Buzón compartido
Optimiza la atención al cliente con el buzón compartido de LiveAgent. Colabora, mejora la productividad y aumenta la satisfacción. ¡Prueba gratis durante 30 día...
7 min de lectura
¿Qué es un buzón compartido?
Un buzón compartido es un tipo especial de bandeja de entrada de correo electrónico que múltiples usuarios pueden acceder para enviar, recibir y gestionar correos electrónicos desde una única dirección de correo electrónico. Esta configuración es perfecta para equipos que necesitan manejar consultas o solicitudes de clientes, ya que centraliza la comunicación y garantiza que todos los correos electrónicos entrantes se aborden rápidamente.
A medida que los negocios crecen, la necesidad de un enfoque centralizado para gestionar correos electrónicos se hace evidente. Aquí es donde entran los buzones compartidos, una herramienta diseñada para optimizar la comunicación entre miembros del equipo mientras se mantiene la organización y eficiencia.
Los buzones compartidos reducen el riesgo de perder mensajes importantes o necesitar reenviar correos electrónicos innecesariamente. Agilizan los procesos y mejoran la eficiencia del equipo. A diferencia de una lista de distribución o una licencia separada para cada usuario, todos los permisos ya están en su lugar para una operación sin problemas.
Diferencias entre buzones compartidos y bandejas de entrada compartidas
Los buzones compartidos y las bandejas de entrada compartidas a menudo se usan indistintamente, pero tienen diferencias.
| Característica | Buzón compartido | Bandeja de entrada compartida |
|---|---|---|
| Propósito | Para colaboración en equipo y gestión de correo electrónico. | Para colaboración en equipo enfocada en respuestas de correo electrónico y notas internas. |
| Acceso de usuario | Múltiples usuarios acceden con sus credenciales. | Múltiples usuarios acceden generalmente a través de clientes de correo electrónico. |
| Envío de correo electrónico | Se envía como el buzón compartido o en nombre del usuario. | Típicamente se envía en nombre del usuario individual. |
| Calendario | Incluye un calendario común para programación. | Típicamente no incluye características de calendario. |
| Implementación | A menudo se usa en Office 365 o Google Workspace. | A menudo se usa dentro de clientes de correo electrónico específicos. |
Un buzón compartido permite que múltiples personas gestionen correos electrónicos desde una única dirección de correo electrónico. Es ideal para equipos ya que no requiere licencias separadas o detalles de cuenta. Las bandejas de entrada compartidas a menudo aparecen en clientes de correo electrónico y se enfocen en colaboración en tiempo real, incluyendo notas internas y seguimiento de conversaciones de correo electrónico.
LiveAgent ofrece una excelente solución para gestionar buzones compartidos. Admite comunicación eficiente del equipo al integrar características para manejar correos electrónicos entrantes y mantener tiempos de respuesta organizados, asegurando que tus equipos de atención al cliente operen de manera efectiva.
Características clave de los buzones compartidos
Los buzones compartidos son una herramienta versátil dentro de Microsoft 365 y otras plataformas como Google Workspace. Permiten que múltiples usuarios envíen y reciban correos electrónicos usando una dirección de correo electrónico central, como info@tuempresa.com o soporte@tuempresa.com . Aquí hay algunas características clave que hacen que los buzones compartidos sean beneficiosos para las operaciones del equipo:
- Comunicación centralizada: Los usuarios pueden gestionar correos electrónicos desde una bandeja de entrada compartida, asegurando que todos tengan acceso a los últimos hilos de correo electrónico sin necesidad de cuentas separadas.
- Eficiencia de costos: Los buzones compartidos no requieren una licencia pagada, lo que los convierte en una opción económica para empresas que buscan soluciones de correo electrónico colaborativo.
- Calendario y contactos unificados: Similar a un buzón regular, los buzones compartidos incluyen una bandeja de entrada, calendario y lista de contactos, ayudando en la programación y gestión de contactos sin problemas.
