaz intuitiva, integración perfecta y una amplia gama de opciones de personalización e integración.

Los usuarios pueden personalizar sus bases de conocimiento según sus necesidades específicas sin capacitación excesiva ni recursos. LiveAgent puede ayudarte a gestionar tu conocimiento institucional y hacer que tu base de conocimiento sea accesible para un número ilimitado de usuarios.

Características clave:

• Base de conocimiento
• Widgets de búsqueda
• Editor WYSIWYG
• Foro de clientes
• Base de conocimiento interna
• Base de conocimiento múltiple
• Retroalimentación y sugerencias de clientes
• Archivos adjuntos de artículos

Principales beneficios del software LiveAgent: Gracias a su interfaz intuitiva, facilidad de uso, soporte 24/7 e integraciones con terceros, LiveAgent puede servir a empresas de todos los tamaños y formas. El proveedor ofrece una solución de base de conocimiento flexible, escalable y confiable con varias opciones de personalización. Por eso, LiveAgent es una solución ideal para empresas de todos los tamaños en diversas industrias.

Principales desventajas del software LiveAgent: Una desventaja menor de LiveAgent es la ubicación de los equipos técnicos y de soporte de la empresa. Como están en la UE, los clientes fuera de Europa pueden tener que esperar un poco para obtener retroalimentación, pero tenga en cuenta que recibirán una respuesta de manera oportuna.

Recomendado para: LiveAgent es una solución preferida para empresas de todos los tamaños, desde startups y pequeñas empresas hasta empresas y grandes corporaciones. LiveAgent puede ayudar a equipos de ventas, TI, RRHH, centro de contacto, automoción o cualquier otra industria a fomentar su participación de usuarios.

Los planes de precios de LiveAgent incluyen:

• Prueba gratuita – Sí
• Pequeño – $15 por agente por mes
• Medio – $29 por agente por mes
• Grande – $49 por agente por mes
• Empresa – $69 por agente por mes

Opinión del autor: LiveAgent está en la parte superior de nuestra lista porque la empresa ofrece una solución de base de conocimiento todo en uno que agiliza el proceso de crear, configurar y personalizar tu base de conocimiento. Permite a los usuarios crear e implementar sin problemas múltiples bases de conocimiento.

Lo más importante es que su estructura de precios es basada en suscripción, lo que significa que la empresa proporciona soluciones flexibles, escalables y personalizables para empresas de todos los tamaños.

Reseña de cliente: “Me encantan las características de automatización que ofrece LiveAgent. Poder establecer ciertas “reglas” y aplicarlas en toda la empresa ayudó a reducir el número de tickets a resolver, y la adición de mensajes predefinidos y respuestas predefinidas me ayudó a resolver muchos problemas redundantes de clientes. También es intuitivo y muy fácil de usar, y disfruto mucho usando LiveAgent. LiveAgent me está ayudando a resolver problemas redundantes que ocurren en la experiencia del huésped, para que pueda concentrarme en los problemas más apremiantes en cuestión.” – Nicole K., Propietaria de Pequeña Empresa

2. HelpCrunch

HelpCrunch es una excelente solución de base de conocimiento para usuarios que buscan crear portales de autoservicio centralizados. La empresa proporciona soluciones para centralizar el conocimiento institucional y reunir todos los documentos, archivos y artículos relevantes bajo un mismo techo.

Características clave:

• Chatbot de preguntas frecuentes
• Base de conocimiento multilingüe
• Sugerencias de búsqueda
• Motor de búsqueda inteligente
• Portal de autoservicio 24/7
• Widget de chat de soporte en tiempo real
• Casos de uso personalizados de CSS/JavaScript
• Personalización

Principales beneficios del software HelpCrunch: HelpCrunch atiende a empresas de diversas industrias como fitness, alimentos y bebidas, y ciencia de datos. El software de base de conocimiento de la empresa es fácilmente personalizable para adaptarse a tus necesidades específicas, enfocándose en mejorar el servicio al cliente y abordar problemas comunes.

Además, HelpCrunch proporciona todo lo que necesitas para mejorar tus procesos internos de gestión de base de conocimiento.

Principales desventajas del software HelpCrunch: Aunque HelpCrunch destaca en casi todas las áreas, carece de algunas opciones de integración y recursos de capacitación.

Recomendado para: Organizaciones empresariales que se ajusten a categorías pequeñas a grandes. Algunos de los usuarios más populares de HelpCrunch incluyen empresas como Statcounter, Hurma y Fitlap.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (14 días)
• Básico – $15 por usuario por mes
• Pro – $25 por usuario por mes
• Ilimitado – $620 por mes

Opinión del autor: HelpCrunch es el software de base de conocimiento perfecto para empresas de todos los tamaños e industrias que buscan herramientas colaborativas fáciles de usar. Hace que compartir conocimiento sea lo más simple posible y puede poner tu base de conocimiento en línea sin esfuerzo.

Además, HelpCrunch ofrece características de software esenciales a precios competitivos e incluye soporte multilingüe para endulzar el trato.

3. Notion

El sistema de gestión del conocimiento de Notion es perfecto para organizaciones empresariales con portales de base de conocimiento ya establecidos. Notion proporciona sistemas de base de conocimiento completos compatibles con una amplia gama de tareas procedimentales, soluciones de gestión de proyectos y herramientas de gestión del conocimiento.

Por eso, Notion te permite centralizar sin problemas tu conocimiento empresarial existente en una plataforma unificada.

Características clave:

• Funcionalidad de arrastrar y soltar
• Filtros de búsqueda intuitivos
• Vinculación de páginas
• Integraciones con terceros
• Análisis potentes
• Gestión de dominio
• Permisos avanzados basados en roles
• Configuración de administrador y seguridad

Principales beneficios del software Notion: Notion puede atender fácilmente a organizaciones empresariales de todos los tamaños debido a sus planes de precios flexibles, escalabilidad increíble y suite impresionante de herramientas y características. La empresa te permite priorizar y organizar automáticamente el contenido de la base de conocimiento según el valor del cliente, urgencia y casos de uso.

Además, Notion ofrece más de 100 plantillas personalizables que tu equipo puede usar para crear y categorizar tu contenido de soporte al cliente según tus necesidades específicas.

Principales desventajas del software Notion: El software de base de conocimiento de Notion viene con una curva de aprendizaje pronunciada. La empresa podría usar más tutoriales y guías de usuario para ayudar a los clientes a aprender a usar su plataforma de base de conocimiento.

Recomendado para: Como el sistema de gestión del conocimiento de Notion puede escalar fácilmente con tus operaciones, cualquier empresa puede usarlo, independientemente del tamaño o industria. Algunos de los clientes incluyen nombres como Headspace, Pixar y MatchGroup.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (7 días)
• Plus – $8 por usuario por mes
• Negocio – $15 por usuario por mes
• Empresa – contactar a ventas

Opinión del autor: Notion está tan alto en nuestra lista por una buena razón. La empresa proporciona un sistema de gestión de base de conocimiento todo en uno que ayuda a los usuarios a reunir todo el conocimiento organizacional bajo un mismo techo.

Por eso, Notion es una excelente opción tanto para pequeñas empresas como para grandes corporaciones. Además, nos gusta el hecho de que la empresa proporciona soporte multilingüe confiable en múltiples comunidades en línea.

4. Document360

Document360 permite a los usuarios crear bases internas y externas y portales de autoservicio para empleados y audiencias objetivo.

Además de lo esencial de la base de conocimiento, la empresa incluye algunas funcionalidades adicionales, incluyendo un gestor de archivos, opciones de personalización superior, control de versiones y un cuadro de búsqueda en tiempo real.

Como su software de KB tiene una interfaz intuitiva y navegación fácil de usar, puedes esperar una curva de aprendizaje fácil y una experiencia de usuario perfecta.

Características clave:

• Foros comunitarios
• Gestión segura de archivos
• Gestión de contenido
• Búsqueda de base de conocimiento
• Portal de autoservicio
• SEO
• Retroalimentación de clientes
• Análisis
• Editor Markdown
• Gestor de categorías

Principales beneficios del software Document360: El software moderno de base de conocimiento de Document360 te ayuda a agilizar tu base de conocimiento y gestión de contenido. Gracias a las características intuitivas del software, puedes potenciar la productividad de tus empleados con documentos técnicos, tutoriales y guías prácticas.

