Gestión de Información vs Gestión del Conocimiento

Imagina este escenario: una escuela recopila calificaciones de pruebas individuales, que aisladamente podrían parecer simples puntos de datos. Sin embargo, cuando se agregan y analizan, estas calificaciones se transforman en información valiosa como promedios de clase o incluso información sobre la efectividad del plan de estudios.

¿Por qué es importante la gestión de información para tu negocio?

El mundo empresarial dinámico actual depende en gran medida del flujo y accesibilidad sin interrupciones de la información. La información adecuadamente organizada y accesible garantiza que las inversiones en tecnología se maximicen, transformando cada iniciativa tecnológica en un activo que impulsa resultados medibles. La integración de un proceso sólido de gestión de información es integral para fomentar una experiencia positiva de los empleados.

Además, la gestión de información optimizada eleva el desempeño organizacional general. Proporciona claridad, reduce redundancias y mejora la eficiencia, fomentando así un entorno propicio para la innovación. Esto no solo ofrece beneficios significativos para las organizaciones, sino que también moldea la cultura empresarial, promoviendo la colaboración y la comunicación abierta.

La gestión de información efectiva es más que solo organizar datos. Se trata de transformar esos datos en una ventaja estratégica, posicionando a los negocios para optimizar sus operaciones y mantenerse adelante en un panorama empresarial en constante cambio.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

El conocimiento es un paso por encima de los meros datos e información. Basándose en la analogía escolar, mientras que los datos e información podrían ser las calificaciones de pruebas brutas que podrían proporcionar una perspectiva acumulativa como el promedio de clase, el conocimiento sería la sabiduría que los educadores obtienen. Esta sabiduría, nacida de la síntesis de datos y experiencia individual, podría ayudar a los educadores a adaptar métodos de enseñanza para mejores resultados.

Considera una base de conocimiento de una empresa, una herramienta que consolida información sobre consultas frecuentes de clientes. A medida que esta herramienta madura e incorpora información experta, evoluciona de ser un mero repositorio a un recurso crítico. Los clientes ahora pueden acceder a este reservorio para obtener soluciones rápidas y precisas, mejorando su experiencia general.

¿Por qué es importante la gestión del conocimiento para tu negocio?

En el panorama empresarial, el conocimiento se erige como una piedra angular fundamental para el crecimiento y la agilidad organizacional. La disponibilidad y acceso al conocimiento juegan un papel central en impulsar este crecimiento. El proceso de gestión del conocimiento es más que solo recopilar experiencia; se trata de aprovecharlo estratégicamente para fomentar la innovación y mejorar la eficiencia operacional. Al garantizar un flujo libre de información, los negocios pueden evitar los peligros de la redundancia y asegurar que los conocimientos no permanezcan atrapados en departamentos o individuos aislados.

La democratización del conocimiento, lograda por una estrategia efectiva de gestión del conocimiento, nutre una cultura de aprendizaje continuo. A medida que los empleados en todos los niveles pueden acceder y contribuir a la sabiduría colectiva de la empresa, hay un aumento notable en la adaptabilidad y la disposición para enfrentar desafíos. Esta fluidez en el intercambio de información conduce a una operación optimizada, minimizando tareas repetitivas y optimizando la utilización de recursos.

Un marco sólido de gestión del conocimiento equipa a las empresas con las herramientas para tomar decisiones rápidas e informadas, confiriendo así una ventaja competitiva. Al transformar datos brutos en información procesable, los negocios están mejor posicionados para navegar las complejidades del mercado contemporáneo y prosperar en medio del cambio.

¿Cuáles son las diferencias clave entre gestión del conocimiento y gestión de información?

Tanto la gestión del conocimiento (KM) como la gestión de información (IM) son cruciales para las organizaciones, pero no son sinónimas. Identifiquemos las principales distinciones:

Naturaleza

• IM: Implica la categorización, almacenamiento y difusión de datos organizados. Se trata de presentar hechos sistemáticamente.
• KM: Va más allá de los hechos, sintetizando información con experiencia y contexto. Se trata de la comprensión y aplicación del conocimiento.

