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Planificar un evento, ya sea presencial u online, requiere mucho tiempo y esfuerzo. Necesitas encontrar un lugar (ya sea una ubicación física o un anfitrión/plataforma de internet), asegurar oradores y/o expositores, crear un cronograma y desarrollar una estrategia de marketing para llegar a la mayor cantidad de personas posible, entre muchas otras tareas.
El último punto es particularmente importante porque hay una cosa que absolutamente todo evento necesita para tener éxito, y eso son invitados. Esto significa que es absolutamente esencial enviar un correo electrónico de invitación a evento bien pensado a tu audiencia para lograr que la mayor cantidad de personas posible “répondez s’il vous plaît’ (RSVP) o “por favor responde” para confirmar su asistencia.
Los RSVP deben ser parte de un correo electrónico de confirmación de seminario web u otros mensajes de confirmación relacionados con cualquier evento presencial u online.
Hay varios elementos de un correo electrónico de invitación que contribuirán a hacerlo exitoso en la obtención de RSVP:
Nombre del remitente del correo electrónico – si los destinatarios no saben de quién es una invitación, es poco probable que respondan, así que establece el nombre del remitente al de la empresa o usa un nombre personal e incluye el nombre de la empresa en la línea de asunto en su lugar.
Logo del encabezado – esto puede recordar al lector quién envía el mensaje si llega a perder el nombre del remitente. Además, destacarlo en tus correos electrónicos de invitación puede ayudar a construir conciencia de marca.
Identidad de marca – usar colores, fuentes, imágenes y estilo consistentes de la empresa (así como el logo del encabezado) en toda tu comunicación también ayudará a construir conciencia y confianza que, a su vez, puede aumentar el ROI a largo plazo de tus eventos debido a muchos RSVP.
Texto de vista previa – aprovecha la “línea de asunto secundaria” para captar la atención de tu audiencia.
Firma de pie de página – termina tu correo electrónico RSVP de la manera en que comenzó, con el nombre, logo y colores de tu marca, así como enlaces a tu sitio web y perfiles de redes sociales para una oportunidad adicional de persuadir a los destinatarios a asistir a tu evento.
Hola [nombre],
La próxima [conferencia/seminario web] [semanal/mensual/anual] de [empresa] tendrá lugar el [fecha].
Con una gran lista de oradores que cubren una variedad de temas relacionados con [tema], estamos seguros de que este evento será el más gratificante hasta ahora.
Habrá presentaciones que no querrás perderte de:
Para más información, incluyendo un cronograma completo, visita el sitio web dedicado a la [conferencia/seminario web] aquí [enlace].
No olvides confirmar tu asistencia con anticipación para recibir tu [pase del evento/enlace a transmisión en vivo]:
[RSVP]
Saludos cordiales, El equipo de [empresa]
Estimado [nombre],
Como [cliente/miembro del equipo] valorado, por este medio te invitamos cordialmente a celebrar los premios [nombre de la ceremonia] con nosotros en [ubicación] el [fecha].
Puedes esperar una excelente velada con [actividad] y [comida/bebida] además de la ceremonia de premios en sí, ¡así que promete ser un evento emocionante!
Habrá premios para múltiples categorías en el campo de [tema], incluyendo:
Para más detalles sobre el evento, incluyendo una lista completa de nominados y categorías, visita el sitio web del evento [enlace].
¡Esperamos verte allí! Todo lo que necesitas hacer es RSVP haciendo clic en el botón de abajo:
[Confirma tu asistencia]
Saludos cordiales, [Nombre] de [empresa]
Hola [nombre],
El equipo de [empresa] ha estado ocupado planificando nuestro team building [trimestral/bianual/anual] con la esperanza de hacer de este evento el más exitoso hasta ahora.
El [fecha] a las [hora] todo el personal de [departamento] está invitado a dejar su trabajo durante [período] para conocerse mejor mientras participa en algunas actividades divertidas, tales como:
No habrá código de vestimenta formal para el día, así que siéntete libre de usar ropa casual para una [mañana/tarde/día] más cómoda. Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Esperamos verte allí! Solo RSVP [enlace] con anticipación para que podamos acomodar el número correcto de asistentes.
Saludos, Personal de RRHH de [empresa]
Al igual que con la mayoría de tipos de correos electrónicos, las invitaciones a eventos deben ser breves y concisas para mantener la atención e interés del lector. Ve al grano con los detalles importantes del evento, como la fecha, ubicación y oradores/expositores/actividades clave, mientras animas a las personas a asistir al mismo tiempo. ¡No olvides incluir la llamada a la acción (CTA) más importante para hacer la reserva real!
Aunque el contenido de los correos electrónicos de invitación debe ser funcional, también debe ser lo suficientemente interesante para convencer a los destinatarios de que respondan a tu evento. El correo electrónico también debe contener detalles sobre dónde y cuándo tendrá lugar, mientras describe los beneficios de asistir al evento. Puedes hacerlo considerando qué busca tu audiencia en tal evento. Hazlo sonar lo suficientemente interesante para convencerlos de que asistan mientras te enfocas en los puntos de venta únicos. Una vez más, no olvides la CTA de RSVP.
Una imagen realmente vale mil palabras, particularmente cuando se describen aspectos como la ubicación y el lugar de lo que debería ser un evento emocionante. Los medios enriquecidos como imágenes y videos probablemente animen a los destinatarios a responder RSVP más que cualquier cosa que puedas escribir, por lo que la respuesta a esta pregunta es esencialmente un firme 'no'.
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