Cada usuario debe iniciar sesión primero para ver documentos y acceder a la información. Además de impulsar tus esfuerzos de distribución de conocimiento, Document360 también mantiene tus datos seguros y protegidos.

Principales desventajas del software Document360: El software Document360 es realmente excelente, siendo las únicas desventajas los planes de precios caros y una configuración difícil. Aparte de eso, no tenemos quejas.

Recomendado para: Como Document360 proporciona una solución de software de base de conocimiento flexible y escalable, puede atender fácilmente a pequeñas empresas, organizaciones medianas y grandes empresas. Puede ser beneficioso para organizaciones SaaS que apunten a altos niveles de orientación al cliente.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (14 días)
• Estándar – $199 por proyecto por mes
• Profesional – $399 por proyecto por mes
• Negocio – $529 por proyecto por mes
• Empresa – $599 por proyecto por mes

Opinión del autor: Elegimos Document360 para nuestra lista por sus fantásticas características de base de conocimiento, interfaz fácil de usar e intuitiva, y soporte receptivo. Aunque es un poco más caro que otras soluciones, Document360 ofrece soluciones de KB completamente escalables para empresas de todos los tamaños. Si tu empresa aún está creciendo, Document360 es una opción ideal para ti.

5. HelpJuice

HelpJuice es un proveedor de software de base de conocimiento de primera categoría para tomar el control completo de todos los tipos de contenido para organizaciones empresariales en crecimiento. La empresa ofrece soluciones de base de conocimiento escalables que escalan sin problemas tus operaciones sin requerir inversiones adicionales en infraestructura. Aunque HelpJuice ofrece muchas características vitales de KB, su motor de búsqueda intuitivo es uno de sus puntos fuertes más destacados.

Los usuarios pueden confiar en este motor de búsqueda para obtener cualquier información en un instante. Además, HelpJuice incluye un editor WYSIWYG nativo, base de datos de artículos completa, gestor de contenido, interfaz de publicación y más.

Características clave:

• Reportes y análisis
• Opciones de personalización
• Editor WYSIWYG
• Motor de búsqueda avanzado
• Optimización SEO
• Soporte multilingüe
• Análisis
• Herramienta de arrastrar y soltar
• Filtros de búsqueda

Principales beneficios del software HelpJuice: El software de base de conocimiento HelpJuice tiene una interfaz fácil de usar con capacidades integradas en tiempo real y características remotas. Ya sea que gestiones equipos internos o remotos, puedes contar con HelpJuice para compartir información de manera confiable y consistente bajo demanda.

El software HelpJuice optimiza la participación del usuario con capacidades de búsqueda avanzadas, atrayendo clientes potenciales y facilitando transacciones perfectas a través de integraciones de tarjetas de crédito. Al proporcionar una base de conocimiento intuitiva y eficiente, las empresas pueden construir lealtad e impulsar conversiones con su audiencia.

HelpJuice también agiliza la colaboración y comunicación para potenciar el trabajo en equipo perfecto, seguimiento del historial, solicitud de revisiones, comentarios, asignación de tareas y más.

Principales desventajas del software HelpJuice: Durante nuestra revisión del software HelpJuice, notamos algunos problemas con el almacenamiento de imágenes y el intercambio de conocimiento. Como el software no tiene un sistema de carpetas para imágenes, el contenido visual se pierde fácilmente en innumerables hilos de conversación. También notamos ventanas emergentes constantes que aparecen con cada sesión de inicio de sesión en el panel.

Recomendado para: HelpJuice es una solución perfecta para toda empresa que busque agilizar las experiencias de intercambio y gestión del conocimiento. Además, la empresa ofrece planes de precios escalables para garantizar un escalado perfecto a medida que crece tu base de conocimiento. Estas cualidades hacen que HelpJuice sea ideal para pequeñas empresas, organizaciones medianas y grandes empresas.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (14 días)
• Iniciador – $120 por mes
• Carrera – $200 por mes
• Premium Limitado – $289 por mes
• Premium Ilimitado – $499 por mes

Opinión del autor: Nos encanta que el software HelpJuice te permita agregar contenido instantáneamente a tu base de conocimiento. La empresa ofrece soluciones para mejora consistente de contenido, análisis avanzados e informes precisos.

Sin embargo, el rango de opciones de personalización es una verdadera victoria aquí. HelpJuice ofrece tantas opciones de personalización para permitir a los usuarios crear experiencias de marca personalizadas según las expectativas de los clientes.

6. Stack Overflow for Teams

Stack Overflow ha sido uno de los nombres líderes en la industria tecnológica. Esta potencia de empresa es una excelente opción para marcas que buscan crear bases de conocimiento privadas.

Stack Overflow for Teams ofrece acceso a una vasta comunidad de desarrolladores, una interfaz exclusiva e intuitiva de preguntas y respuestas con un mecanismo de clasificación de respuestas, y todo lo que los usuarios necesitan en una solución de base de conocimiento única.

Tu equipo obtiene todo lo que necesita saber en una ubicación centralizada, desde preguntas frecuentes de codificación y documentación técnica hasta información de RRHH.

Características clave:

• Crear colecciones
• Notificaciones inteligentes
• Filtrar por etiquetas
• Integraciones con terceros
• Anuncios de la empresa
• Preguntas y respuestas
• Guías de incorporación
• Categorización de artículos
• Control de permisos
• Editor de contenido
• Gestión de base de conocimiento

Principales beneficios del software Stack Overflow for Teams: Stack Overflow for Teams puede impulsar la colaboración del equipo en tu organización integrándose sin problemas con las soluciones de comunicación líderes.

La marca ofrece software de base de conocimiento con opciones de gestión de contenido y características de gamificación para poner su herramienta a disposición de empresas de todos los tamaños y formas.

Todos los equipos de TI y empresas de desarrollo de software pueden beneficiarse del uso del software de base de conocimiento Stack Overflow for Teams. Como la herramienta puede impulsar la colaboración y comunicación interna, puede ayudar a empresas de todos los tamaños de diversas industrias. Algunos de los clientes más notables incluyen BarkBox, Intercom y Philips.

Principales desventajas del software Stack Overflow for Teams: El software Stack Overflow for Teams viene con filtros de etiquetado para agilizar la búsqueda y facilitar la obtención de información sin esfuerzo. Sin embargo, la herramienta no funciona muy bien cuando lanzas una consulta de búsqueda con múltiples etiquetas. Aunque Stack Overflow es una plataforma popular para desarrolladores, puede ser abrumadora y carece de un bucle de retroalimentación integrado, requiriendo herramientas separadas para seguimiento de problemas y pruebas, lo que puede obstaculizar la integración perfecta con otros flujos de trabajo de desarrollo.

Recomendado para: Todos los equipos de TI y empresas de desarrollo de software pueden beneficiarse del uso del software de base de conocimiento Stack Overflow for Teams. Como la herramienta puede impulsar la colaboración y comunicación interna, puede ayudar a empresas de todos los tamaños de diversas industrias. Algunos de los clientes más notables incluyen BarkBox, Intercom y Philips.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí
• Básico – $6.50 por usuario por mes
• Negocio – $13.50 por usuario por mes
• Empresa – contactar a ventas

Opinión del autor: Creemos que Stack Overflow for Teams hace un excelente trabajo compartiendo conocimiento en todos los verticales organizacionales. La herramienta puede modernizar el acceso al conocimiento en tu empresa y mantener a todos tus equipos actualizados con los últimos eventos e información.

7. Zendesk

El software de base de conocimiento de Zendesk es una solución completa para equipos que buscan herramientas ágiles fáciles de usar y fácilmente personalizables.

El software Zendesk admite múltiples casos de uso y permite a tu equipo crear páginas de preguntas frecuentes centradas en el cliente, plataformas de soporte de agentes, bases de datos de TI y repositorios de conocimiento internos.

Además, Zendesk puede mantener tu contenido actualizado y te da el poder de la inteligencia artificial para ayudarte a adelantarte a las necesidades y expectativas de tus clientes.

