Lista de verificación del plan de comunicación de crisis
Crea un plan efectivo de comunicación de crisis con la lista de verificación de LiveAgent. ¡Identifica partes interesadas, redacta mensajes, capacita equipos y ...
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Los planes de comunicación describen cómo una empresa, organización o individuo interactuará con sus partes interesadas internas y externas para mantenerlas actualizadas sobre los últimos desarrollos.
Incluye el quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo de las estrategias y tácticas de comunicación adaptadas para un proyecto o campaña específica.
En esta publicación de blog, proporcionaremos plantillas de plan de comunicación que puedes usar para tu propio negocio siempre que necesites transmitir diferentes tipos de mensajes a varios accionistas. También discutiremos algunos consejos para crear un plan de comunicación efectivo.
La importancia de tener un plan de comunicación
En el mundo actual, acelerado y en constante cambio, es más crucial que nunca tener un plan claro y conciso de comunicación listo para cuando surja la necesidad.
Sin uno, las empresas pueden fácilmente quedar atrapadas en los detalles y perder oportunidades importantes para conectar con sus partes interesadas, o no hacerlo lo suficientemente rápido.
Una plantilla de plan de comunicaciones puede ser una herramienta valiosa para organizaciones de todos los tamaños. Ya sea que estés comunicándote con tus empleados, clientes, socios o medios de comunicación, un plan de comunicación puede ayudar a garantizar que tu mensaje sea claro, conciso y acertado.
Cómo titular un plan de comunicación
El título de este documento debe reflejar su propósito, que generalmente (pero no siempre) significa incluir “plan de comunicación” y algunos detalles específicos. De esta manera, todos los que entren en contacto con el documento sabrán para qué es y podrán referenciarlo fácilmente cuando sea necesario.
Por ejemplo, si el plan de comunicación es para el lanzamiento de un nuevo producto o una campaña de marketing específica, puedes darle un título que indique precisamente eso. Otros elementos que podrían incluirse en el título son las fechas en que el plan de comunicación estará en vigor y el nombre de la organización o equipo al que se aplica.
Incluir este tipo de información en el asunto del documento informará a las partes relevantes sobre el plan de mensajería y pondrá a todos los involucrados en la misma página con respecto a cuándo pueden o necesitan realizarse ciertas actividades de comunicación.
Ejemplos de línea de asunto del plan de comunicación
- Plan de Comunicación para Lanzamiento de Nuevo Producto
- [Título]: Plan de Comunicación de Campaña de Marketing
- Plan de Comunicación Interna de [Nombre de la Empresa]
- Plan de Comunicación Estratégica: [Nombre de la Empresa]
- Plan de Comunicación de Gestión de Proyectos [Nombre del Proyecto]
- Plan de Comunicación de Nuevo [Cambio en la Empresa]
- Plan de Comunicación con Partes Interesadas: [Nombre de la Empresa]
- [Fecha de Inicio] – [Fecha de Fin]: Plan de Comunicación de Marzo
Cómo escribir un plan de comunicación
La forma en que se inicia un plan de comunicación depende del propósito o tipo de comunicación.
A veces es útil comenzar con una introducción que proporcione contexto y establezca el tono para el estilo de comunicación a seguir, mientras que en otras ocasiones tiene más sentido pasar directamente a los objetivos y estrategias de comunicación.
En general, será útil seguir los pasos a continuación para escribir un plan de comunicación efectivo que garantice que tu mensaje llegue al objetivo:
- Realiza una auditoría de tu estrategia de comunicación existente (si aplica) – esto te permitirá identificar áreas problemáticas o brechas de contenido (por ejemplo, materiales de marketing faltantes) que deben incluirse en el plan nuevo o actualizado.
- Define objetivos SMART para tu plan de comunicaciones – establecer objetivos que sean Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Limitados en Tiempo te ayudará a determinar su efectividad.
