VoIP para empresas

A diferencia de los servicios para consumidores, un proveedor de VoIP para empresas puede invertir más en construir y mantener una red de VoIP segura. Además, los mejores servicios de VoIP para empresas suelen ofrecer un alto nivel de soporte al cliente. Al fin y al cabo, los empresarios no pueden permitirse perder el contacto con los empleados, especialmente cuando trabajan a distancia.

¿Cómo saber si tu empresa es adecuada para la VoIP para empresas?

Antes de utilizar los servicios de VoIP para empresas para gestionar todas tus llamadas telefónicas, hay que tener en cuenta algunos puntos. En primer lugar, comprueba que tienes acceso a una conexión a Internet de alta velocidad. Puedes tener una conexión a Internet por cable, DSL, satélite o fibra en un entorno de oficina tradicional. Sin embargo, también es importante comprobarlo con tus equipos remotos. Pregúntales si tienen un servicio de Internet con una velocidad de descarga y subida de al menos 5 megabits para que podáis utilizar las reuniones de vídeo.

Ahora puedes considerar algunas de las ventajas que ofrecen los proveedores de VoIP para empresas en comparación con los servicios telefónicos tradicionales para empresas.

• features – Business VoIP providers are known to offer unlimited calling across the country. However, there are many other advanced features to consider. For example, an auto-attendant feature makes it easier to answer calls that come in during evenings and weekends. Some providers also deliver voicemail transcription (i.e., the system converts a voicemail to text).
• cost savings – Depending on the features you choose, business VoIP providers can offer significant cost savings. Compared to traditional business services, you can save 20-50%. The cost savings could be even higher if you make a lot of international calls.
• options for small businesses – Some business phone service providers offer unified communications, video meetings, and team messaging. These advanced features are typically available through expensive plans. An enterprise phone service is not a good fit for a small business focused on cost savings. That said, business VoIP phone systems are still an excellent choice for many small businesses because of their low cost and flexibility.

¿Cómo pueden las empresas beneficiarse del servicio de VoIP para empresas?

Hay nueve aspectos de los que se benefician las empresas al utilizar un servicio de VoIP para empresas. Algunos de estos beneficios están disponibles a través de los teléfonos analógicos tradicionales, pero la mayoría sólo están disponibles en las llamadas VoIP.

• Make as many calls as you want with unlimited calling features. VoIP services are a cost-effective choice for companies that rely on making calls, including outgoing calls to customers. You can often get unlimited domestic calling to anybody in the country. International calling rates can be as low as a few pennies per minute.

• Stay connected with other teams. Staying organized in the age of remote work is more manageable with business VoIP services. You can use conference calling with your customer service teams, sales teams, and other company parts.

• Use screen sharing to improve understanding. Verbally describing a process isn’t always the right approach in business. Some of your employees might prefer to see diagrams, charts, or other visual aids.

• Deepen your connection with video meetings. Some business VoIP plans include support for video meetings with groups and video calls. Communicating by video is a powerful way to enrich a conversation with an employee or customer. You might find it easier to understand the other person’s thoughts and feelings and connect better with them. Some VoIP plans let you invite 10, 20, or even 100 participants to a video conferencing session.

• Get quick answers with team messaging. Newer VoIP plans include a team messaging (also called instant messaging) feature. This is a helpful way to communicate with your team. After all, spending 10 minutes looking at calendars to set up a conference call doesn’t make sense in every situation.

• Voicemail. It is a standard feature in today’s business VoIP technology, even on a basic plan. To boost business productivity further, look for voicemail to email features. Reading a transcribed voicemail can be easier than listening to a recording.

• Apps with video. These are a great choice if you have an Internet provider that offers fast broadband services. For instance, you might invite your ten best customers to a video call to reveal a new product you’re working on. During the video meeting, you can use screen sharing to demonstrate the idea and get their feedback. Some apps with video will even let you share control over your screen. This is a powerful tool to boost engagement.