Características clave:

• Indicaciones de contenido habilitadas por IA
• Programador de publicación
• Organizador de equipo
• Bloques de contenido y etiquetas
• Agregar contenido
• Personalización
• Reportes y análisis
• Foros comunitarios
• Chatbots impulsados por IA
• Integración de ChatGPT
• SDKs móviles
• Widget de búsqueda web
• Sistema de tickets

Principales beneficios del software Zendesk: Zendesk es una de las soluciones de software de help desk líderes en el mercado. La empresa equipa a marcas de diversas industrias con soluciones de help desk y centro de contacto para ayudar a las empresas a organizar datos institucionales.

Con Zendesk, los usuarios obtienen todas las herramientas que necesitan para organizar y gestionar múltiples bases de conocimiento. Gracias a los chatbots de IA y la integración de ChatGPT, las empresas de soporte al cliente y los centros de contacto pueden llevar sus operaciones al siguiente nivel.

Principales desventajas del software Zendesk: Aparte de ofrecer servicios costosos, Zendesk es sorprendentemente ineficiente en la prestación de atención al cliente, lo cual es bastante extraño para un software de servicio al cliente.

Recomendado para: Las soluciones de help desk de Zendesk pueden atender a pequeñas empresas, empresas medianas y empresas. Aunque sus planes de precios pueden ser un poco costosos, su estructura de precios de múltiples niveles puede ajustarse fácilmente a presupuestos de todos los tamaños.

Por eso, Zendesk atrae a empresas de diversas industrias, incluyendo Mailchimp, Uber y Siemens.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (14 días)
• Suite Team – $69 por usuario por mes
• Suite Growth – $115 por usuario por mes
• Suite Professional – $149 por usuario por mes
• Suite Enterprise – Contactar a ventas

Opinión del autor: Zendesk se encuentra entre las mejores soluciones de base de conocimiento en nuestra lista. La herramienta distribuye información rápidamente bajo demanda y garantiza que tu base de conocimiento sea accesible para todos los departamentos de tu organización.

Zendesk es particularmente útil para agentes de soporte al cliente y clientes ya que les proporciona portales de autoservicio fáciles de usar y siempre disponibles para ayudarles a encontrar los datos cuando sea necesario.

8. Help Scout

HelpScout es una fuerza dominante en la industria del software de help desk. La empresa ofrece soluciones de software de base de conocimiento intuitivas, modernas y confiables para permitir a los clientes mejorar el autoservicio del cliente.

Todas las empresas que apunten a proporcionar a las audiencias objetivo un mejor soporte deben considerar las soluciones de help desk de Help Scout. Además, Help Scout proporciona soluciones de KB para usuarios internos y externos.

Características clave:

• Encriptación SSL integrada
• Personalización
• Múltiples bases de conocimiento para casos de uso internos y externos
• Personalización SEO
• Preguntas frecuentes
• Widget Beacon de estilo chat para acceso web amplio
• Bandeja de entrada compartida
• Compatibilidad con múltiples dispositivos

Principales beneficios del software Help Scout: Help Scout atiende principalmente a agencias de soporte al cliente y empresas de centro de contacto. Sin embargo, la empresa puede extender sus servicios a diversas industrias y empresas de todos los tamaños.

Además de sistemas de gestión del conocimiento interno y externo altamente personalizables, Help Scout puede impulsar tus esfuerzos de SEO, que es un beneficio adicional para una herramienta de base de conocimiento.

Principales desventajas del software Help Scout: Aunque Help Scout ofrece varias opciones de personalización, la mayoría de las soluciones se enfocan en SEO. Por eso, sentimos que Help Scout podría usar más opciones de personalización para empresas que necesitan más que altos rankings en motores de búsqueda.

Recomendado para: Help Scout puede ayudar a organizaciones empresariales de todas las estructuras y modelos de negocio en diversas industrias. Sus soluciones de base de conocimiento son confiables por miles de empresas reputables, como Spikeball, Compass y Honey.

Precios:

• Prueba gratuita – No
• Estándar – $25 por usuario por mes
• Plus – $50 por usuario por mes
• Pro – Contactar a ventas

Opinión del autor: Help Scout simplifica la creación de bases de conocimiento internas y externas. Puedes usar su software para configurar un sistema de gestión del conocimiento en cuestión de minutos.

Por eso, sentimos que Help Scout merece un lugar en los 10 mejores proveedores de software de base de conocimiento.

9. Freshdesk

Freshdesk es un proveedor de software de help desk y base de conocimiento basado en la nube que permite a los usuarios crear múltiples bases de conocimiento que eviten preguntas repetitivas. Las características intuitivas de gestión de base de conocimiento y creación de contenido de Freshdesk agilizan la recopilación de respuestas de agentes bajo un hub y su conversión en artículos amigables para el cliente.

Características clave:

• Editor de texto enriquecido
• Formato de contenido
• Incrustación de imágenes
• Generador de artículos de autoayuda
• Páginas de preguntas frecuentes
• Revisiones de artículos y retroalimentación
• Gestión de contenido
• Capacidades SEO
• Marca y personalización
• Espacio de almacenamiento

Principales beneficios del software Freshdesk: Freshdesk es una potencia de base de conocimiento que te ayuda a agilizar la gestión de base de conocimiento, la obtención de contenido y la publicación de artículos. La herramienta hace que tus artículos de base de conocimiento sean amigables con SEO para máxima visibilidad y te permite compartir tu conocimiento empresarial con una audiencia global.

Principales desventajas del software Freshdesk: Aunque Freshdesk proporciona características de software de base de conocimiento de primera categoría, las funcionalidades de búsqueda y gestión de contenido necesitan una mejora significativa. La empresa también debería invertir más esfuerzo en el sistema de contacto y soporte.

Recomendado para: Freshdesk es la solución preferida para más de 50,000 clientes de todo tipo de industrias en todo el mundo. Algunos de sus clientes más notables incluyen nombres como Webbeds, Oceanic Catering, Styli, Crocus, Jupiter Money, Flash y JCAA.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (21 días)
• Crecimiento – $15 por usuario por mes
• Pro – $49 por usuario por mes
• Empresa – $79 por usuario por mes

Opinión del autor: Aunque hay espacio para mejora, sentimos que Freshdesk está haciendo un buen trabajo proporcionando soporte de base de conocimiento a empresas pequeñas, medianas y grandes. El marco de precios sofisticado de Freshdesk abarca una amplia gama de planes, cada uno adaptado a necesidades comerciales específicas. Con un historial de versiones enriquecido, los clientes pueden rastrear fácilmente cambios y actualizaciones. Su equipo de soporte dedicado también está equipado para abordar preguntas y preocupaciones comunes, garantizando una experiencia de integración perfecta.

Los usuarios obtienen soporte multicanal y opciones de capacitación completa para comenzar con el software de base de conocimiento de Freshdesk. En general, Freshdesk ofrece una excelente solución de software para empresas de todos los tamaños de diversas industrias.

10. Confluence

Si necesitas un software de base de conocimiento fácil de usar para casos de uso internos y externos, Confluence debería estar en tu radar.

La empresa atiende a empresas de todos los tamaños que buscan sistemas de gestión de contenido y base de conocimiento fácilmente manejables, accesibles y confiables.

La solución de software de KB de Confluence te ayuda a rastrear todos los cambios de documentos y agiliza la auditoría de contenido para potenciar la colaboración del equipo en todos los departamentos.

Características clave:

• Soporte 24/7
• Análisis
• Permisos de usuario
• Calendarios de equipo
• Integraciones con terceros
• Árbol de página estructurado
• Plantillas de base de conocimiento y contenido
• Seguimiento del historial de páginas
• Páginas de base de conocimiento ilimitadas
• Gestión de contenido
• Funcionalidad de búsqueda de texto completo

Principales beneficios del software Confluence: Además de reunir gestión de contenido y conocimiento, y colaboración de documentos bajo una plataforma, Confluence te trae un conjunto de herramientas e integraciones con otros servicios de Atlassian. Además, Confluence ofrece más de 3,000 integraciones.

Prácticamente no hay nada que no puedas hacer con sus soluciones de software.

Principales desventajas del software Confluence: Aunque Confluence puede parecer una solución empresarial todopoderosa, tiene un par de desventajas. Primero, su sistema de gestión de permisos necesita una actualización seria.

