La gestión de contenidos organiza y entrega contenido digital como texto e imágenes, mientras que la gestión del conocimiento se enfoca en compartir y aprovechar el conocimiento organizacional. Ambos sistemas sirven propósitos únicos pero pueden integrarse para mejorar el crecimiento empresarial.
La gestión de contenidos (CM) es un conjunto de procesos que apoyan la recopilación, gestión y publicación de información en cualquier forma o medio. La gestión del conocimiento (KM) es un enfoque más holístico que implica la creación, intercambio, uso y gestión del conocimiento dentro de una organización.
La era digital moderna nos impulsa a comprender la importancia de aprovechar el poder de la información. En el contexto de la gestión de datos valiosos, los términos gestión de contenidos y gestión del conocimiento aparecen con bastante frecuencia. Este artículo tiene como objetivo arrojar luz sobre sus diferencias clave y las formas en que se entrelazan para impulsar el crecimiento empresarial.
¿Qué significa esto en términos de uso en la vida real? La gestión de contenidos asegura que el contenido correcto esté disponible para las personas correctas en el momento correcto. Esto implica crear, editar, organizar y entregar contenido de una manera que sea eficiente, efectiva y fácil de usar.
La gestión de contenidos puede ser una herramienta invaluable para cualquiera que necesite manejar una gran cantidad de información, ya sea texto, imágenes, videos u otras formas de datos.
La gestión del conocimiento, también conocida como KM, es un enfoque más holístico que implica la creación, intercambio, uso y gestión del conocimiento dentro de una organización. No se trata solo de gestionar contenido, sino también de aprovechar ese contenido para mejorar la eficiencia, la productividad de los empleados y la toma de decisiones.
La gestión del conocimiento es un proceso empresarial integral para las organizaciones que desean aprovechar al máximo su experiencia colectiva. Esto incluye empresas pero también se extiende a agencias gubernamentales, instituciones de investigación y otras organizaciones con un enfoque centrado en el conocimiento.
Aunque la gestión de contenidos y la gestión del conocimiento pueden parecer similares, sirven propósitos diferentes y juegan roles únicos en una organización. Comprender sus diferencias clave es crucial para que las empresas gestionen su información de manera efectiva y la aprovechen para impulsar el crecimiento e innovación.
Como ya hemos mencionado, la responsabilidad principal de la gestión de contenidos es la creación, organización y publicación de contenido digital. Su objetivo es optimizar los procesos de creación de contenido, asegurando consistencia y accesibilidad en varias plataformas.
El marco de gestión del conocimiento, por otro lado, se enfoca en capturar, organizar y compartir el conocimiento dentro de una organización utilizando software de gestión del conocimiento y bases de conocimiento internas y externas.
Las piezas de contenido que se encuentran frecuentemente en la base de conocimiento de una empresa y otros repositorios de gestión del conocimiento contienen guías prácticas, registros de problemas de clientes resueltos y guías técnicas completas. La gestión del conocimiento tiene como objetivo mejorar la colaboración, mejorar la toma de decisiones y fomentar la innovación aprovechando la experiencia colectiva interna.
La gestión de contenidos, incluyendo texto, imágenes, videos y otros medios, se ocupa del contenido estructurado y no estructurado. Se enfoca en gestionar contenido a lo largo de su ciclo de vida, desde la creación hasta el archivo, utilizando herramientas esenciales de servicio al cliente en redes sociales.
La gestión del conocimiento abarca un rango más amplio de información, incluyendo conocimiento explícito (como documentos y bases de datos) y conocimiento implícito (como la experiencia). Su objetivo es capturar y distribuir ambos tipos de conocimiento para beneficiar a la organización en su conjunto.
Los sistemas de gestión de contenidos organizan el contenido basándose en taxonomías, categorías o etiquetas predefinidas. Asegura que el contenido sea fácilmente buscable y accesible para los usuarios.
El software de gestión del conocimiento se enfoca en capturar y estructurar el conocimiento colectivo para reflejar su contexto y relaciones. Utilizan técnicas como gráficos de conocimiento, ontologías y redes semánticas para facilitar la recuperación sin esfuerzo del conocimiento desde una única plataforma.
La gestión de contenidos implica roles como creadores de contenido, editores y publicadores. Cada uno de estos roles contribuye a la creación y mantenimiento del contenido. Mientras tanto, los usuarios son principalmente los que consumen el contenido.
En contraste, la gestión del conocimiento ve a cada miembro de una organización como un activo con conocimiento para contribuir. Este enfoque fomenta la participación activa de todos los empleados, independientemente de sus roles específicos. El proceso de gestión del conocimiento enfatiza el intercambio de conocimiento, la colaboración y el aprendizaje colectivo.
