Revisión del software de gestión de correos electrónicos de Zendesk.

Conclusiones clave

Primeros pasos con las funciones del software de administración de correo electrónico de Zendesk

Zendesk ofrece una versión de prueba gratuita que le da acceso a todas las funciones necesarias del software de gestión de correo electrónico. El proceso de registro requiere que usted confirme su registro de prueba a través de un enlace de correo electrónico. Después de eso, puede especificar su experiencia de prueba y seleccionar cuántos usuarios necesita, así como las herramientas en las que desea centrarse. Puede saltarse esta sección, pero le recomiendo que la complete, ya que puede marcar la diferencia al comienzo de su uso.

Una vez que haya terminado con esta configuración, puede comenzar a explorar la interfaz de Zendesk. Cuando acceda a Zendesk por primera vez, la pantalla principal ofrece una selección de guías que pueden ayudarlo a familiarizarse con el conjunto de funciones ricas. Las guías le muestran cómo usar cada funcionalidad y cómo configurarlas. Puede participar en un tutorial para configurar su sistema de tickets, que es una gran parte de la funcionalidad de gestión de correo electrónico de Zendesk. Como ya estoy un poco familiarizado con Zendesk, decidí omitirlo por ahora y progresar naturalmente. 

Mientras que Zendesk crea una dirección de correo electrónico dedicada para ti, siempre puedes agregar más cuentas de correo electrónico al sistema. Puedes acceder al Centro de administración haciendo clic en el icono de la rueda dentada en el menú izquierdo, lo que te llevará a la configuración. Accede a la sección de Canales y podrás encontrar la configuración de correo electrónico. 

Tiene la opción de crear más direcciones de Zendesk o conectar cuentas de correo electrónico externas. Tenga en cuenta que Zendesk también agrega la dirección de correo electrónico que utilizó durante su registro. Esta sección también le permite personalizar su configuración de correo electrónico para mejorar su experiencia del usuario. 

Zendesk requiere que configure el reenvío de correo electrónico desde su cuenta de correo electrónico existente si no está utilizando Gmail. Esta sección de la configuración ofrece instrucciones paso a paso sobre cómo hacerlo, pero la información es muy general y lo mejor es buscar una guía específica para su cuenta de correo electrónico en otro lugar. Sin embargo, este proceso no debería ser difícil en la mayoría de los casos y debería ser rápido, a menos que esté utilizando un servicio de correo electrónico obsoleto.

Una vez que agregues tus direcciones de correo electrónico y configures el reenvío, deberías estar listo. No toqué la gestión de tickets ni la configuración de correo electrónico, ya que no lo consideré necesario, pero puedes hacerlo en cualquier momento. Antes de pasar a las pruebas, echemos un vistazo a qué características de gestión de correo electrónico puedes esperar en Zendesk.

Función de gestión de correo electrónico de Zendesk

Zendesk ofrece una cantidad impresionante de funcionalidades para varios casos de uso; muchos de estos también se aplican a la gestión de correo electrónico. Puedes administrar correos electrónicos con direcciones ilimitadas y utilizar formularios de contacto en cualquier plan de suscripción. Todos los límites de tamaño de archivos adjuntos de tickets están establecidos en 50MB. Uno de los planes te brinda características de archivado automático de correo electrónico. Además, puedes utilizar bots de respuesta para manejar ciertas tareas y crear nuevos flujos de trabajo. 

Zendesk también ofrece una interfaz completamente traducida y funciones avanzadas de gestión de contactos. Puede utilizar las calificaciones de satisfacción del cliente y las encuestas de seguimiento. Las funciones de gestión de correo electrónico incluyen compartir y reenviar tickets entre múltiples cuentas, campos de ticket condicionales y múltiples formas de ticket. La bandeja de entrada es híbrida, lo que significa que también puede usar otros canales además del correo electrónico y ver todos los mensajes en un solo lugar. Zendesk admite respuestas predefinidas, así como reglas de negocio personalizadas e informes. 

Trabajando con las funciones del software de gestión de correo electrónico de Zendesk.