• Scalability. Unlike most mobile phones, it is easy to add or remove users from your VoIP service. That is valuable because you can add users to your contact centers at busy times and then cancel those accounts later if they are not needed.

• Routing. Midsized businesses and larger companies get a lot of incoming calls to manage every day. Routing calls to the right person or department helps to provide better service to your customers.

¿Cómo elegir el mejor proveedor de VoIP para empresas?

Hay algunos factores que debes tener en cuenta para asegurarte de que consigues la mejor oferta.

• flexibility – Some providers may require you to sign up for annual plans to get the best deal on their enterprise tier. In contrast, the lowest tier may let you cancel at any time but provide fewer features. Remember that you can mix and match between plans. You might use a higher-end option (i.e., the enterprise or professional tier). In contrast, the lowest tier may be a good choice for departments with fewer calls.
• mobile device support – Many of your employees might like the option to work remotely. To support this need, look for a provider that offers mVoIP phone apps or can make calls from multiple locations without buying an office phone.
• integrations – LiveAgent integrates with popular business software like Salesflare, Pipedrive, Highrise and Gmail, and many others. Choosing a business VoIP provider that integrates with your software can save you time every day.
• monthly minutes – Some VoIP providers offer unlimited minutes on domestic calling. Before signing up, think about your calling needs. If you regularly call customers in other countries, you might need a plan with international calling.
• other powerful features – Larger companies might need the capacity to offer online meetings, unlimited extensions, and other capabilities that go beyond typical VoIP features. This is usually the case if you have a range of different teams (e.g., sales, customer service, accounting, etc.) who all need an office phone.

Ten en cuenta que cada proveedor de VoIP utiliza palabras diferentes para describir su servicio. Una empresa puede utilizar la frase “nivel empresarial” para el servicio más rápido. Otra empresa puede ofrecer un “nivel de velocidad”. Como hay muchos términos diferentes, es importante fijarse en la tarifa mensual que se cobra y en las funciones exactas.

Para elaborar tu lista de candidatos de servicios telefónicos VoIP para empresas, empieza con las reseñas del sector, como la de PC Mag sistemas de Voz sobre IP recomendados. Verás ofertas como Ooma Office, RingCentral y Cisco.

¿Cómo configurar un sistema de VoIP para empresas?

The specific steps to set up a business VoIP system vary. For example, setting RingCentral MVP will be different from setting up LiveAgent. That said, there are a few general common points that apply to every VoIP system.

Conexión a Internet

La calidad y la velocidad de tu conexión a Internet son cruciales para las llamadas VoIP. Ponte en contacto con tu proveedor de Internet y dile que vas a cambiar a un servicio de Voz sobre Protocolo de Internet. Para conseguir la mejor calidad de voz, puede que tengas que actualizar tu conexión a Internet o comprar un router inalámbrico más nuevo que admita WiFi 6.

Planificar la instalación del Protocolo de Voz sobre Internet

Tu siguiente paso es planificar la instalación de tu nuevo servicio telefónico por Internet. Pueden ser necesarias algunas pruebas para conseguir la mejor calidad de voz, así que date mucho tiempo. Puedes optar por planificar la instalación en fin de semana para minimizar las interrupciones en la empresa. Si careces de conocimientos informáticos internos, pregunta a tu proveedor de servicios telefónicos por Internet si ofrece servicios de instalación. Pagar por esta opción es a veces una buena idea en las grandes empresas.

Comunícalo a los empleados

Envía un correo electrónico a tus empleados para anunciar el nuevo sistema. Si hay nuevas funciones significativas, como los mensajes de texto para empresas, destácalas en tu correo electrónico. Planifica unas cuantas sesiones de formación para tu personal. Los teléfonos IP modernos están repletos de funciones adicionales, y se necesita tiempo para aprender a utilizarlas.

Actualizar los materiales de formación

Ahora que tienes mejores herramientas de comunicación empresarial, actualiza tus documentos de formación. Por ejemplo, explica cómo funcionan determinadas funciones (por ejemplo, utilizamos la operadora automática de varios niveles para gestionar las llamadas entrantes de los clientes).