- Desarrolla la declaración de misión, valores fundamentales y mensajes clave de tu organización – estos deben ser la base sobre la cual se construyan todas las estrategias y actividades de comunicación. También pueden especificarse explícitamente en el plan de comunicación.
- Identifica los segmentos de audiencia objetivo de tu plan de comunicaciones – conocer y entender al destinatario de tu mensajería hace que sea más fácil establecer el tono correcto para ellos.
- Decide qué canal(es) se utilizarán para entregar tus mensajes – ya sea que el mejor método para llegar a tu audiencia objetivo sea a través de correo electrónico o un comunicado de prensa, por ejemplo, afecta cómo se escribirá el plan de comunicación.
- Asigna partes responsables – decide quién estará a cargo de entregar tu plan de comunicación en los diversos canales y a cada audiencia diferente.
- Calcula cuánto tiempo tomará cada paso y, por lo tanto, cuánto tiempo durará el plan de comunicación en total – esto es necesario para aclarar la línea de tiempo y asignar un presupuesto para poner los recursos necesarios a disposición.
- Mide los resultados de tu plan después de comunicarte con las partes interesadas relevantes – reconocer áreas de mejora significa que puedes actualizar tu estrategia para aumentar su efectividad.
Qué incluir en un plan de comunicación
- Propósito – lo que este plan de comunicación específico pretende lograr
- Audiencia objetivo – la audiencia objetivo de tu mensajería
- Fechas – cuándo fue creado y/o cuándo se aplicará este plan de comunicación específico
- Métodos – qué canales de comunicación utilizarás para enviar tus mensajes
- Roles y responsabilidades – qué tareas cuidará cada parte involucrada
- Qué hacer y qué no hacer – buenas prácticas y errores comunes a evitar al comunicarse con las partes interesadas del proyecto
- Marco de escalada – por ejemplo, tu “primera línea de defensa” e identificar el “equipo de respuesta más amplio”
- Actualizaciones – cómo y cuándo modificar el documento para mantener un plan de comunicación efectivo
Ejemplos y plantillas de plan de comunicación
Plan de Comunicación para Lanzamiento de Nuevo Producto
[Nombre de la Empresa]: Plan de Comunicación de Lanzamiento de [Nombre del Producto]
Este plan de comunicación se aplica al lanzamiento de [Nombre del Producto] y está en vigor desde [fecha de inicio] – [fecha de fin], antes y después de la fecha de lanzamiento de [fecha de lanzamiento].
Objetivos: • Asegurar que todos los empleados sean conscientes de la fecha de lanzamiento y tengan la información necesaria sobre el producto • Generar entusiasmo e interés en el producto entre los empleados • Proporcionar un mensaje claro y conciso a los clientes sobre el producto • Gestionar expectativas con respecto a los tiempos de entrega y disponibilidad
Medios de comunicación: • Correo electrónico • Comunicado de prensa • Publicación en redes sociales – [Canal 1], [Canal 2], …
Fases de Lanzamiento: • Actividades Previas al Lanzamiento • Día del Lanzamiento • Seguimiento Posterior al Lanzamiento
Actividades Previas al Lanzamiento ([X] meses antes del lanzamiento): • [Actividad 1] • [Actividad 2] • [Actividad 3] …
Día del Lanzamiento: • Presentación en vivo del producto • Entrevistas con [Medios de Comunicación] • Seguimiento de reacciones
Seguimiento Posterior al Lanzamiento (hasta [X] meses después del lanzamiento): • [Actividad 1] • [Actividad 2] • [Actividad 3] …
Roles y responsabilidades: • [Persona 1] será responsable de redactar todos los materiales de comunicación • [Persona 2] será responsable de enviar materiales de comunicación a los medios • [Persona 3] será responsable de manejar consultas de clientes