Trabajar con Zendesk es intuitivo y fácil. Me envié un par de correos de prueba para probar el rendimiento del sistema. Todos los correos llegaron bastante rápido y no hubo largos tiempos de espera presentes. Zendesk también envía inmediatamente una respuesta automática al remitente, informándoles que el mensaje de correo electrónico ha sido recibido. Sin embargo, Zendesk no parece enviar ningún tipo de notificación que informe sobre nuevos mensajes. La única forma en que pude enterarme de los nuevos mensajes fue visitando el sistema de tickets. 

Zendesk tiene una función de pestaña de ticket, lo que significa que puedes cambiar rápidamente entre las conversaciones abiertas sin buscar en la bandeja de entrada. Es bastante práctico, y aunque esta función puede parecer estándar, no siempre está presente en otros software de gestión de correo electrónico. Después de abrir un ticket, la interfaz es bastante estándar, y lo digo como algo bueno. Nos hemos acostumbrado a cierto diseño de correo electrónico, por lo que podría ser contraproducente cambiarlo solo para agregar un factor sorpresa. Zendesk hace un buen trabajo con la interfaz.

El campo de respuesta puede ser demasiado pequeño para correos electrónicos más largos, pero se extiende cuando su mensaje alcanza cierta longitud, por lo que su funcionalidad es buena. Zendesk ofrece varias características en toda la interfaz, lo que hace que sea fácil cambiar el estado de sus correos electrónicos y tickets, tomar nota de los datos del cliente o dejar notas para otros usuarios, agregar archivos adjuntos a los correos electrónicos o aplicar respuestas predefinidas a su comunicación por correo electrónico.

La sección de la bandeja de entrada te permite realizar acciones masivas. Puedes unir correos electrónicos seleccionados en un solo ticket, lo que resulta muy útil si tienes varios correos electrónicos de un mismo contacto con el mismo tema. También puedes actualizar los tickets en masa a través de la opción de edición. Esta función te permite agregar etiquetas de forma masiva, cambiar las prioridades, los tipos de correos electrónicos y mucho más. Las otras dos opciones incluyen eliminar correos electrónicos y marcarlos como mensajes de SPAM. Otra característica destacable es el filtrado, que facilita la clasificación de tu bandeja de entrada según criterios predefinidos. 

En general, Zendesk ofrece características bastante buenas para la gestión de correo electrónico y también puede servir como un excelente software de gestión de correo electrónico. Las características no son abrumadoras y son fáciles de familiarizarse, independientemente de si eres un novato o un usuario experimentado. Recibir y responder correos electrónicos funciona sin errores ni otras dificultades que puedan detener su flujo de trabajo.

Funciones de gestión de correo electrónico de Zendesk y precios.

Zendesk es una de las soluciones que ofrece numerosas opciones de precios. Difieren en sus conjuntos de características y cada una de ellas es adecuada para un caso de uso diferente. Dado que sólo vamos a examinar las funciones de gestión de correo electrónico de Zendesk en esta revisión, les presentaré los planes que incluyen esta funcionalidad.

Support Team

Este plan cuesta $19 por mes por agente. Ofrece un sistema de tickets que puede ser utilizado para fines de gestión de correo electrónico, y también puedes conectar otros canales de comunicación, como redes sociales. Obtienes todas las características de gestión de correo electrónico mencionadas previamente en esta reseña, así como acceso a reglas de negocios, detalles e historial de clientes, enrutamiento basado en el estado y capacidad del agente, y acceso a integraciones y aplicaciones.

Support Professional

El plan Support Professional tiene un costo de $49 por mes por agente. Obtienes todas las características del plan anterior y añadidos como enrutamiento basado en habilidades, horarios comerciales, encuestas de satisfacción del cliente y más.

Support Enterprise

Este plan es el más caro de las opciones del plan de Support. Tiene un costo de $99 por mes por agente. Le brinda acceso a todas las funciones de los dos planes anteriores y agrega roles y permisos personalizados del equipo, espacios de trabajo personalizables, almacenamiento de datos de terceros, un entorno de prueba sandbox y más.

Conclusión

Zendesk es una gran opción para tus necesidades de gestión de correo electrónico, ya que funciona muy bien como software para la gestión de correo electrónico. Las funciones son suficientes y fáciles de usar para cualquier caso de uso. No tendrás problemas para navegar por la interfaz en su mayor parte. Sin embargo, debes estar preparado para usar tu billetera, ya que Zendesk puede ser bastante costoso si decides comprar uno de los planes más extensos.