Luego, su funcionalidad móvil ofrece opciones limitadas, lo que puede presentar un problema para operadores basados en móviles.

Recomendado para: Con clientes como Slack, Jira y Trello, podemos recomendar con seguridad Confluence a todos los negocios digitales, independientemente de su tamaño o industria.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (7 días)
• Estándar – $5.75 por usuario
• Premium – $11 por usuario
• Empresa – Contactar a ventas

Opinión del autor: Además de todos los beneficios y ventajas de usar Confluence mencionados aquí, elegimos este proveedor de software basado en planes de precios increíblemente rentables. Cada plan de precios ofrece capacidades impresionantes, incluyendo soporte premium 24/7, análisis avanzados y garantía de tiempo de actividad.

11. Zoho Desk

Zoho Desk se hizo un nombre proporcionando soluciones de sistema de tickets y help desk de vanguardia. La empresa también ofrece herramientas de base de conocimiento para ayudar a las organizaciones empresariales a reducir tiempos de espera, hacer frente a altos volúmenes de tickets y entregar soporte más centrado en el cliente.

Además de agilizar la creación y gestión de contenido, Zoho Desk proporciona plataformas de base de conocimiento personalizables para la implementación perfecta de opciones de autoservicio, preguntas frecuentes, artículos prácticos, tutoriales, guías de solución de problemas y otras categorías de soporte.

Características clave:

• Autosugerencia
• Reportes del Centro de Ayuda
• Personalización del portal
• Mapeo de dominio
• Acceso seguro
• Foros y comunidades
• Repositorio de conocimiento
• Tickets del Centro de Ayuda
• Búsqueda de texto
• Retroalimentación de clientes
• Chatbots
• Personalización del portal

Principales beneficios del software Zoho Desk: Zoho Desk es una solución de software de base de conocimiento asequible para empresas de todas las industrias. Los usuarios obtienen un panel intuitivo con muchas opciones de personalización a los precios más competitivos del mercado.

Además de promover el autoservicio, Zoho Desk permite a los clientes mejorar las operaciones de servicio y soporte al cliente según sus necesidades específicas.

Principales desventajas del software Zoho Desk: Aunque el software Zoho Desk tiene una interfaz fácil de usar, su apariencia es un poco anticuada en comparación con competidores principales como LiveAgent y Confluence. La navegación podría ser mejor, y su función de búsqueda necesita una actualización.

Recomendado para: Zoho Desk es el hogar de más de 100,000 clientes de diversas industrias en todo el mundo. Algunos de los clientes más leales de la empresa incluyen Daimler, Intel y Sears. Recomendamos Zoho Desk a empresas de todos los tamaños, especialmente a organizaciones que buscan mejorar el soporte al cliente.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (15 días)
• Estándar – $20 por usuario por mes
• Profesional – $35 por usuario por mes
• Empresa – $50 por usuario por mes

Opinión del autor: Elegimos Zoho Desk porque creemos que la empresa hace un trabajo espléndido proporcionando software de base de conocimiento completo a precios competitivos. Los clientes pueden contar con Zoho Desk para crear bases de conocimiento internas y externas y portales de autoservicio y mejorar la satisfacción del cliente y la colaboración del equipo.

12. HappyFox

HappyFox es un proveedor confiable de software CRM basado en la nube que ofrece herramientas de gestión del conocimiento para empresas en diversos sectores y nichos comerciales.

La empresa atiende principalmente a clientes que buscan los mejores y más efectivos portales de autoservicio de marca para casos de uso internos y externos.

Además de atender a las necesidades de la base de conocimiento, HappyFox agiliza la recopilación de retroalimentación de clientes para impulsar información procesable de las interacciones con clientes.

Características clave:

• Retroalimentación de clientes
• Herramientas de colaboración del equipo
• Análisis
• Foros comunitarios
• Búsqueda externa/interna
• Autosugerencia
• Portal de autoayuda
• Personalización de base de conocimiento
• Categorización
• Editor de texto enriquecido
• Compartir en redes sociales
• Sugerencias de búsqueda
• Etiquetado de artículos
• Optimización móvil
• URLs amigables con SEO
• Reportes y análisis en tiempo real

Principales beneficios del software HappyFox: Después de probar el software HappyFox, podemos decir que la personalización fácil, la recopilación de retroalimentación, las encuestas progresivas y la optimización de SEO son los puntos fuertes más destacados de la empresa.

La herramienta te ayuda a crear portales de autoservicio internos y externos completos que son altamente compatibles con dispositivos móviles. Tus equipos y clientes no tendrán ningún problema para buscar y encontrar la información que necesitan.

Principales desventajas del software HappyFox: HappyFox destaca en prácticamente todo excepto en notificaciones por correo electrónico. También encontramos su interfaz y estructura de precios bastante confusas.

Recomendado para: Como HappyFox ofrece planes de precios flexibles, los clientes obtienen la flexibilidad de escalar sus bases de conocimiento según sus necesidades. Gracias a eso, HappyFox puede manejar las necesidades de empresas de todos los tamaños. Algunos de sus clientes más notables son Jabra, Sennheiser y Whirpool.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (14 días)
• Mighty – $39 por usuario por mes
• Fantastic – $59 por usuario por mes
• Empresa – $79 por usuario por mes
• Empresa Plus – $99 por usuario por mes

Opinión del autor: HappyFox merece un lugar en nuestra lista de los mejores proveedores de software de base de conocimiento por proporcionar una calidad de producto excepcional a la audiencia objetivo. La empresa atiende a las necesidades de base de conocimiento de innumerables empresas en numerosas industrias.

Su software ayuda a los usuarios a localizar información con unos pocos clics, y las funcionalidades de autosugerencia y motor de búsqueda asisten a los clientes en cada paso de su viaje de autoservicio.

13. Guru

Guru proporciona soluciones de software de base de conocimiento completas y exhaustivas para recopilar, actualizar, compartir y acceder a datos orientados al cliente.

Ya sea que necesites un portal de autoservicio para clientes o un help desk centralizado para información de RRHH, Guru puede atender a tus necesidades.

Guru reúne todo tu conocimiento bajo un hub para conectar tus equipos y centralizar datos relevantes sin interrumpir tus flujos de trabajo actuales.

Características clave:

• Búsqueda de texto integrada
• Bots habilitados por ML
• Foros comunitarios
• Categorización
• Gestión de contenido
• Sugerencias impulsadas por IA
• Personalización
• Preguntas y respuestas
• Análisis
• Búsqueda de IA
• Panel personalizado
• Plantillas preconstruidas

Principales beneficios del software Guru: Guru utiliza el poder de la IA para inspeccionar y actualizar regularmente la información en tu base de conocimiento. El software mejora constantemente las sugerencias de información para que coincidan mejor con los patrones de búsqueda de empleados y clientes. También elimina artículos redundantes para mantener tu base de conocimiento precisa y actualizada.

Principales desventajas del software Guru: Aunque el software de base de conocimiento impulsado por IA de Guru funciona de maravilla, podría mejorar sus esfuerzos de organización de contenido. También notamos problemas menores al trabajar con tablas y hojas.

Recomendado para: El software de base de conocimiento de IA de Guru tiene varias características, muchas integraciones, una interfaz fácil de usar y precios rentables. Estas cualidades lo hacen perfecto para empresas pequeñas, medianas y grandes. Algunos de los clientes incluyen nombres como Boldr, Intercom y Shopify.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (30 días)
• Iniciador Gratuito – Gratuito para hasta tres usuarios, $6 por mes por usuario para equipos de más de 3 usuarios
• Iniciador – $12 por usuario por mes
• Empresa – Contactar a ventas

Opinión del autor: Guru es una de las mejores herramientas de base de conocimiento para equipos remotos. Facilita la recopilación, almacenamiento y acceso al conocimiento de la empresa. Guru puede mantener a tu equipo actualizado en cualquier momento y lugar.

14. Bloomfire

Bloomfire proporciona soluciones de base de conocimiento centralizadas para ayudar a los equipos a recopilar y organizar el conocimiento institucional en un solo lugar. Su software permite a las organizaciones empresariales encontrar información relevante rápida y fácilmente.

