Sistemas de Llamadas Automatizadas

Las empresas pueden usar un servicio de llamadas automático para enviar un mensaje de voz pregrabado a miles de clientes potenciales y prospectos con fines de calificación o venta. Incluso pueden enviar un recordatorio de evento o un mensaje de emergencia a toda su lista de contactos, incluyendo miembros del equipo.

Además, los sistemas telefónicos automatizados ayudan a las empresas a entregar mensajes de contestadora relevantes a las llamadas de atención al cliente.

¿Cómo funciona un sistema de llamadas automatizadas?

Un sistema de llamadas automatizadas funciona tanto como un sistema de llamadas entrantes como un sistema de gestión de llamadas salientes automatizado.

Los sistemas de llamadas entrantes te permiten grabar un mensaje de audio único para varios puntos de dolor del cliente, de modo que cada llamador pueda elegir entre tus opciones de menú y resolver un problema específico. Pueden elegir enrutar llamadas a agentes disponibles si un mensaje particular no resuelve el problema. Además, algunos sistemas ofrecen una opción de devolución de llamada automática, permitiendo a los clientes solicitar una llamada de retorno de un agente en un momento posterior.

Además, puedes usar estos sistemas de marcador automático para enviar un mensaje pregrabado a cualquiera en tu lista de contactos sin que tus agentes los llamen.

Así es como funcionan los sistemas de menú telefónico automático:

• Reproducen un mensaje grabado cuando un cliente llama al número local o de línea gratuita de una empresa.
• El cliente puede elegir una opción de menú adecuada seleccionando un número correspondiente para resolver el problema u obtener soporte de un agente en vivo.
• Algunos incluyen sistemas de respuesta de voz interactiva que permiten a los clientes expresar el problema en lugar de presionar un botón.
• Las llamadas salientes funcionan de la otra manera. El sistema de mensajería automatizada realiza una llamada y reproduce un mensaje grabado o conecta al destinatario con un agente una vez que detecta una voz. De lo contrario, utiliza la función “Dejar mensaje automático en buzón de voz”.

Estos sistemas de menú telefónico personalizado admiten varias integraciones de terceros. Por ejemplo, puedes integrar el tuyo con software CRM (Gestión de Relaciones con Clientes) para segmentar, calificar y rastrear tus clientes potenciales.

¿Cuáles son las características de los sistemas de llamadas automatizadas?

Las características más notables de los sistemas de llamadas automatizadas incluyen:

• ID de llamada personalizable – Después de verificar un número de teléfono válido, puedes personalizar tu ID de llamada para que tus clientes sepan quién los está llamando.
• Saludo de empresa personalizado – Puedes recibir a cada llamador con un mensaje personalizado.
• Transmisión de mensajes de voz masivos – Estos sistemas de marcación sin agentes permiten a los propietarios de empresas realizar llamadas simultáneas a una lista completa de contactos.
• Programación de llamadas – Las empresas pueden establecer una fecha y hora específicas para cada llamada saliente.
• Detección de buzón de voz – Si una contestadora automática o servicio de buzón de voz recibe una llamada, un sistema de llamadas automatizadas reproducirá el mensaje después del tono.
• Buzón de voz a texto – El sistema puede enviar un texto si el destinatario no tiene opción de buzón de voz.
• Servicios de respuesta automatizados – Puedes grabar mensajes para abordar puntos de dolor comunes del cliente.
• Reglas de enrutamiento personalizables – Puedes enrutar tus llamadas basándote en datos de CRM o centro de ayuda para disfrutar de distribución automática de clientes potenciales y proporcionar soporte al cliente sin interrupciones. Puedes establecer enrutamiento basado en habilidades enfocado en las puntuaciones de los agentes o enrutamiento basado en tiempo relacionado con sus horarios de trabajo.
• Análisis en tiempo real – Un panel en vivo con características de monitoreo y generación de informes en tiempo real puede darte información sobre el tiempo de respuesta promedio, desempeño del agente y más.
• Características avanzadas – La mayoría de los sistemas ofrecen características avanzadas como grabación de llamadas, videoconferencia, grabación y transcripción de reuniones, devolución de llamada automática, transcripciones de buzón de voz, transferencia de llamadas, encuestas y sondeos.

¿Qué evitar al usar sistemas de llamadas automatizadas?

Un menú deficiente es una de las peores cosas que un sistema de llamadas automatizadas podría tener. Puede convertir a cada llamador en un cliente enojado y hacer que quiera cambiar a otro servicio.

Tu menú debe ser conciso y ofrecer opciones que se adapten a varias situaciones. Evita saludos largos, opciones incorrectas y demasiadas opciones que podrían confundir a los clientes.

La música amortiguada y una interfaz de usuario deficiente también pueden arruinar la experiencia del usuario. Tus llamadores no deberían tener que saltar obstáculos para obtener el soporte necesario, ni deberían escuchar la misma canción repetidamente mientras esperan. Si decides reproducir música, permite que los llamadores elijan sus canciones favoritas para mejorar su satisfacción.

¿Cuáles son los beneficios de usar sistemas de llamadas automatizadas?

Si usas un sistema de llamadas automatizadas, disfrutarás de estos beneficios:

• Eficiencia de tiempo – Las llamadas telefónicas automatizadas a una larga lista de números de teléfono pueden ahorrar tiempo precioso, mejorando la eficiencia y productividad de tus agentes.
• Ahorro de costos – Gracias a las llamadas ilimitadas y precios asequibles, puedes ahorrar dinero en llamadas salientes mientras sirves a clientes en todo el mundo. La respuesta automatizada reduce el tiempo de llamada de tus agentes, reduciendo aún más tus costos.
• Tiempo de respuesta reducido – Un mensaje pregrabado relevante puede responder consultas de clientes rápidamente.
• Satisfacción del cliente – Cualquier cliente puede transferir la llamada a un agente en vivo para resolver problemas complejos.
• Nutrición de clientes potenciales – El ACD telefónico te permite hacer seguimiento con clientes potenciales sin interrupciones e incrementar las tasas de conversión y ventas. Puedes generar un informe detallado sobre cada llamada e integrar el sistema con aplicaciones de terceros como CRM o software de centro de ayuda.
• Mejor comunicación y colaboración del equipo – Muchos sistemas ofrecen características de mensajería de equipo y llamadas internas para comunicación y colaboración optimizadas. La mayoría ofrece almacenamiento ilimitado para grabaciones de llamadas, mensajes y documentos compartidos.

¿Cuánto cuestan los sistemas de llamadas automatizadas?

Los sistemas de llamadas automatizadas son soluciones rentables que no requieren instalaciones de hardware o software.

Dependiendo del proveedor, puedes obtener un plan básico comenzando en aproximadamente $20 por usuario por mes, pero podría tener capacidades limitadas. Algunos proveedores cobran casi $200 por usuario/mes por un plan avanzado. Algunos cobran cuotas mensuales por minutos, mientras que otros proporcionan minutos y mensajes ilimitados.

Si obtienes un plan de precios anual, podrías obtener un descuento de precios anual. Un descuento por volumen también es posible para muchas cuentas de usuario adicionales.

LiveAgent podría ser la opción más asequible. Comenzando en $49/agente/mes y ofreciendo 180+ características, es el plan más asequible que existe.

Es un plan premium todo incluido que pagas según lo que uses, por lo que no hay opciones de plan anual. No requiere contrato ni cuotas de configuración, y puedes actualizar o cancelar en cualquier momento y obtener una prueba gratuita de 30 días (sin tarjeta de crédito requerida) para explorar las características.