- Identidad de correo electrónico consistente: Los correos electrónicos enviados desde un buzón compartido parecen provenir de la dirección del buzón en sí, manteniendo consistencia en la comunicación.
- Organización mejorada: La capacidad de crear subcarpetas ayuda a mantener los correos electrónicos organizados, apoyando flujos de trabajo optimizados.
Acceso de múltiples usuarios
Un buzón compartido está diseñado para que múltiples usuarios trabajen colaborativamente. Así es como facilita el acceso de múltiples usuarios:
- Uso concurrente: Múltiples usuarios pueden acceder simultáneamente a un buzón compartido. Esto promueve el trabajo en equipo al permitir que los miembros gestionen mensajes juntos en tiempo real.
- Acceso seguro: Para mejorar la seguridad, los buzones compartidos están vinculados con una cuenta de usuario deshabilitada para prevenir inicios de sesión directos, reduciendo el riesgo de acceso no autorizado.
- Gestión de mensajes: Aunque los buzones compartidos proporcionan fácil acceso, no pueden restringir a los usuarios de eliminar mensajes.
- Directrices de uso: Establecer reglas para enrutamiento de correo electrónico y etiquetado mejora el trabajo en equipo, particularmente para equipos remotos o distribuidos.
Gestión de correo electrónico
La gestión efectiva del correo electrónico es fundamental para cualquier equipo que use bandejas de entrada compartidas. Aquí hay formas en que los buzones compartidos ayudan en la gestión de correo electrónico:
- Asignación de responsabilidad: Los equipos pueden asignar correos electrónicos específicos a miembros individuales, asegurando claridad en la asignación de tareas.
- Herramientas de colaboración: Las bandejas de entrada compartidas permiten etiquetado y notas internas, apoyando comunicación sin problemas y asistencia dentro del equipo.
- Comunicación estructurada: El uso de etiquetas y campos personalizados mejora la organización y mantiene la productividad al mantener los mensajes estructurados.
- Medidas de seguridad: Los inicios de sesión de usuario individual para plataformas de bandeja de entrada compartida protegen la cuenta de correo electrónico del uso no autorizado.
- Herramientas integradas: Soluciones como Gmelius o Hiver mejoran las bandejas de entrada compartidas, ofreciendo características como asignación de correo electrónico y análisis de rendimiento.
Evitar duplicación de respuestas
Prevenir respuestas duplicadas es crucial para mantener un flujo de trabajo profesional y eficiente. Así es como los buzones compartidos ayudan:
- Visibilidad de hilos de correo electrónico: Los miembros del equipo pueden ver el hilo de correo electrónico completo, reduciendo las posibilidades de respuestas duplicadas a consultas de clientes.
- Asignaciones de flujo de trabajo: Al asignar correos electrónicos a miembros del equipo específicos, se mantiene claridad en las responsabilidades, previniendo múltiples respuestas al mismo mensaje.
- Optimización de bandeja de entrada: Revisar y optimizar regularmente la configuración de la bandeja de entrada ayuda a identificar y rectificar posibles problemas de duplicación.
- Etiquetas organizacionales: Aplicar etiquetas u organizacionales rastrea correos electrónicos abordados, evitando eficientemente respuestas redundantes.
- Capacitación efectiva: Educar a los miembros del equipo sobre el uso de herramientas de bandeja de entrada compartida fomenta comunicación efectiva, minimizando el riesgo de esfuerzos duplicados.
Para manejar buzones compartidos de manera eficiente, considera usar LiveAgent. Como una solución de primer nivel, LiveAgent admite comunicación en equipo al facilitar la gestión organizada de correos electrónicos entrantes, asegurando que tu equipo de atención al cliente funcione sin problemas.
Beneficios de usar buzones compartidos
Los buzones compartidos son una excelente herramienta para equipos que necesitan gestionar correos electrónicos colaborativamente. Permiten que múltiples miembros del equipo accedan y envíen correos electrónicos desde una cuenta central. Esto mejora la eficiencia al eliminar la necesidad de reenviar mensajes a diferentes colegas. Los buzones compartidos también mejoran los tiempos de respuesta a consultas de clientes, lo que lleva a una comunicación más rápida y un servicio mejorado.