Los sistemas de gestión de contenidos empresariales a menudo incluyen características de flujo de trabajo para facilitar los procesos de creación, revisión y aprobación de contenido. La colaboración generalmente se limita a la creación y edición de contenido.
Por otro lado, los sistemas de gestión del conocimiento priorizan la colaboración y fomentan una cultura de intercambio y difusión del conocimiento. Proporcionan herramientas para autoría colaborativa, foros de discusión y redes sociales para fomentar la participación activa.
Cuando se trata de gestión de contenidos, se enfoca en entregar contenido relevante a los usuarios basándose en criterios predefinidos, como consultas de búsqueda o preferencias del usuario. Su objetivo es proporcionar a los clientes potenciales experiencias personalizadas y optimizar la entrega de contenido.
La gestión del conocimiento asegura que la información en las bases de conocimiento internas sea relevante y aplicable a situaciones específicas. Aprovecha la experiencia de la vida real para proporcionar guías prácticas y otro contenido útil para toda la organización.
La gestión de contenidos se enfoca principalmente en entregar información a los usuarios en el presente. Aunque el contenido puede ser archivado, su valor a largo plazo a menudo se limita a referencias históricas.
Los sistemas de gestión del conocimiento, sin embargo, tienen como objetivo capturar y preservar el conocimiento empresarial, asegurando su valor a largo plazo. Facilitan el aprendizaje continuo, permitiendo a los empleados construir sobre el conocimiento existente y evitar reinventar la rueda.
Cuando se habla de gestión de contenidos, herramientas como WordPress vienen a la mente. Tal solución es una herramienta de gestión de contenidos insignia que permite a sus usuarios crear, gestionar, almacenar y publicar contenido en varios sitios web.
Por otro lado, cuando se trata de herramientas de gestión del conocimiento, podemos hablar del constructor de base de conocimiento externa e interna de LiveAgent o incluso Confluence. LiveAgent es más una solución robusta y bien redondeada, pero ambos sistemas de software de gestión del conocimiento facilitan la colaboración interna, la documentación y la gestión de proyectos.
Para poner la teoría en práctica, hablemos de algunos ejemplos reales de gestión de contenidos y gestión del conocimiento que probablemente ya hayas encontrado.
Wikipedia es un ejemplo perfecto de tanto gestión del conocimiento como gestión de contenidos. Es una plataforma colaborativa donde los usuarios contribuyen artículos de conocimiento y contenido sobre varios temas.
La plataforma utiliza gestión de contenidos para organizar y categorizar artículos, asegurando que la información se presente de manera estructurada y accesible.
Adobe ofrece software creativo y soluciones de marketing. Utilizan gestión del conocimiento para permitir la colaboración entre empleados a nivel mundial, compartiendo experiencia e información.
La gestión de contenidos también es esencial para las plataformas de marketing de Adobe, donde gestionan y distribuyen contenido a varios canales, asegurando mensajería consistente y representación de marca.
Idealmente, un negocio próspero debería usar ambos. En el panorama actual, crear, organizar, almacenar y entregar información se ha convertido en algo así como un arte. Como resultado, la mayoría de las empresas se benefician de tener una estrategia confiable de gestión de contenidos y gestión del conocimiento en su lugar.
Aquí están los diferentes tipos de sistemas de gestión de contenidos y gestión del conocimiento:
Sistema de gestión de contenidos web (WCMS): Estos sistemas se utilizan para gestionar y publicar contenido en sitios web. Permiten a los usuarios crear, editar, organizar y publicar contenido digital sin requerir experiencia técnica. Los ejemplos más utilizados incluyen WordPress, Joomla y Drupal.
Sistema de gestión de contenidos empresarial (ECM): Estos sistemas están diseñados para gestionar la información no estructurada de una organización, incluyendo documentos, imágenes, videos y otros activos digitales. Algunos ejemplos incluyen SharePoint, OpenText Content Suite y Documentum.
Sistema de gestión de documentos (DMS): Este tipo de gestión de contenidos se enfoca específicamente en gestionar documentos a lo largo de su ciclo de vida. Algunos ejemplos notables incluyen M-Files, Alfresco y LogicalDOC.
Sistema de gestión de activos digitales (DAM): Los sistemas DAM se utilizan para almacenar, organizar y gestionar activos digitales como imágenes, videos, archivos de audio y otros medios. Proporcionan herramientas para gestión de metadatos, etiquetado de activos y recuperación fácil. Los más comunes son Widen Collective, Bynder y Adobe Experience Manager Assets.
