Análisis del software de gestión de correos electrónicos de Zendesk.

Conclusiones clave

Primeros pasos con las funciones del software de administración de correo electrónico de Zendesk

Zendesk ofrece una versión de prueba gratuita que te da acceso a todas las funciones necesarias del software de gestión del correo electrónico. El proceso de registro requiere que confirmes tu inscripción a la versión de prueba mediante un enlace de correo electrónico. Después, puedes especificar tu experiencia de prueba y seleccionar cuántos usuarios necesitas, así como en qué herramientas quieres centrarte. Puedes saltarte esta sección, pero te recomiendo que la completes, ya que puede marcar la diferencia al principio de su uso.

Una vez que hayas terminado con esta configuración, puedes empezar a explorar la interfaz de Zendesk. Cuando accedes a Zendesk por primera vez, la pantalla principal ofrece una selección de guías que pueden ayudarte a familiarizarte con el rico conjunto de funciones. Las guías te muestran cómo utilizar cada funcionalidad y cómo configurarlas. Puedes participar en un tutorial para configurar tu sistema de tickets, que es una gran parte de la funcionalidad de gestión del correo electrónico de Zendesk. Como ya estoy un poco familiarizado con Zendesk, decidí omitirlo por ahora y avanzar de forma natural.

Mientras que Zendesk crea una dirección de correo electrónico dedicada para ti, siempre puedes agregar más cuentas de correo electrónico al sistema. Puedes acceder al Centro de administración haciendo clic en el icono de la rueda dentada en el menú izquierdo, lo que te llevará a la configuración. Accede a la sección de Canales y podrás encontrar la configuración de correo electrónico. 

Tienes la opción de crear más direcciones de Zendesk o conectar cuentas de correo electrónico externas. Ten en cuenta que Zendesk también añade la dirección de correo electrónico que utilizaste durante tu registro. Esta sección también te permite personalizar la configuración de tu correo electrónico para mejorar tu experiencia de usuario.

Zendesk requiere que configures el reenvío de correo electrónico desde tu cuenta de correo electrónico existente si no utilizas Gmail. Esta sección de la configuración ofrece instrucciones paso a paso sobre cómo hacerlo, pero la información es muy general y lo mejor es que busques una guía específica para tu cuenta de correo electrónico en otro sitio. Este proceso, sin embargo, no debería ser difícil en la mayoría de los casos y deberías terminar rápidamente, a menos que estés usando un servicio de correo electrónico obsoleto.

Una vez que agregues tus direcciones de correo electrónico y configures el reenvío, deberías estar listo. No toqué la gestión de tickets ni la configuración de correo electrónico, ya que no lo consideré necesario, pero puedes hacerlo en cualquier momento. Antes de pasar a las pruebas, echemos un vistazo a qué características de gestión de correo electrónico puedes esperar en Zendesk.

Función de gestión de correo electrónico de Zendesk

Zendesk ofrece una cantidad impresionante de funcionalidades para varios casos de uso; muchos de estos también se aplican a la gestión de correo electrónico. Puedes administrar correos electrónicos con direcciones ilimitadas y utilizar formularios de contacto en cualquier plan de suscripción. Todos los límites de tamaño de archivos adjuntos de tickets están establecidos en 50MB. Uno de los planes te brinda características de archivado automático de correo electrónico. Además, puedes utilizar bots de respuesta para manejar ciertas tareas y crear nuevos flujos de trabajo. 

Zendesk también ofrece una interfaz totalmente traducida y funciones avanzadas de gestión de contactos. Puedes utilizar calificaciones de satisfacción del cliente y encuestas de seguimiento. Las funciones de gestión del correo electrónico también incluyen compartir y reenviar tickets entre varias cuentas, campos de tickets condicionales y varios formularios de tickets. La bandeja de entrada es híbrida, lo que significa que también puedes utilizar otros canales además del correo electrónico y ver todos los mensajes en un solo lugar. Zendesk admite respuestas predefinidas, así como reglas de negocio e informes personalizados.

Trabajando con las funciones del software de gestión de correo electrónico de Zendesk.

Trabajar con Zendesk es intuitivo y fácil. Me envié un par de correos de prueba para probar el rendimiento del sistema. Todos los correos llegaron bastante rápido y no hubo largos tiempos de espera presentes. Zendesk también envía inmediatamente una respuesta automática al remitente, informándoles que el mensaje de correo electrónico ha sido recibido. Sin embargo, Zendesk no parece enviar ningún tipo de notificación que informe sobre nuevos mensajes. La única forma en que pude enterarme de los nuevos mensajes fue visitando el sistema de tickets. 