Qué hacer: • Crea una línea de tiempo de comunicación para asegurar que todas las actividades de comunicación se realicen de manera oportuna y coordinada • Utiliza elementos visuales (por ejemplo, imágenes, infografías) para dividir el texto y agregar interés • Revisa todos los materiales de comunicación antes de enviarlos
Qué no hacer: • Sobrecargar a las partes interesadas con demasiada información a la vez – proporciona actualizaciones de manera regular para evitar abrumarlos. • Olvides incluir una llamada a la acción (por ejemplo, visita nuestro sitio web, suscríbete a nuestro boletín) para involucrar al lector • Descuides probar materiales de comunicación (por ejemplo, enviar un correo electrónico de prueba) antes de enviarlos a toda la lista de partes interesadas
Marco de escalada: • Si hay algún problema con el plan de comunicación, comunícate con [Persona Responsable]. • Si [Persona Responsable] no está disponible, comunícate con [Contacto Alternativo]
Actualizaciones: • Este plan de comunicación será revisado y finalizado en [fecha de revisión] • Se pueden hacer cambios en los objetivos de comunicación, audiencia objetivo y canales • Los planes de comunicación actualizados deben enviarse al [Equipo Interno/Departamento Responsable]
[Título]: Plan de Comunicación de Campaña de Marketing
[Nombre de la Empresa] lanzará una campaña de marketing para [Nombre del Producto] desde [fecha de inicio] hasta [fecha de fin].
Objetivos: • [Objetivo 1] • [Objetivo 2] • [Objetivo 3] …
Análisis FODA: • Fortalezas – [Fortaleza 1], [Fortaleza 2], [Fortaleza 3], … • Debilidades – [Debilidad 1], [Debilidad 2], [Debilidad 3], … • Oportunidades – [Oportunidad 1], [Oportunidad 2], [Oportunidad 3], … • Amenazas – [Amenaza 1], [Amenaza 2], [Amenaza 3], …
Tácticas: • [Táctica 1] • [Táctica 2] • [Táctica 3] …
Canales: • Correo electrónico • Búsqueda pagada • Publicidad gráfica • Redes sociales – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Comunicado de prensa • Publicación de blog • Eventos y seminarios web – [Evento 1], [Evento 2], [Evento 3], …
Roles y responsabilidades: • [Persona/Equipo Responsable 1] será responsable de redactar todos los materiales de comunicación. • [Persona/Equipo Responsable 2] será responsable de enviar materiales de comunicación a los medios. • [Persona/Equipo Responsable 3] será responsable de manejar consultas de clientes. • [Persona/Equipo Responsable 4] será responsable de gestionar el presupuesto.
Presupuesto: • $[X] para [Táctica/Canal 1] • $[Y] para [Táctica/Canal 2] • $[Z] para [Táctica/Canal 3] …
Evaluación: • [KPI 1] se utilizará para medir el éxito de esta campaña de marketing • [KPI 2] se rastreará semanalmente e informará a [Persona/Equipo Responsable] • [KPI 3] …
Línea de tiempo: • [Actividad 1] – [fecha de inicio] a [fecha de fin] • [Actividad 2] – [fecha de inicio] a [fecha de fin] • [Actividad 3] – [fecha de inicio] a [fecha de fin] …
Este plan de comunicación será finalizado en [fecha de revisión] y, por lo tanto, está sujeto a cambios hasta esa fecha.
Plan de Comunicación Interna de [Nombre de la Empresa]
Objetivos: Asegurar que todas las partes interesadas se mantengan actualizadas sobre los desarrollos y mantener los canales de comunicación abiertos.
Análisis Situacional: La comunicación interna en [nombre de la empresa] ha sido identificada como un área que necesita mejora. En particular, la comunicación entre la gestión y el personal, y la comunicación entre miembros del equipo ha sido identificada como necesitada de mejora.