Con un buzón compartido, tu equipo obtiene mejor visibilidad de correos electrónicos anteriores y conversaciones en curso. Este compromiso colectivo facilita que todos colaboren de manera efectiva. Además, como los buzones compartidos no requieren una cuenta de usuario separada o licencia, la administración se simplifica.
Colaboración mejorada del equipo
El uso de buzones compartidos mejora enormemente la colaboración del equipo. Por ejemplo, la bandeja de entrada compartida de LiveAgent permite que los correos electrónicos se asignen a miembros del equipo relevantes. Esto aumenta la responsabilidad y eficiencia. De manera similar, Gmelius convierte una bandeja de entrada de Gmail en un espacio de trabajo compartido, permitiendo trabajo en equipo en correos electrónicos sin salir de Google Workspace. Con características como comentarios internos, borradores compartidos y respuestas predefinidas, Front ayuda a los equipos a comunicarse y asistirse mutuamente de manera efectiva.
Transparencia mejorada
Los buzones compartidos promueven comunicación transparente. Permiten que múltiples miembros del equipo gestionen correos electrónicos desde una dirección común. Este sentido de acceso abierto apoya la colaboración. Dentro de una configuración de help desk, las bandejas de entrada compartidas pueden mejorar la transparencia operacional al ofrecer métricas para evaluar la carga de trabajo y tiempos de respuesta.
Herramientas como LiveAgent mejoran la responsabilidad con características como etiquetas compartidas y asignaciones de correo electrónico. Los equipos modernos pueden adaptar buzones compartidos para satisfacer necesidades de comunicación interfuncional en varios entornos departamentales.
Atención al cliente optimizada
Los buzones compartidos también son vitales para la atención al cliente optimizada. Permiten respuestas rápidas y unificadas, lo cual es esencial para una alta satisfacción del cliente. Herramientas como Help Scout y LiveAgent proporcionan a los equipos de soporte la capacidad de gestionar consultas de clientes de manera efectiva a través de buzones compartidos. Al integrar varios canales de comunicación, estos buzones ofrecen una experiencia sin problemas para los clientes.
Las conversaciones de clientes unificadas en diferentes plataformas ayudan a los equipos de soporte a entregar asistencia personalizada. Además, características como automatización de flujo de trabajo y asignación de tareas en sistemas de buzón compartido mejoran la productividad del equipo y la eficiencia de respuesta en escenarios de atención al cliente.
En última instancia, los buzones compartidos son esenciales para permitir el trabajo en equipo y mejorar la comunicación tanto dentro de equipos como con clientes. LiveAgent ofrece una excelente solución para gestionar buzones compartidos, proporcionando una variedad de características para mejorar la colaboración y la transparencia de soporte.
Cómo elegir el mejor software para buzón compartido
Al elegir software para un buzón compartido, considera la compatibilidad con LiveAgent para facilitar la colaboración fácil. Estos buzones permiten que múltiples usuarios gestionen una única cuenta de correo electrónico usando sus IDs de correo electrónico, crucial para el trabajo en equipo sin problemas.
Aquí hay puntos clave a considerar:
- Productividad: Los buzones compartidos pueden optimizar la comunicación, reduciendo correos electrónicos internos y mejorando la colaboración en equipo.
- Capacidades de informes: Busca software que rastree métricas como tiempo de primera respuesta y tiempo promedio de resolución. Estos conocimientos ayudan a evaluar el rendimiento y eficiencia del equipo.
- Limitaciones de usuario: Intenta mantener a los usuarios que acceden al buzón compartido a menos de 25. Esto ayuda a mantener el rendimiento y funcionalidad.
- Accesibilidad: Asegúrate de que el software permita acceso a través de Outlook web y aplicaciones móviles. Esto mejora la flexibilidad de uso en cualquier dispositivo.