Como su herramienta ofrece compatibilidad de medios de alta gama, preguntas frecuentes de origen colectivo y búsqueda habilitada por IA, Bloomfire es ideal para equipos de soporte que buscan unificar información en todos los departamentos.

Características clave:

• Retroalimentación de clientes
• Reportes de uso y contenido
• Acceso a API
• Búsqueda habilitada por IA
• Gestión de contenido
• Búsqueda de texto completo
• Portal de autoservicio
• Marca personalizable
• Etiquetado automático de contenido

Principales beneficios del software Bloomfire: Bloomfire te trae todas las características de base de conocimiento que necesitas para organizar tu información y hacerla fácilmente accesible y compartible en canales de comunicación populares.

La herramienta funciona como redes sociales permitiendo a los clientes interactuar con tu contenido e involucrarse con tu marca a través de seguimientos, comentarios, comparticiones y me gusta.

Principales desventajas del software Bloomfire: Aunque Bloomfire destaca en agilizar el intercambio de conocimiento, la herramienta tiene problemas con personalización, resultados de búsqueda, interfaz de edición de video, restablecimiento de contraseña y gestión de usuarios. También no nos gustó que no pudiéramos encontrar información de precios en su sitio web.

Recomendado para: Bloomfire es perfecto para equipos remotos, gestores del conocimiento y creadores de contenido. La empresa ofrece planes de precios que pueden atender a las necesidades de pequeñas empresas y grandes empresas.

Precios:

• Prueba gratuita – No
• Profesional – Contactar a ventas
• Negocio – Contactar a ventas
• Empresa – Contactar a ventas

Opinión del autor: Bloomfire es una excelente solución de software de base de conocimiento para marcas que les gusta mantenerse en contacto con la audiencia objetivo. La herramienta proporciona un enfoque modernizado para la recopilación y distribución de información para permitir a los usuarios acceder sin problemas al contenido de conocimiento relevante cuando sea necesario.

15. Hubspot Service Hub

HubSpot Service Hub permite a los equipos crear hubs de conocimiento internos y portales de autoservicio centrados en el cliente para permitir a los usuarios encontrar la información que necesitan bajo demanda. La herramienta ahorra tiempo, esfuerzo y recursos al permitir el autoservicio para que tu equipo pueda enfocarse en consultas de clientes complejas.

Características clave:

• Búsqueda SEO
• Personalización
• Reportes y análisis
• API e integraciones
• Foros comunitarios
• Retroalimentación de clientes
• Arrastrar y soltar
• Gestión de categorías

Principales beneficios del software HubSport Service Hub: HubSpot Service Hub agiliza la publicación de contenido e se integra fácilmente con tu stack tecnológico actual. La plataforma es simple de configurar y puede escalar rápidamente con tu base de conocimiento.

Ya sea gestionando un sistema de gestión del conocimiento interno o soporte al cliente externo, HubSport se ajusta a las necesidades de empresas de todos los tamaños.

Principales desventajas del software HubSpot Service Hub: Aparte de planes de precios costosos, encontramos que las plantillas de base de conocimiento de HubSpot son difíciles de modificar y trabajar con ellas.

Recomendado para: HubSpot Service Hub tiene una estructura de precios diversa y versátil que puede adaptarse a las necesidades específicas de todas las organizaciones empresariales de todos los tamaños. La empresa es el hogar de más de 160,000 clientes en todo el mundo, reuniendo a nombres como Tumblr, Doordash, Reddit y WWF.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (14 días)
• Iniciador – $20 por mes
• Profesional – $890 por mes
• Empresa – $3,600 por mes

Opinión del autor: Sentimos que HubSpot merece un lugar en nuestra lista por las muchas características y planes de precios escalables que proporciona. Sin embargo, realmente nos gustaron los temas de personalización de marca que te permiten personalizar tu experiencia de base de conocimiento y hacerla coincidir con tu voz de marca, incluyendo alta compatibilidad de dispositivos y capacidad de respuesta.

16. Slite

Slite proporciona una herramienta de base de conocimiento completa y centralizada para mantener tu conocimiento empresarial actualizado y fácilmente accesible para todos los departamentos.

Tus equipos obtienen acceso 24/7 a información relevante y opciones de gestión del conocimiento que agilizan la gestión del conocimiento interno y la organización de contenido.

Características clave:

• Búsqueda de texto completo
• Plantillas
• Colaboración en tiempo real
• Documentos ilimitados
• Categorización
• Gestión de contenido
• Editor de contenido
• Visualización
• Edición en vivo
• Conversaciones habilitadas por IA
• Colección de documentos

Principales beneficios del software Slite: Slite ofrece muchos beneficios de base de conocimiento, como formato versátil, plantillas flexibles, un editor de contenido intuitivo y respuestas impulsadas por IA a consultas de clientes.

La herramienta se integra sin problemas con soluciones como Slack, GitHub, Google Drive, Trello y Asana y ofrece planes de precios asequibles para adaptarse a empresas de todos los tamaños.

Principales desventajas del software Slite: Slite no es la mejor opción para crear bases de conocimiento externas, ya que solo atiende a necesidades de gestión de datos internos. Por eso, el software de Slite no es el mejor ajuste para servicio y soporte al cliente.

Recomendado para: Los planes asequibles, la facilidad de uso y la escalabilidad superior hacen que Slite sea perfecto para todas las empresas que buscan impulsar la gestión del conocimiento interno. Algunos de los clientes más notables de Slite incluyen Vanmoof, Agorapulse y Spotify.

Precios:

• Prueba gratuita – No
• Gratuito – $0 para usuarios ilimitados (50 documentos y preguntas y respuestas)
• Estándar – $10 por usuario por mes
• Premium – $15 por usuario por mes

Opinión del autor: El software de base de conocimiento de Slite es perfectamente capaz de satisfacer las necesidades de empresas de todos los tamaños, desde pequeños equipos con solo unos pocos miembros hasta grandes empresas. Si necesitas una herramienta de base de conocimiento intuitiva y fácil de usar para gestionar bases de datos internas, Slite es tu solución preferida.

17. Slab

Slab ayuda a empresas digitales a consolidar el conocimiento de la empresa en una única plataforma encontrando y recopilando información de todos los canales y sistemas de comunicación disponibles.

Armado con integraciones poderosas con terceros, búsqueda simplificada e interfaz de edición fácil de usar, Slab es una potencia de base de conocimiento que lleva la gestión del conocimiento interno al siguiente nivel.

Características clave:

• Colaboración en tiempo real
• Dominios personalizados
• Análisis de uso
• Temas privados
• Búsqueda unificada
• Integraciones con terceros
• Capacidades de edición modernas
• Temas de organización de contenido
• Portal de autoservicio
• Gestión de contenido

Principales beneficios del software Slab: Slab agiliza la creación, gestión, organización y distribución de la base de conocimiento. Ayuda tanto a profesionales de TI como a usuarios con conocimiento no técnico a gestionar contenido interno y externo según sus necesidades.

Además, la interfaz intuitiva del software de Slab hace que tu base de conocimiento sea siempre accesible y fácil de navegar.

Principales desventajas del software Slab: Aunque Slab ofrece muchas características de organización de gestión de contenido, su herramienta de edición podría usar funcionalidad adicional.

Recomendado para: Aunque Slab atiende a organizaciones de todos los tamaños, es más adecuado para equipos de ventas, operaciones e ingeniería. Cualquiera que busque simplificar la gestión del conocimiento y la creación de contenido puede confiar en Slab para compartir artículos profesionales. Algunos clientes incluyen empresas como Benchling, Asana y Glossier.

Precios:

• Prueba gratuita – No
• Gratuito – $0 para hasta 10 usuarios
• Startup – $6.67 por usuario por mes
• Negocio – $12.50 por usuario por mes
• Empresa – Contactar a ventas

Opinión del autor: Creemos que Slab es ideal para ti si tu equipo lucha por recopilar todo el conocimiento empresarial relevante disperso en departamentos, canales y sistemas. Slab te proporciona una solución centralizada para consolidar tu conocimiento organizacional en un hub de datos centralizado.

18. ProProfs Knowledge Base

La herramienta de base de conocimiento ProProfs permite a las empresas agilizar la colaboración y reducir el tiempo de espera de los clientes y los volúmenes de tickets haciendo que el conocimiento interno y externo esté disponible públicamente.