Partes Interesadas: todos los empleados de [nombre de la empresa]
Implementación: • Se implementará un plan de comunicación para mejorar la comunicación en [nombre de la empresa] • Todos los empleados serán informados del plan de comunicación y sus roles en él • El plan de comunicación será revisado regularmente y actualizado según sea necesario
Equipos Involucrados: Equipo de gestión, equipo de recursos humanos, equipo de comunicaciones
Roles y Responsabilidades: • Equipo de gestión – responsable de la comunicación con el personal • Equipo de recursos humanos – responsable de la comunicación entre miembros del equipo • Equipo de comunicaciones – responsable de redactar y enviar materiales de comunicación
Mensajes Clave: • La comunicación efectiva en todo momento es crucial • La comunicación en [Nombre de la Empresa] requiere mejora • Este plan de comunicación se implementará para efectuar los cambios necesarios • Todos los empleados tienen un papel que desempeñar en el plan de comunicación • El plan de comunicación será revisado regularmente • La comunicación es un proceso bidireccional • Los empleados deben sentirse libres de hacer preguntas y dar retroalimentación
Directrices: • Toda comunicación debe ser clara y concisa • Los materiales de comunicación deben enviarse de manera oportuna • Los canales de comunicación deben monitorearse regularmente • La comunicación debe ser respetuosa y profesional en todo momento
Aprobación: [Persona Responsable], [Posición], [Fecha de creación]
Plan de Comunicación Estratégica: [Nombre de la Empresa]
Resumen Ejecutivo: Este plan de comunicación es para [propósito] y estará en vigor desde [fecha de inicio] hasta [fecha de fin].
Objetivos: Mantener una comunicación efectiva con las diversas audiencias para mantener la misión y los valores de la empresa.
Declaración de Misión: [Declaración de misión de la empresa]
Valores Fundamentales: [Valores de la empresa]
Análisis Situacional: [Información de antecedentes y contexto sobre la situación o problema que el plan de comunicación está diseñado para abordar]
| Audiencia | Mensaje(s) | Medio o Canal | Frecuencia | Tiempo | Miembro del Equipo Asignado | Método de Retroalimentación |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Audiencia 1] | [Mensaje 1] | Cara a cara | Semanal | Cada [Día de la Semana] | [Persona/Equipo Responsable 1] | Encuesta |
| [Audiencia 2] | [Mensaje 2] | Informe | Mensual | Dentro de [X] horas de aprobación | [Persona/Equipo Responsable 2] | Formulario de Evaluación |
| [Audiencia 3] | [Mensaje 3] | Correo electrónico | Diario | [Hora] | [Persona/Equipo Responsable 3] | Revisión |
Plan de Comunicación de Gestión de Proyectos [Nombre del Proyecto]
Nombre del Proyecto: [Nombre del Proyecto]
Gerente de Proyecto: [Nombre del Gerente de Proyecto]
Fecha de Inicio: [fecha de inicio]
Fecha de Finalización: [fecha de fin]
Objetivos del Proyecto: Diseñar y construir un sitio web y aplicación móvil para el nuevo negocio de comercio electrónico del cliente. Optimizar el primero para la clasificación en motores de búsqueda (SEO) y ambos para la conversión, de acuerdo con las últimas directrices de SEO de [Nombre de la Empresa]. Hacer que el sitio web y la aplicación sean fáciles de usar, receptivos para dispositivos móviles y visualmente atractivos, incluyendo una llamada a la acción (CTA) efectiva que anime a los usuarios a convertirse fácilmente.
