La relación entre tu empresa y los clientes se rige por varios acuerdos legales, como Términos y condiciones (T &Cs) , Políticas de privacidad , el Reglamento general de protección de datos (RGPD) de la Unión Europea (UE), Políticas de cookies, Códigos de conducta, Comunidad Directrices y políticas de uso aceptable o justo. Todos los usuarios y clientes deben aceptar tus acuerdos legales para realizar compras, registrarse para cuentas personales o suscribirse a boletines informativos.
El proceso de aceptación de los distintos contratos legales lo suele realizar el usuario marcando una serie de casillas para verificar que los términos y condiciones han sido leídos y aceptados. Todos tus acuerdos legales deben estar disponibles en tu sitio web y al final de cualquier correspondencia para que los usuarios puedan consultar cualquier contrato que hayan firmado digitalmente, si necesario.
Las empresas actualizan sus acuerdos legales por una variedad de razones, desde simplemente hacerlos más comprensibles, simplificados o descriptivos; a través de informar a los usuarios sobre nuevas funcionalidades ; a adherirse a nuevas leyes como RGPD. Cualquier cambio en los acuerdos legales, independientemente del motivo, puede tener un impacto significativo en los usuarios y sus derechos.
Si un usuario ha aceptado cualquiera de tus términos y condiciones, es imperativo que se le informe sobre los cambios antes de que entren en vigor. Esto permite a los usuarios aceptar los nuevos acuerdos, cerrar sus cuentas u optar por no recibir contenido nuevo.
Las notificaciones sobre actualizaciones de políticas deben enviarse con anticipación. Debes darles a tus usuarios el tiempo suficiente para responder y / o leer las modificaciones a tus acuerdos legales antes de que entren en vigencia, por lo que es recomendable enviar un correo electrónico . al menos 1 semana antes de que se realicen los cambios. Es posible que desees incluir un resumen de los cambios en el correo electrónico para ayudar a acelerar el proceso de obtención de nuevas aceptaciones.
Los usuarios deben ser notificados sobre cualquier cambio en los acuerdos legales, grandes o pequeños, pero algunos ejemplos de tales modificaciones son los siguientes:
Los usuarios deben ser notificados sobre cualquier cambio y el correo electrónico es uno de los métodos más comunes para hacerlo. Si no envía un aviso de actualización sobre los próximos cambios en sus políticas legales, entonces técnicamente solo ha realizado un acuerdo de “navegación” (los enlaces a los documentos están disponibles en su sitio web, pero es posible que los usuarios no los conozcan), lo que hace discutible que un usuario no haya aceptado ningún término nuevo que no conozca. Si, en cambio, envías un correo electrónico de notificación de actualización y / o hace un acuerdo “clickwrap” obligando a los usuarios a aceptar tus nuevas condiciones con la marca de una casilla, entonces los cambios en sus contratos legales serán ejecutables.
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