Ya sea creando manuales de usuario, tutoriales de empleados, centros de ayuda o portales de autoservicio, ProProfs maneja las necesidades de gestión del conocimiento interno y externo de manera profesional.

Características clave:

• Editor de texto
• Múltiples autores
• Revisión del historial
• Compartir archivos
• Gestor de imágenes
• Soporte multilingüe
• Reportes y análisis personalizados
• Asignar permisos y roles
• Control de seguridad
• Encuestas
• Retroalimentación de clientes

Principales beneficios del software de base de conocimiento ProProfs: ProProfs se enfoca en la colaboración del equipo e integración para ayudar a las organizaciones empresariales a abordar sus diversas necesidades de gestión del conocimiento. Los clientes pueden confiar en ProProfs para crear bases de conocimiento internas y externas, sistemas de archivos, centros de ayuda y más.

Como ProProfs se integra sin problemas con las soluciones de helpdesk y chat, puedes usarlo para satisfacer las necesidades de tus clientes y empleados en canales de comunicación populares.

Principales desventajas del software de base de conocimiento ProProfs: Aunque ProProfs proporciona todo lo que necesitas para crear y compartir conocimiento empresarial internamente y externamente, su funcionalidad de coedición necesita más trabajo. No es tan intuitiva o fácil de usar como se señaló.

Recomendado para: Recomendamos ProProfs para empresas que buscan impulsar experiencias de servicio y soporte al cliente, incluyendo agilizar la gestión de datos internos. Algunos de los clientes más notables de la empresa incluyen LinkedIn, DHL, Dell, Sony y más.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (15 días)
• Plan Mensual – $79 por usuario por mes
• Plan Anual – $588 (facturado anualmente)

Opinión del autor: ProProfs es un proveedor de software bien conocido. Sus soluciones de software fáciles de usar han ayudado a innumerables empresas a lograr sus objetivos. Con ProProfs, puedes simplificar la gestión y distribución del conocimiento para mejorar la colaboración del equipo y garantizar que tu audiencia objetivo reciba una experiencia de soporte al cliente sin precedentes.

19. Obsidian

Obsidian es una excelente solución de base de conocimiento para proveedores de servicios profesionales e individuales. Te permite potenciar tu gestión del conocimiento, organización de contenido y esfuerzos de toma de notas para uso personal.

La herramienta de base de conocimiento Obsidian tiene una interfaz fácil de usar, navegación simplificada y características que puedes personalizar según tus necesidades de gestión del conocimiento y almacenamiento de datos.

Características clave:

• Vista de gráfico
• Vínculos de retroceso
• Enlaces salientes
• Acceso en línea/sin conexión
• Soporte multilingüe
• Temas de marca y estilos personalizados
• Complementos versátiles

Principales beneficios del software Obsidian: Obsidian es la base de conocimiento perfecta si necesitas acceso en línea y sin conexión a tus datos. Ya sea que necesites características de toma de notas, gestión del conocimiento u organización de documentos, Obsidian puede manejar todo eso y más de forma gratuita.

Principales desventajas del software Obsidian: A pesar de tantas cosas buenas sobre Obsidian, su interfaz de usuario de base de conocimiento es bastante confusa. Es difícil de navegar y usar. También tuvimos problemas con la vista de gráfico que parecía crear más problemas de los que resolvía.

Recomendado para: Obsidian es una solución preferida para profesionales empresariales, usuarios individuales y pequeños proveedores de servicios. Aunque la empresa ofrece una solución comercial, no puede atender a las necesidades de grandes empresas.

Precios:

• Prueba gratuita – Sí (14 días para usuarios comerciales)
• Gratuito – Gratuito para siempre para uso personal
• Uso comercial – $50 por usuario por año

Además, Obsidian ofrece paquetes complementarios:

• Obsidian Sync – $10 por mes
• Obsidian Publish – $10 por mes por sitio

Opinión del autor: Hoy en día, no hay muchos proveedores de software dispuestos a atender a las necesidades de usuarios individuales. Por eso nos gusta Obsidian. En lugar de enfocarse en grandes organizaciones, Obsidian se preocupa por proveedores de servicios individuales y profesionales empresariales.

Los usuarios obtienen todo lo que necesitan para impulsar la gestión del conocimiento y la organización de documentos. También nos encanta que los usuarios individuales puedan aprovechar el software de base de conocimiento Obsidian sin gastar un centavo.

20. BookStack

BookStack es una plataforma de base de conocimiento de código abierto y autohospedada que ayuda a los usuarios a recopilar, gestionar, organizar y almacenar el conocimiento de la empresa en una ubicación centralizada.

Obtienes una solución de software fácil de usar y flexible para consolidar diferentes tipos de datos bajo una plataforma para acceso al conocimiento simplificado y organización de contenido.

Características clave:

• Autenticación multifactor integrada
• Opciones de configuración
• Soporte multilingüe
• Editor de página
• Interfaz intuitiva
• Vinculación
• Diagrams.net integrado

Principales beneficios del software BookStack: Bookstack es más una plataforma digital para almacenar, organizar y gestionar documentación e información que una base de conocimiento. Sin embargo, puede funcionar como cualquier software de base de conocimiento en el mercado.

Como BookStack ofrece funcionalidad de base de conocimiento gratuita y de código abierto, tiene una comunidad en línea masiva que contribuye a la operabilidad siempre en evolución de la herramienta.

Principales desventajas del software BookStack: BookStack carece de escalabilidad operativa adecuada y características avanzadas para ser una solución completa como LiveAgent o Zendesk. Además, su herramienta viene con opciones de personalización limitadas y plantillas preconstruidas defectuosas que necesitan más trabajo.

Recomendado para: Como BookStack no puede escalar para satisfacer las necesidades de grandes empresas, es más adecuado para startups, pequeñas empresas y empresas medianas.

Precios: Gratuito y de código abierto.

Opinión del autor: BookStack merece un lugar en nuestra lista por su funcionalidad de base de conocimiento gratuita. La empresa invierte continuamente tiempo, esfuerzo y recursos para acercar su plataforma de gestión del conocimiento de código abierto a audiencias globales.

¿Cuáles son los tipos de software de base de conocimiento?

Las pequeñas empresas pueden funcionar bien con Documentos compartidos de Google de tutoriales de empleados, preguntas frecuentes de clientes y foros comunitarios, y aspectos de productos. Sin embargo, a medida que tus operaciones comerciales crecen, una pequeña base de conocimiento puede crear problemas con accesibilidad, capacidad de búsqueda y seguridad.

Las soluciones de software de base de conocimiento resuelven estos problemas dándote la flexibilidad de escalar sin problemas tu base de conocimiento en línea según tus necesidades. Con esto en mente, analicemos diferentes tipos de soluciones de base de conocimiento.

Base de conocimiento interna

Una base de conocimiento interna es una base de conocimiento para empleados que ayuda a los miembros de tu equipo a acceder a datos bajo demanda y recopilar documentación e información con una interrupción mínima en los flujos de trabajo diarios.

Puedes verla como un recurso interno para los miembros de tu equipo que contiene todos los datos comerciales relevantes, incluyendo políticas, documentos, procesos y sistemas. Todas las empresas que se esfuerzan por impulsar la colaboración del equipo, comunicación, cohesión y productividad deben considerar usar una herramienta de software de base de conocimiento de fuente para crear un directorio de conocimiento interno.

Las bases de conocimiento internas son repositorios de datos centralizados de contenido de base de conocimiento relacionado con la empresa sobre tus servicios o productos y guías de usuario. Puedes usar una herramienta de software de base de conocimiento interna para crear bases de conocimiento privadas para tus equipos internos en TI, RRHH, ventas, marketing e industrias de centro de llamadas.

Base de conocimiento externa

Una base de conocimiento externa es una base de conocimiento para clientes que ayuda a las audiencias objetivo a completar tareas simples por sí solas aprovechando opciones de autoservicio confiables, convenientes y fáciles de usar, tales como:

• Información de facturación
• Información de contacto
• Preguntas frecuentes
• Guías de solución de problemas
• Información de envío y seguimiento

Las agencias de soporte al cliente y los centros de contacto confían en las bases de conocimiento externas para hacer frente a picos de tráfico alto y volúmenes de tickets. Pueden beneficiarse de las soluciones de software de gestión del conocimiento externo al permitir que los clientes encuentren respuestas a preguntas básicas de forma independiente. Además, eso les permite impulsar la experiencia del cliente con cada interacción.