| Objetivo de Comunicación | Método de Comunicación | Audiencia | Frecuencia |
|---|---|---|---|
| [Objetivo 1] | [Método 1] | [Audiencia 1] | [Diario/Semanal/Mensual] |
| [Objetivo 2] | [Método 2] | [Audiencia 2] | [Diario/Semanal/Mensual] |
| [Objetivo 3] | [Método 3] | [Audiencia 3] | [Diario/Semanal/Mensual] |
Plan de Comunicación de Nuevo [Cambio en la Empresa]
Creado Por: [Persona Responsable]
Efectivo A Partir De: [fecha de inicio]
Resumen: • [Cambio 1] está sucediendo porque [razón 1] • [Cambio 2] es resultado de [razón 2] • [Cambio 3] es necesario para [razón 3] …
¿Qué significa esto para los empleados? [Explicación de cómo el cambio afectará a los empleados]
Partes Interesadas: • [Audiencia 1] será impactada por [cambio 1] • [Audiencia 2] será afectada por [cambio 2] • [Audiencia 3] necesitará ajustarse como resultado de [cambio 3]
Fases:
| Tarea | Línea de Tiempo | Persona/Equipo Responsable |
|---|---|---|
| [Tarea 1] | [Día 1/Semana 1/fecha de inicio/etc.] | [Persona/Equipo Responsable 1] |
| [Tarea 2] | [Día 2/Semana 2/fecha media/etc.] | [Persona/Equipo Responsable 2] |
| [Tarea 3] | [Día 3/Semana 3/fecha de fin/etc.] | [Persona/Equipo Responsable 3] |
Plan de Comunicación con Partes Interesadas: [Nombre de la Empresa]
Efectivo desde: [fecha de inicio] hasta [fecha de fin]
Objetivos: • [Objetivo 1] • [Objetivo 2] • [Objetivo 3] …
Objetivos: • [Objetivo 1] • [Objetivo 2] • [Objetivo 3] …
Cambios: • [Cambio 1] • [Cambio 2] • [Cambio 3] …
Proyecciones: • [Proyección 1] • [Proyección 2] • [Proyección 3] …
Comunicación con partes interesadas: • [Canal 1] • [Canal 2] • [Canal 3] …
Detalles de Contacto: [Persona Responsable], [Posición], [Número de teléfono/dirección de correo electrónico/etc.]
[Fecha de Inicio] – [Fecha de Fin]: Plan de Comunicación
Nombre de la Empresa: [Nombre de la Empresa]
Fecha de Creación: [fecha de creación]
Información de Contacto: [detalles de contacto]
Introducción: Este plan de comunicación ha sido creado para [propósito] y estará en vigor desde la fecha de creación.
Objetivos: • [Objetivo 1] • [Objetivo 2] • [Objetivo 3] …
Audiencia: • [Usuario objetivo 1] • [Usuario objetivo 2] • [Usuario objetivo 3] …
Buenas prácticas del plan de comunicación
- Comienza con una tabla o gráfico para identificar tipos de mensajes – qué canales de comunicación utilizarás, a quién estás dirigiéndote y el tono, etc.
- Se debe crear un plan de acción antes de enviar cualquier comunicación – es mejor ser proactivo y tener estrategias para varios mensajes mapeados antes de comenzar tu actividad o antes de que algo salga mal.
- Incluye un plan de comunicación de crisis como parte de tu comunicación más amplia – más sobre eso aquí ➡️ Lista de verificación del plan de comunicación de crisis
- Revisa y actualiza tu plan de comunicación regularmente a medida que avanza el proyecto – las cosas inevitablemente cambiarán y querrás que tu mensajería se adapte en consecuencia.
- Asegúrate de que todos en el equipo de comunicación sean conscientes del documento y sepan su rol – los planes de acción son tan efectivos como las personas que los ejecutan.
- Asigna a alguien para que esté a cargo de la comunicación y asegúrate de que tengan el tiempo y los recursos que necesitan para tener éxito.
Resumen
La comunicación es clave para el éxito en cualquier negocio, y crear un plan para hacerlo no tiene que ser un proceso complicado.
Siguiendo una plantilla, puedes escribir un plan de comunicaciones efectivo que describa cómo enviarás mensajes a tus audiencias clave en varias situaciones.
Con un documento de plan de comunicación bien escrito, puedes poner a todos en tu organización en la misma página sobre qué tipo de mensajes deben enviarse, cuándo y cómo.
Tener esto en su lugar mantendrá tu estrategia de mensajería coherente y alineada con tus objetivos comerciales, aumentando tus posibilidades de lograr tus objetivos de comunicación.