Transferibilidad

• IM: Dada su naturaleza estructurada, la información puede transferirse fácilmente entre medios.
• KM: El conocimiento, especialmente el tácito (intuitivo), no es directo de transferir o codificar.

Almacenamiento

• IM: Prioriza el almacenamiento digital organizado, asegurando una recuperación fácil.
• KM: Busca capturar tanto el conocimiento explícito (codificado) como el implícito, aprovechando software de gestión del conocimiento e iniciativas centradas en el ser humano.

Propósito

• IM: Se enfoca en la claridad y organización de datos.
• KM: Busca información procesable y comprensión estratégica de los datos.

Ciclo de vida

• IM: Sigue una ruta lineal: recopilar, almacenar, recuperar.
• KM: Es iterativo, evolucionando constantemente con nueva información y experiencias.

En esencia, mientras que IM proporciona una base estructurada de hechos, KM transforma estos datos en sabiduría procesable para las organizaciones.

¿Cómo mejora y expande la gestión del conocimiento la gestión de información?

Gestionar el conocimiento no es solo acumular datos; es un proceso dinámico de mejora y refinamiento. Las empresas podrían comenzar recopilando datos básicos, similar a configurar una sección inicial de preguntas frecuentes. Pero a medida que incorporan retroalimentación y experiencia, esta sección crece más completa e informativa. Con el tiempo, se erige como testimonio del compromiso de la empresa con sus clientes, convirtiéndose en un recurso principal para que encuentren soluciones precisas y eficientes.

Plataformas como LiveAgent están a la vanguardia de esta transformación, proporcionando a los negocios las herramientas para hacer la transición sin problemas de la gestión de información a la gestión del conocimiento. Al capacitar a las empresas con estas herramientas avanzadas, pueden aprovechar más efectivamente sus datos, transformándolos en información procesable que beneficia directamente a sus clientes.

Beneficios de la gestión de información y conocimiento

Toma de decisiones estratégicas

Una de las ventajas más significativas de la gestión de información y conocimiento es la capacidad de tomar decisiones informadas y estratégicas. Con la información e información correctas a mano, los negocios pueden predecir tendencias del mercado, entender las necesidades de los clientes y determinar los mejores cursos de acción.

Colaboración y productividad mejoradas

La gestión del conocimiento, en particular, promueve una cultura de intercambio y colaboración. Cuando el conocimiento es accesible, los equipos pueden trabajar de manera más sinérgica, lo que lleva a una mayor productividad y la ejecución eficiente de tareas.

Costos operacionales reducidos

La gestión de información efectiva reduce las posibilidades de trabajo redundante y errores, lo que lleva a ahorros operacionales. Además, la gestión del conocimiento asegura que la experiencia se aproveche, mitigando los costos asociados con consultas externas u oportunidades perdidas.

Mitigación de riesgos

La gestión adecuada de la información protege a los negocios contra brechas de datos y asegura el cumplimiento de estándares regulatorios. Además, la gestión del conocimiento captura el valioso conocimiento tácito, asegurando que no se pierda con cambios de personal.

Ventaja competitiva

En una era donde la innovación es clave, las organizaciones con sistemas sólidos de gestión de información y conocimiento pueden superar a los competidores adaptándose rápidamente a cambios y capitalizando nuevas oportunidades de mercado.

Ejemplos del mundo real de implementaciones de gestión de información y conocimiento

El poder transformador de la gestión de información y conocimiento efectiva es evidente en numerosas empresas en todo el mundo. Aquí hay un vistazo a algunos casos icónicos donde las empresas han integrado sin problemas estos sistemas para catalizar su crecimiento y mantener una ventaja competitiva.