Sistema de gestión del aprendizaje (LMS): Aunque se utilizan principalmente para e-learning y capacitación, estas plataformas también gestionan y entregan contenido. Puedes reconocer herramientas LMS como Moodle, Canvas y Blackboard.
Sistema de gestión del conocimiento empresarial: Estos sistemas se enfocen en recopilar, organizar y compartir conocimiento dentro de una organización. Incluyen características como intercambio de documentos, directorios de expertos, foros de discusión y repositorios de mejores prácticas. Algunos ejemplos de la vida real incluyen Confluence, IBM Watson Knowledge Center y Bloomfir.
Sistema de gestión del conocimiento colaborativo: Estos sistemas enfatizan la colaboración e intercambio de información entre miembros del equipo. A menudo incluyen características como wikis, blogs, tableros de discusión y herramientas de colaboración en tiempo real. Las soluciones de software más notables incluyen LiveAgent, MediaWiki y Tiki Wiki.
Sistema de localización de expertos: Estas herramientas de gestión del conocimiento ayudan a los usuarios a encontrar expertos dentro de una organización basándose en sus habilidades, áreas de conocimiento y experiencia. Ayudan a conectar a individuos que necesitan información con aquellos que poseen experiencia relevante. Ejemplos de la vida real de herramientas de gestión del conocimiento de localización de expertos incluyen Swoop, Talla y ProFinda.
Sistema de curación de contenidos: Este tipo de KMS ayuda a seleccionar, organizar y presentar información relevante de varias fuentes. Es particularmente útil para crear bases de conocimiento, boletines o bibliotecas de recursos. Puedes reconocer sistemas de curación de contenidos como Scoop.it, Flipboard y Pearltrees.
Sistema de gestión del conocimiento semántico: Estos sistemas utilizan tecnologías semánticas para capturar y organizar el conocimiento basándose en las relaciones entre conceptos. Mejoran la precisión de búsqueda y permiten una mejor comprensión contextual de la información. Ejemplos notables incluyen PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant y Synaptica.
Sistema de razonamiento basado en casos: Este tipo de KMS almacena y recupera soluciones a problemas o casos pasados. Ayuda a los usuarios a encontrar soluciones relevantes haciendo coincidir problemas actuales con casos similares del pasado. Herramientas que puedes encontrar en esta categoría incluyen Coveo, IntraFind y Primedius.
Sistema de gestión de innovación: Estos sistemas promueven el intercambio de ideas, la colaboración e innovación dentro de una organización. A menudo incluyen herramientas para recopilar ideas, evaluarlas e implementar las más prometedoras. Las herramientas de gestión de innovación frecuentemente utilizadas son Spigit, IdeaScale y Brightidea.
Recuerda que estas categorías pueden superponerse, y algunos sistemas podrían incluir características de múltiples tipos.
Para responder simplemente la pregunta, sí, pueden. Al integrar ambos sistemas, puedes crear una solución más completa y efectiva para gestionar tanto contenido como conocimiento dentro de una organización. Para lograr tal integración, debes seleccionar sistemas que sean compatibles y proporcionen APIs u otros medios de conexión y comunicación entre los dos sistemas.
Otra respuesta directa es sí. En muchos casos, las empresas encuentran que integrar ambos sistemas puede mejorar su estrategia general de gestión de información. Aunque depende del tamaño de una organización y la naturaleza de las operaciones, combinar la estrategia de gestión de contenidos y gestión del conocimiento crea un enfoque más holístico para gestionar los datos de la empresa.
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La gestión de contenidos puede considerarse un subconjunto de la gestión del conocimiento. Sin embargo, la gestión de contenidos se trata de gestionar piezas individuales de contenido, mientras que la gestión del conocimiento se enfoca en crear un entorno donde el contenido, junto con la experiencia y los conocimientos, puedan aprovecharse para crear valor para la organización.
La principal diferencia entre los dos radica en la forma y los tipos de contenido que gestionan. CMS se centra en gestionar contenido para una presentación efectiva, mientras que KMS se enfoca en capturar y aprovechar el conocimiento, la experiencia y los conocimientos colaborativos para mejorar el desempeño organizacional.
El análisis semántico y la inteligencia artificial tienen un impacto significativo en la forma en que operan CMS y KMS. Desde capacidades de búsqueda mejoradas hasta integración de IoT, la nueva tecnología está impulsando la transformación de los sistemas de gestión de contenidos y gestión del conocimiento, haciéndolos más inteligentes, accesibles, colaborativos y centrados en el usuario.
La combinación de una gestión de contenidos y gestión del conocimiento efectivas ayuda a las empresas a adaptarse a los cambios del mercado, mejorar la satisfacción del cliente y fomentar culturas de mejora continua e innovación.
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