Plantillas de correos electrónicos de cambios en acuerdos legales

La relación entre tu empresa y los clientes se rige por varios acuerdos legales, como Términos y condiciones (T &Cs) , Políticas de privacidad , el Reglamento general de protección de datos (RGPD) de la Unión Europea (UE), Políticas de cookies, Códigos de conducta, Comunidad Directrices y políticas de uso aceptable o justo. Todos los usuarios y clientes deben aceptar tus acuerdos legales para realizar compras, registrarse para cuentas personales o suscribirse a boletines informativos.

El proceso de aceptación de los distintos contratos legales lo suele realizar el usuario marcando una serie de casillas para verificar que los términos y condiciones han sido leídos y aceptados. Todos tus acuerdos legales deben estar disponibles en tu sitio web y al final de cualquier correspondencia para que los usuarios puedan consultar cualquier contrato que hayan firmado digitalmente, si necesario.

¿Por qué tengo que enviar correos electrónicos sobre cambios en acuerdos legales?

Las empresas actualizan sus acuerdos legales por una variedad de razones, desde simplemente hacerlos más comprensibles, simplificados o descriptivos; a través de informar a los usuarios sobre nuevas funcionalidades ; a adherirse a nuevas leyes como RGPD. Cualquier cambio en los acuerdos legales, independientemente del motivo, puede tener un impacto significativo en los usuarios y sus derechos.

Si un usuario ha aceptado cualquiera de tus términos y condiciones, es imperativo que se le informe sobre los cambios antes de que entren en vigor. Esto permite a los usuarios aceptar los nuevos acuerdos, cerrar sus cuentas u optar por no recibir contenido nuevo.

Líneas de asunto de correo electrónico para cambios en acuerdos legales

• Actualización de los términos y condiciones de la [suscripción] de [empresa]
• Los términos y condiciones de [suscripción] van a cambiar
• Cambios en la Política de privacidad de [empresa]
• Son tus datos, así que tú tienes el control.
• Actualizamos nuestra Política de uso legítimo
• La política de uso aceptable de [empresa] va a cambiar. Esto es lo que necesita saber.
• Estamos realizando cambios para cumplir con el nuevo estándar GDPR
• Solo otro correo electrónico de RGPD…

Plantillas de correo electrónico para cambios en acuerdos legales

Plantilla de correo electrónico de cambio de acuerdos legales 1 – cambios en los términos y condiciones

Plantilla de correo electrónico de cambio de acuerdos legales 2 – actualización de la política de privacidad

Plantilla de correo electrónico de cambio de acuerdos legales 3 – actualización de la política de uso aceptable

Plantilla de correo electrónico de cambio de acuerdos legales – Preguntas Frecuentes

¿Cuándo debo enviar un correo electrónico de cambio de acuerdos legales?

Las notificaciones sobre actualizaciones de políticas deben enviarse con anticipación. Debes darles a tus usuarios el tiempo suficiente para responder y / o leer las modificaciones a tus acuerdos legales antes de que entren en vigencia, por lo que es recomendable enviar un correo electrónico . al menos 1 semana antes de que se realicen los cambios. Es posible que desees incluir un resumen de los cambios en el correo electrónico para ayudar a acelerar el proceso de obtención de nuevas aceptaciones.

¿Qué tipo de cambios en los acuerdos legales deben notificar a los usuarios?

Los usuarios deben ser notificados sobre cualquier cambio en los acuerdos legales, grandes o pequeños, pero algunos ejemplos de tales modificaciones son los siguientes:

• En primer lugar, puedes cambiar tus términos y condiciones para que sean más claros y fáciles de entender.
• En segundo lugar, puedes decidir solicitar más información personal a los usuarios que antes, o utilizar sus datos personales de una manera nueva, lo que afectaría las Políticas de privacidad y / o el cumplimiento de GDPR.
• En tercer lugar, puedes decidir cambiar las reglas sobre restricciones de servicio y, por lo tanto, su Política de uso justo debe actualizarse en consecuencia.

¿Tengo que enviar siempre un correo electrónico de cambio de acuerdos legales?

Los usuarios deben ser notificados sobre cualquier cambio y el correo electrónico es uno de los métodos más comunes para hacerlo. Si no envía un aviso de actualización sobre los próximos cambios en sus políticas legales, entonces técnicamente solo ha realizado un acuerdo de “navegación” (los enlaces a los documentos están disponibles en su sitio web, pero es posible que los usuarios no los conozcan), lo que hace discutible que un usuario no haya aceptado ningún término nuevo que no conozca. Si, en cambio, envías un correo electrónico de notificación de actualización y / o hace un acuerdo “clickwrap” obligando a los usuarios a aceptar tus nuevas condiciones con la marca de una casilla, entonces los cambios en sus contratos legales serán ejecutables.