Sistema “Knowledge-Centered Support” de IBM

IBM, pionera en la industria tecnológica, lanzó un sistema “Knowledge-Centered Support”. Esta iniciativa tenía como objetivo crear, mantener y aprovechar el conocimiento valioso como parte del proceso de soporte. Se alentó a los empleados en todos los niveles a documentar soluciones a problemas comunes. Esta biblioteca de soluciones fue luego accesible para toda la organización. ¿El resultado? Tiempos de resolución de problemas más rápidos, costos de soporte minimizados y una mejora general en la satisfacción del cliente.

“Lean Manufacturing” de Toyota

El renombrado sistema de producción de Toyota es una clase magistral en gestión de información. Su enfoque de producción “Just-In-Time” requiere datos precisos sobre niveles de inventario, velocidades de producción y demanda del consumidor. A través de procesos meticulosos de gestión de información, Toyota asegura desperdicio mínimo, un flujo sin interrupciones de piezas y eficiencia de producción. Este enfoque ha sido tan efectivo que ha sido adoptado por industrias mucho más allá de la fabricación automotriz.

“Peer Assist” de British Petroleum

British Petroleum (BP), una de las compañías petroleras más grandes del mundo, enfrentó un desafío compartido por muchos grandes conglomerados: silos de conocimiento. Para abordar esto, BP lanzó “Peer Assist, una iniciativa de intercambio de conocimiento. Antes de emprender un nuevo proyecto, los equipos organizaban reuniones con expertos y colegas que habían realizado tareas similares antes. Esta sesión de intercambio de conocimiento permitía a los equipos obtener conocimiento organizacional, evitar errores pasados e innovar más rápido. “Peer Assist” de BP se convirtió en un ejemplo sobresaliente de gestión del conocimiento, mejorando significativamente los resultados del proyecto.

“HP Information Management and Analytics Services” de Hewlett-Packard (HP)

HP implementó exitosamente un sistema de gestión de información llamado “HP Information Management and Analytics services”. Este sistema ayudó a categorizar, almacenar y recuperar datos de productos críticos, especialmente relacionados con microprocesadores. Con un centro centralizado de información curada, los equipos de desarrollo de productos podían acceder fácilmente a datos relevantes, acelerando significativamente el proceso de investigación y desarrollo.

¿Cuál es la diferencia entre IMS y KMS?

Un Sistema de Gestión de Información (IMS) se ocupa principalmente del manejo preciso, almacenamiento y recuperación de datos e información estructurada. Su objetivo principal es asegurar que la información correcta esté disponible para las personas correctas en el momento correcto. Se trata de optimizar procesos de datos, asegurar consistencia, precisión y adherencia a estándares regulatorios. Tal sistema es esencial en un mundo donde se crean vastas cantidades de datos cada segundo, lo que hace que sea un desafío filtrar y encontrar información relevante.

Por otro lado, un Sistema de Gestión del Conocimiento (KMS) va más profundo. Está diseñado para gestionar tanto el conocimiento explícito (procesos documentados, directrices, etc.) como el conocimiento tácito (experiencias personales, información y conocimiento de empleados). Un KMS fomenta una cultura de intercambio, colaboración y aprendizaje continuo dentro de las organizaciones. Al capturar y hacer accesible este conocimiento, las organizaciones pueden aprovechar su inteligencia colectiva, fomentando la innovación y la resolución de problemas.

Herramientas modernas como LiveAgent combinan estos dos sistemas distintos. Al integrar las capacidades centradas en datos de un IMS con los aspectos más amplios enfocados en el conocimiento de un KMS, LiveAgent presenta un enfoque holístico. Proporciona a los negocios una plataforma unificada donde pueden gestionar sus datos, extraer información y asegurar que sus empleados tengan acceso a la sabiduría y experiencia colectiva de la organización. En esencia, herramientas como estas están moldeando el futuro de la gestión de información y conocimiento al ofrecer una solución integral e integrada.