La calidad del contenido de tu base de conocimiento juega un papel vital en mantener a tus clientes y empleados comprometidos. La mejor manera de garantizar que tanto tus consumidores como tu equipo de soporte al cliente reciban artículos relevantes es invertir en las mejores herramientas de base de conocimiento.

¿Cómo funciona el software de base de conocimiento?

Una plataforma de software de base de conocimiento funciona como una fuente de verdad siempre accesible. Ya sea que hablemos de bases de conocimiento internas o públicas, estos recursos funcionan distribuyendo información en línea bajo demanda.

Además del intercambio de conocimiento, las herramientas de base de conocimiento pueden ayudar con optimización de datos, gestión de contenido, herramientas de análisis, recopilación, organización e intercambio de información para consumidores y empleados por igual. Echemos un vistazo a las características más poderosas de las soluciones de software de base de conocimiento para entender mejor cómo funcionan.

Sitio web de interfaz frontal

Puedes comparar el front-end de la base de conocimiento con un sitio web regular. La diferencia es que las bases de conocimiento se enfocan en formato de documentación, navegación y categorías de información.

La interfaz de front-end de la plataforma de base de conocimiento típicamente incluye las siguientes características avanzadas:

• Página de inicio principal – contiene todas las categorías de información disponibles y opciones de búsqueda de texto completo
• Menú de navegación – un motor de búsqueda o un menú desplegable con grupos de artículos de múltiples capas
• Llamadas de artículos – esta sección contiene metadatos de artículos, enlaces, advertencias, fragmentos de código y otros términos de búsqueda relacionados
• Opciones de personalización – te permiten personalizar tus bases de conocimiento de autoservicio según tus necesidades y directrices de marca

Las bases de conocimiento orientadas al cliente incluyen interfaces que se asemejan más a páginas web típicas. Eso proporciona a los clientes una sensación familiar y facilita cerrar brechas de conocimiento.

Las empresas generalmente categorizan preguntas comunes, retroalimentación de clientes y documentación de procesos en una base de conocimiento que las audiencias objetivo pueden acceder a través de una interfaz fácil de usar.

Interfaz de back-end

La interfaz de back-end de tu portal de conocimiento debe incluir organización de contenido, gestión de documentos, control de versiones y capacidades de panel de análisis.

Las soluciones típicas de base de conocimiento organizacional contienen las siguientes características:

• Múltiples permisos de rol y cuentas de equipo
• El mejor consejo y directrices de software
• Contenido fácilmente buscable
• Permiso para asignar compañeros de equipo a artículos
• Ciclo de vida del artículo
• Etiquetado interno
• Gestión del flujo de trabajo
• Revisión editorial

Como puedes ver, una herramienta de software de base de conocimiento es una plataforma centralizada o un portal de autoservicio que tus empleados y clientes pueden usar para encontrar el contenido de autoservicio deseado que necesitan.

Ya sea un dato sobre precios personalizados, un tutorial de características limitadas o algo más, los portales de autoservicio ayudan a los usuarios a encontrar respuestas a preguntas personalizadas sin la ayuda de tus agentes de servicio al cliente y soporte.

Tomemos el portal de soporte de LiveAgent como un excelente ejemplo para ayudarte a evaluar la utilidad de una base de conocimiento colectiva. LiveAgent es una empresa de software de soporte al cliente que ofrece a la audiencia objetivo una plataforma de gestión del conocimiento fácil de usar.

El portal de soporte de la empresa permite a los usuarios elegir cómo desean encontrar la información que buscan:

• Navegando por categoría
• Usando una característica de motor de búsqueda potente

Su portal ofrece documentos de conocimiento para nuevos usuarios, tutoriales en video, soporte técnico, opciones de personalización, soporte de facturación y pagos, y premios y certificados. Los clientes pueden confiar en diferentes categorías de conocimiento para aprender lo que necesitan saber o encontrar respuestas inmediatamente si ya conocen la pregunta.

¿Cuáles son los beneficios de una plataforma de base de conocimiento?

Reunir todo tu conocimiento institucional y esfuerzos de gestión del conocimiento bajo una solución centralizada hace que los datos valiosos sean accesibles en cualquier momento y lugar. Esta accesibilidad aumentada te proporciona una ventaja competitiva significativa. Según Microsoft, el 66% de los clientes prefieren el autoservicio sobre el soporte al cliente, y el 67% intenta resolver sus problemas de forma independiente antes de contactar al soporte al cliente. Con esto en mente, profundicemos en los beneficios del software de base de conocimiento.

Productividad mejorada

Las soluciones de software de base de conocimiento más efectivas proporcionan ubicaciones centralizadas para que las organizaciones empresariales hagan que los datos vitales sean fácilmente accesibles. La mayoría de las empresas utilizan silos de datos internos para almacenar datos.

Sin embargo, mantener datos sensibles dispersos en departamentos y sistemas de almacenamiento dificulta que los equipos obtengan la información requerida bajo demanda y entreguen experiencias de cliente personalizadas de primera categoría que los consumidores modernos demandan. La investigación de McKinsey & Company encontró que los empleados pasan casi el 19% de su semana laboral buscando información de la empresa. Tener que lidiar con eso consume mucho tiempo.

Puedes resolver este problema centralizando todo tu conocimiento empresarial y haciendo que los datos estén fácilmente disponibles.

Además de mejorar la productividad, el software de base de conocimiento mejora la colaboración del equipo proporcionando acceso 24/7 a información relevante y valiosa. Además, los empleados de todos los nichos comerciales pueden automatizar respuestas a preguntas frecuentes para proporcionar respuestas uniformes a los consumidores en todos los canales.

Costo operativo reducido

El software de base de conocimiento basado en web mantiene tus datos vitales a solo un clic de distancia. Permite a tus empleados asistir a prospectos de manera precisa, confiable y eficiente sin desperdiciar tiempo, esfuerzo y recursos. La mayoría de las herramientas de base de conocimiento principales vienen con características de búsqueda impulsadas por IA que pueden obtener cualquier información en meros segundos.

Con acceso instantáneo a artículos relacionados con la empresa, preguntas frecuentes y procesos internos, tus empleados pueden ahorrar tiempo, mientras agilizan la capacitación e incorporación. Como puedes integrar estas herramientas con chatbots y soluciones de software de help desk, puedes liberar a tus agentes, automatizar tareas repetitivas y hacer que el soporte al cliente sea más productivo y eficiente.

Además, estas soluciones de software vienen con características de seguridad integradas para prevenir pérdida de conocimiento y ciberataques. Mantener todos los datos sensibles en un solo lugar facilita proteger los secretos de tu empresa sin exponerlos a riesgos innecesarios.

Adquirir y retener clientes

El software de base de conocimiento no necesita dormir, descansar ni tiempo libre. Puede funcionar 24/7/365, proporcionando a tu audiencia objetivo y personal la información que necesitan en cualquier momento y lugar. Gracias a eso, tus clientes y empleados pueden contar con servicio y soporte al cliente 24/7 bajo demanda, incluso durante horas no laborales y días festivos.

Es importante recordar que ganar un nuevo cliente puede costar de cinco a 25 veces más que mantener uno existente.

El prospecto no necesita esperar mucho tiempo para una solución que le ayude a resolver un problema. En su lugar, pueden buscar respuestas coincidentes para intentar resolver un problema por sí solos. Esta conveniencia y calidad de respuesta superior pueden impulsar la experiencia del cliente y aumentar la satisfacción del cliente.

Generar más ingresos

Los motores de búsqueda como Bing y Google utilizan mecanismos de clasificación para determinar qué resultados de búsqueda deben clasificarse más alto en la página de resultados del motor de búsqueda (SERP) para palabras clave y frases específicas. Una base de conocimiento gestionada con una estructura de artículos bien organizada puede impulsar tu SEO y ayudar a tu marca a clasificarse más alto en los principales motores de búsqueda.