Zendesk tiene una función de pestaña de ticket, lo que significa que puedes cambiar rápidamente entre las conversaciones abiertas sin buscar en la bandeja de entrada. Es bastante práctico, y aunque esta función puede parecer estándar, no siempre está presente en otros software de gestión de correo electrónico. Después de abrir un ticket, la interfaz es bastante estándar, y lo digo como algo bueno. Nos hemos acostumbrado a cierto diseño de correo electrónico, por lo que podría ser contraproducente cambiarlo solo para agregar un factor sorpresa. Zendesk hace un buen trabajo con la interfaz.

El campo de respuesta puede ser demasiado pequeño para correos electrónicos más largos, pero se extiende cuando su mensaje alcanza cierta longitud, por lo que su funcionalidad es buena. Zendesk ofrece varias características en toda la interfaz, lo que hace que sea fácil cambiar el estado de sus correos electrónicos y tickets, tomar nota de los datos del cliente o dejar notas para otros usuarios, agregar archivos adjuntos a los correos electrónicos o aplicar respuestas predefinidas a su comunicación por correo electrónico.

La sección de la bandeja de entrada te permite realizar acciones masivas. Puedes unir correos electrónicos seleccionados en un solo ticket, lo que resulta muy útil si tienes varios correos electrónicos de un mismo contacto con el mismo tema. También puedes actualizar los tickets en masa a través de la opción de edición. Esta función te permite agregar etiquetas de forma masiva, cambiar las prioridades, los tipos de correos electrónicos y mucho más. Las otras dos opciones incluyen eliminar correos electrónicos y marcarlos como mensajes de SPAM. Otra característica destacable es el filtrado, que facilita la clasificación de tu bandeja de entrada según criterios predefinidos. 

En general, Zendesk ofrece características bastante buenas para la gestión de correo electrónico y también puede servir como un excelente software de gestión de correo electrónico. Las características no son abrumadoras y son fáciles de familiarizarse, independientemente de si eres un novato o un usuario experimentado. Recibir y responder correos electrónicos funciona sin errores ni otras dificultades que puedan detener tu flujo de trabajo.

Funciones de gestión de correo electrónico de Zendesk y precios.

Zendesk es una de las soluciones que ofrece numerosas opciones de precios. Difieren en sus conjuntos de características y cada una de ellas es adecuada para un caso de uso diferente. Dado que sólo vamos a examinar las funciones de gestión de correo electrónico de Zendesk en esta revisión, te presentaré los planes que incluyen esta funcionalidad.

Support Team

Este plan cuesta $19 por mes por agente. Ofrece un sistema de tickets que puede ser utilizado para fines de gestión de correo electrónico, y también puedes conectar otros canales de comunicación, como redes sociales. Obtienes todas las características de gestión de correo electrónico mencionadas previamente en esta reseña, así como acceso a reglas de negocios, detalles e historial de clientes, enrutamiento basado en el estado y capacidad del agente, y acceso a integraciones y aplicaciones.

Support Professional

El plan Support Professional tiene un costo de $49 por mes por agente. Obtienes todas las características del plan anterior y añadidos como enrutamiento basado en habilidades, horarios comerciales, encuestas de satisfacción del cliente y más.

Support Enterprise

Este plan es el más caro de las opciones del plan de Support. Tiene un costo de $99 por mes por agente. Te da acceso a todas las funciones de los dos planes anteriores y agrega roles y permisos personalizados del equipo, espacios de trabajo personalizables, almacenamiento de datos de terceros, un entorno de prueba sandbox y más.

Conclusión

Zendesk es una gran opción para tus necesidades de gestión del correo electrónico, ya que funciona muy bien como software para la gestión del correo electrónico. Las funciones son suficientes y fáciles de utilizar para cualquier caso de uso. No tendrás problemas para navegar por la interfaz en su mayor parte. Sin embargo, Zendesk puede resultar bastante caro si decides adquirir uno de los planes más amplios. Así que, si buscas una solución de gestión del correo electrónico más rentable sin renunciar a las funciones ni a la facilidad de uso, puede que merezca la pena explorar otra alternativa a Zendesk.