Una tabla que resuma las características del software podría ayudar a visualizar estas consideraciones:
| Característica | Importancia |
|---|---|
| Compatibilidad con Office 365 | Esencial para colaboración en equipo |
| Herramientas de productividad | Optimiza comunicación interna |
| Métricas de informes | Evalúa y mejora el rendimiento del equipo |
| Límite de usuario | Rendimiento óptimo con menos usuarios |
| Acceso multiplataforma | Uso flexible en dispositivos |
Para la mejor solución en buzones compartidos, considera LiveAgent. Ofrece características robustas adaptadas para atención al cliente, apoyando interacciones de equipo sin problemas y gestión eficiente de correo electrónico.
Cómo configurar un buzón compartido
Configurar un buzón compartido en Microsoft 365 es un proceso sencillo. Sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Centro de administración: Comienza iniciando sesión en el centro de administración de Microsoft 365.
- Navega a buzones compartidos: Ve a “Equipos y grupos” y selecciona “Buzones compartidos”.
- Crea un nuevo buzón compartido: Haz clic en la opción para agregar un nuevo buzón compartido. Necesitarás designar un nombre y dirección de correo electrónico para él.
- Gestiona almacenamiento: Recuerda que un buzón compartido es gratuito de usar siempre que esté por debajo de 50GB. Si excede este tamaño, se requiere una licencia separada.
- Configura acceso móvil: La mayoría de los clientes de correo electrónico y aplicaciones admiten funcionalidad de buzón compartido, permitiendo a los usuarios acceder a ellos en dispositivos móviles.
- Configura elementos enviados: Es prudente configurar los ajustes del buzón para que todos los elementos enviados desde el buzón compartido sean visibles para los miembros del equipo, lo cual se puede hacer a través del centro de administración.
- Gestiona permisos: Los buzones compartidos no tienen contraseñas. El acceso se otorga según los permisos, permitiendo que los usuarios autorizados por ti inicien sesión sin una contraseña separada.
Las tablas pueden ayudar a resumir estos puntos para mayor claridad:
| Paso | Acción | Notas |
|---|---|---|
| Acceso al Centro de administración | Inicia sesión en Microsoft 365 | Usa tus credenciales de administrador |
| Navegación de buzón compartido | Equipos y grupos > Buzones compartidos | Encuentra la sección de buzones compartidos |
| Creación de nuevo buzón | Agrega nuevo buzón compartido | Asigna un nombre y dirección de correo electrónico |
| Gestión de almacenamiento | Monitorea el tamaño del buzón | Gratuito por debajo de 50GB; licencia necesaria por encima de 50GB |
| Configuración de acceso móvil | Habilita en dispositivos | Compatible con la mayoría de clientes de correo electrónico y aplicaciones |
| Configuración de elementos enviados | Ajusta configuración | Haz elementos enviados visibles para todos los miembros del equipo |
| Gestión de permisos | Establece permisos de acceso | Los usuarios inician sesión sin contraseña separada |
Guía de configuración paso a paso en LiveAgent
Configurar un buzón compartido en LiveAgent es simple y efectivo para la colaboración en equipo. Aquí hay una guía:
Inicia sesión: Accede a tu cuenta de LiveAgent con tus credenciales.
Configura correo electrónico saliente: Si deseas conectar una nueva cuenta de correo electrónico para enviar y recibir correos electrónicos, es mejor comenzar con la configuración saliente. Navega a Configuración > Correo electrónico > Cuentas de correo electrónico saliente y haz clic en el botón “Integrar nueva cuenta de correo” y sigue las instrucciones de la sección de base de conocimientos.
Configura correo electrónico entrante: Después de conectar exitosamente tu dirección de correo electrónico como una cuenta de correo electrónico saliente, navega a Configuración > Correo electrónico > Cuentas de correo electrónico entrante y haz clic en el botón “Integrar nueva cuenta de correo” y sigue las instrucciones.