Cuanta más exposición obtengas, más clientes puedes atraer a tu sitio web para generar más ingresos. Además, esta exposición aumentada te permite impulsar tus esfuerzos de venta cruzada y venta adicional y atraer nuevos usuarios externos a tu marca.

Ofrecer conocimiento organizacional fácilmente accesible permite a tu audiencia objetivo resolver problemas más fácilmente. También pueden establecer comunicación simplificada con tu marca en canales de comunicación populares como teléfono, correo electrónico y chat. Todos estos beneficios conducen a entregar mejores experiencias de cliente y mayor satisfacción del cliente.

Cómo elegir el software de base de conocimiento correcto

Elegir las soluciones clave de software de base de conocimiento depende de muchos factores diferentes. Debes investigar la naturaleza de la información que deseas poner a disposición de tus clientes y empleados.

Necesitas un conjunto completo de herramientas para recopilar, organizar, mantener y distribuir la información correcta a tu audiencia objetivo en el momento adecuado. Como no hay una solución todo en uno aquí, aquí hay algunas consideraciones para ayudarte a seleccionar la herramienta con las mejores características de software de base de conocimiento.

Identificar necesidades y objetivos

Considera las necesidades y objetivos que deseas lograr con una herramienta de software de gestión del conocimiento. Estos conocimientos te ayudarán a decidir si deseas apoyar a tu audiencia objetivo, personal o ambos.

Una vez que determines esto, identifica las mayores brechas de conocimiento que deseas eliminar considerando las siguientes preocupaciones:

• Las preguntas más frecuentes que tus clientes y empleados hacen
• El departamento más abrumado con solicitudes consistentes de conocimiento institucional
• Tu tasa de respuesta actual a preguntas de clientes y empleados
• Cuánto tiempo tarda en responder
• Las áreas que necesitan mejora continua
• Cuántos empleados demandan experiencias de aprendizaje

Estas consideraciones te ayudarán a evaluar tu productividad actual y te ayudarán a seleccionar el software de base de conocimiento clave que puede compartir información en tu organización de manera más eficiente.

Evaluar características y funcionalidad

El siguiente paso es evaluar las características y funcionalidades esenciales que necesitas para lograr tus objetivos de gestión del conocimiento. Recomendamos hacer una lista de características básicas sobre las que puedas construir mientras investigas soluciones compatibles.

Las mejores herramientas de base de conocimiento vienen con características comunes tales como:

• Búsqueda avanzada
• Interfaz fácil de usar
• Capacidad de noticias
• Función de retroalimentación de clientes
• Control de versiones de documentos y artículos
• Funcionalidad de árbol de decisión
• Editor WYSIWYG
• Destacar cambios nuevos
• Widget de búsqueda personalizable
• Tickets de help desk
• Características de colaboración en tiempo real
• Integraciones con aplicaciones de terceros como Google Drive, Salesforce, etc.
• Plantillas de artículos y documentos

Recuerda que estas son prácticamente las características básicas que todas las soluciones de software de primera categoría ofrecen. Si tienes necesidades o objetivos específicos que deseas lograr, reduce tus opciones considerando los siguientes objetivos:

• Menos transferencias de llamadas
• Recopilar todas tus guías de solución de problemas, formularios de contacto, artículos y conocimiento institucional en un repositorio centralizado
• Impulsar tu tasa de resolución en la primera llamada
• Mejorar la experiencia y satisfacción del cliente
• Reducir el esfuerzo del prospecto
• Agilizar la incorporación y capacitación
• Entregar servicio y soporte al cliente sin precedentes y consistente

Estos objetivos y funcionalidades esenciales te ayudarán a seleccionar la mejor herramienta de base de conocimiento con todas las integraciones de terceros que necesitas para satisfacer tus necesidades comerciales.

Considerar escalabilidad y personalización

Puedes tener el mejor software del mundo, pero no significará nada si tarda una eternidad en configurarse, personalizarse y mantenerse. Lo más importante es que tu base de conocimiento debe poder escalar contigo a medida que tus necesidades de base de conocimiento crecen.

Entonces, opta por una herramienta de software con una interfaz fácil de usar para garantizar una configuración rápida y un mantenimiento fácil. Las soluciones de base de conocimiento basadas en la nube son típicamente más escalables y vienen con varios componentes personalizables.

Evaluar soporte del proveedor y confiabilidad

Como tu base de conocimiento es también tu solución de soporte al cliente, necesitas una herramienta confiable que pueda mantener seguros los datos comerciales sensibles e información del usuario. Hoy, las empresas deben cumplir con regulaciones de cumplimiento, reglas de privacidad de datos y restricciones de industria para garantizar la seguridad de los datos.

También deben mantener certificaciones de cumplimiento actualizadas para minimizar el tiempo de inactividad y fugas de datos. Con esto en mente, prioriza la confiabilidad y el soporte del proveedor para garantizar el máximo tiempo de actividad y soporte centrado en el cliente.

Hemos reunido una lista de preguntas para cubrir durante demostraciones de software con proveedores potenciales:

• ¿Cuánto tiempo tarda la fase de implementación?
• ¿Hay algún soporte disponible durante ese tiempo?
• ¿Qué tipo de soporte posterior a la implementación proporcionas?
• ¿Cuánto tiempo tarda en activar mis usuarios?
• ¿Cuáles son los pasos básicos de implementación?
• ¿Hay algo que mi personal de TI deba saber?
• ¿Mis licencias de usuario de base de conocimiento están basadas en roles?

Comparar precios y planes

Una vez que determines las características, personalización, escalabilidad, soporte del proveedor y confiabilidad, compara precios. Apunta a una solución que pueda garantizar un ROI rápido para aprovechar al máximo tu inversión. Otra cosa que debes buscar es una prueba gratuita ya que las buenas soluciones de software tienden a proporcionar opciones gratuitas dado que confían en su software.

Recomendamos elegir una herramienta de software fácil de usar que no requiera capacitación excesiva e se integre sin problemas con tu stack tecnológico actual.

¿Cuál es el mejor software de base de conocimiento para tu empresa?

El mejor software de base de conocimiento para tu empresa es el que permite a tus equipos aumentar la eficiencia, mejorar el soporte al cliente y mejorar la experiencia del usuario tanto para tus empleados como para tus clientes.

La solución que elijas debe permitirte:

• Crear, almacenar, gestionar y compartir sin problemas el conocimiento de la empresa bajo demanda
• Reducir el tiempo de capacitación y proporcionar a tu personal acceso 24/7 a guías de usuario, recursos de capacitación y datos operacionales
• Mejorar la consistencia de la información en todos los canales de comunicación disponibles

Además, la mejor solución de software de base de conocimiento debe darte el poder de la IA para aprender de cada interacción con clientes y hacer que tu conocimiento organizacional sea más buscable, centrado en el cliente y fácil de usar.

Mejores herramientas de base de conocimiento para pequeñas empresas

Los mejores proveedores de software de base de conocimiento para startups y pequeñas empresas son LiveAgent, Zendesk y HelpScout.

Mejores soluciones de software de base de conocimiento para empresas medianas

Las mejores soluciones de software de base de conocimiento para empresas medianas son LiveAgent, Document 360 y Confluence.

Mejores plataformas de base de conocimiento para grandes empresas

Las mejores plataformas de base de conocimiento para grandes empresas son LiveAgent, HelpJuice y HubSpot.

Explora un software de base de conocimiento de vanguardia de forma gratuita

Un software de base de conocimiento robusto es un cambio de juego para empresas de todos los tamaños. No solo mejora el servicio al cliente sino que también permite a tu equipo acceso instantáneo a información vital, lo que lleva a una productividad y eficiencia mejoradas. LiveAgent destaca como una de las mejores soluciones de software de base de conocimiento.

LiveAgent, principalmente un software de help desk, ofrece un conjunto completo de características, incluyendo una solución de base de conocimiento con una interfaz de usuario intuitiva, opciones de personalización versátiles y un rango impresionante de integraciones.

¿Lo mejor? Puedes probar el software de base de conocimiento superior de LiveAgent de forma gratuita durante 30 días. Puedes explorar y experimentar los beneficios de este software de primera categoría de primera mano, sin ningún compromiso.