Orden de conexión: En general, se recomienda primero conectar tu dirección de correo electrónico como una cuenta de correo electrónico saliente y después como una cuenta de correo electrónico entrante, debido al último paso de la integración de cuenta de correo electrónico entrante, donde necesitas elegir una cuenta de correo electrónico saliente ya conectada y configurarla como el remitente predeterminado para responder correos electrónicos/tickets obtenidos de la cuenta de correo electrónico entrante.
Usa conectores nativos: Se recomienda primero usar conectores nativos de Google/Microsoft al conectar direcciones de correo electrónico proporcionadas por Google/Microsoft, ya que estos conectores admiten los nuevos métodos de autenticación OAuth de Google/Microsoft.
Métodos de conexión: Cada método de conexión está dividido y descrito en la categoría de característica de correo electrónico y sus subcategorías. Si estás usando otro proveedor de cuenta de correo electrónico o deseas conectar tu propio servidor de correo, necesitarás seleccionar el método de buzón personalizado.
Obtención de correo electrónico: Los conectores de Google/Microsoft o los métodos IMAP/POP3 obtienen correos electrónicos de tu cuenta de correo electrónico entrante conectada cada pocos minutos con trabajos cron, mientras que los correos electrónicos reenviados se obtienen instantáneamente a medida que llegan a tu bandeja de entrada de correo electrónico.
Puedes leer más sobre la configuración de cuenta de correo electrónico en el artículo separado sobre introducción a la configuración de cuentas de correo electrónico.
Mejores prácticas para gestionar buzones compartidos
Gestionar un buzón compartido de manera eficiente es crucial para aumentar la productividad del equipo. Aquí hay algunas mejores prácticas a considerar:
- Asigna correos electrónicos: Delega correos electrónicos a miembros del equipo según sus habilidades. Esto mejora la responsabilidad y asegura que las consultas sean abordadas por la persona adecuada.
- Utiliza etiquetas: Usa etiquetas u organizacionales para organizar correos electrónicos entrantes. Esta categorización facilita que los miembros del equipo encuentren y respondan a consultas específicas.
- Automatiza flujos de trabajo: Configura flujos de trabajo automatizados para tareas rutinarias. Esto reduce el esfuerzo manual y mantiene la bandeja de entrada compartida organizada.
- Revisiones regulares: Evalúa y ajusta regularmente tu configuración de bandeja de entrada para que coincida con las necesidades evolutivas de tu equipo. Mantenerla optimizada mejora la eficiencia.
- Capacitación: Capacita a los miembros del equipo sobre uso efectivo. Esto asegura prácticas consistentes y mejora la colaboración.
Conclusión
Un buzón compartido es una excelente herramienta para mejorar la colaboración y comunicación del equipo. Al permitir que múltiples usuarios accedan a una única dirección de correo electrónico, los equipos pueden gestionar y rastrear conversaciones de correo electrónico de manera eficiente. Esta configuración es particularmente beneficiosa para departamentos de alto volumen como atención al cliente y finanzas, donde los tiempos de respuesta rápidos son cruciales.
Una de las principales ventajas de un buzón compartido es su capacidad de desorganizar bandejas de entrada individuales. Reduce la necesidad de reenviar correos electrónicos y usar CC o BCC, ayudando a los equipos a mantenerse organizados. Además, los buzones compartidos se pueden configurar sin costo adicional más allá de las licencias de usuario necesarias, lo que los convierte en una solución presupuestaria para muchas organizaciones.
Para equipos que buscan la mejor configuración de buzón compartido, LiveAgent destaca como una opción principal. LiveAgent ofrece características robustas que agilizan la gestión de correo electrónico y aseguran que nada se pierda en la comunicación. Al adoptar un buzón compartido a través de soluciones como LiveAgent, las organizaciones pueden mejorar su eficiencia y capacidad de respuesta, mejorando en última instancia la satisfacción del cliente. Pruébalo tú mismo comenzando una prueba gratuita de 30 días hoy.
