Una lista de verificación completa de trabajo remoto ayuda a los empleadores a gestionar equipos remotos configurando herramientas, planes de comunicación y cultura empresarial. Cubre horarios de trabajo, responsabilidades, tiempo libre, reuniones y bienestar de los empleados, garantizando productividad y claridad.
La tendencia del trabajo remoto continúa creciendo en popularidad, ya que más empresas la adoptan. Si eres uno de estos empleadores con un equipo remoto, es esencial mantener todo funcionando sin problemas.
Esta lista de verificación describe los pasos esenciales para gestionar tu equipo remoto para que tu negocio prospere.
Es una guía para empleadores que les ayuda a gestionar sus equipos de forma remota. Esto incluye configurar las herramientas y procedimientos correctos, así como crear un plan de comunicación.
Hay muchos beneficios de trabajar de forma remota, pero gestionar un equipo sin contacto cara a cara puede ser desafiante. Esta lista de verificación ayuda a garantizar que tu equipo se mantenga en el camino correcto y sea productivo mientras está fuera de la oficina. El empleado y el empleador se beneficiarán de ella ya que establecerá algunas reglas básicas para la comunicación.
Nuestra lista de verificación de trabajo remoto es útil para:
Establece claramente el tiempo durante el cual se espera que tus empleados estén trabajando.
Los empleados, así como los empleadores, deben estar conscientes de esto. Si las personas no están conscientes de sus horarios de trabajo, puede llevar a problemas con la productividad y la eficiencia.
Pregunta a los empleados cuál es el momento más conveniente para que hagan su trabajo. Decide qué es mejor para tu equipo, ya sea horarios precisos o horarios flexibles.
Herramientas de gestión del tiempo como Trello o Toggl, etc.
Asegúrate de que tus empleados comprendan sus responsabilidades. Asegúrate de no microgestionar, ya que esto solo llevará a frustración y menor productividad.
Cuanto más claramente entienda todos sus deberes y expectativas, más productivo será el lugar de trabajo. Los empleadores podrán responsabilizar a los trabajadores por sus acciones, mientras que los empleados sentirán que tienen voz.
Prepara descripciones de puestos que describan las responsabilidades de cada posición, y asegúrate de actualizar estas según sea necesario. Informa a tu personal si ocurren cambios potenciales.
Herramientas de colaboración como Trello, Asana o Basecamp crean tareas específicas para empleados y rastrean su progreso, o también puedes considerar implementar una Aplicación de Lista de Verificación.
Establece una política clara de trabajo remoto que aborde días festivos, descansos, vacaciones y días de enfermedad.
Los empleadores necesitan manejar las ausencias para que el trabajo continúe, mientras que los empleados deben saber qué es aceptable en términos de tomarse tiempo libre.
Es mejor permitir al menos algunos días libres, algunos pagados y otros no pagados dependiendo de la política específica para cada empleado. Algunos empleadores incluso permiten tiempo de vacaciones ilimitado, pero eso generalmente requiere confianza de ambas partes y compromiso de trabajar responsablemente sin supervisión. Pide al personal que solicite sus días libres con la mayor anticipación posible.
Usa Google Docs o Sheets para crear un archivo donde todos puedan solicitar los días que desean libres, agregar notas y ver cualquier cambio en tiempo real.
Planifica con qué frecuencia, dónde y cuándo deben celebrarse las reuniones.
Las reuniones deben ser prácticas y eficientes si vas a celebrarlas regularmente. De esa manera, todos pueden mantenerse enfocados en la tarea en cuestión sin perder tiempo.
Debes establecer una reunión regular para actualizaciones del equipo. Por ejemplo, cada viernes por la mañana o miércoles por la tarde. También puedes programar reuniones ad-hoc cuando algo necesita ser discutido inmediatamente.
Slack, LiveWebinar, Zoom o Google Hangouts son todas excelentes herramientas de comunicación por video.
La comunicación es clave para cualquier equipo remoto. Establece las directrices de comunicación y asegúrate de que todos las sigan.
Las cosas pueden volverse caóticas rápidamente si no tienes un plan de comunicación en su lugar. Para mantener a todos informados, es necesario establecer una forma para que las personas se comuniquen de manera efectiva y rápida.
Es esencial tener una forma de rastrear el progreso de los proyectos para que puedas determinar si alguien se está rezagando. Además, es útil ver qué está haciendo el equipo día a día.
Para optimizar la comunicación con los clientes, utiliza software de ticketing, como LiveAgent. Tus correos electrónicos, chats, llamadas, menciones en redes sociales y mensajes de otros canales terminarán en una bandeja de entrada universal. Esto hace que la comunicación sea más fácil y resulta en mayores niveles de satisfacción del cliente.
Para que todos estén en la misma página y se muevan en la misma dirección, cada equipo necesita un conjunto de valores y objetivos compartidos.
Las directrices de la empresa ayudarán a atraer a futuros empleados, pero también son esenciales para la retención de empleados. Los empleados que sienten que son parte de un equipo y cuyos valores se alinean con los de la organización tienen más probabilidades de permanecer en la empresa.
Crea una lista de valores principales y asegúrate de que todos los comprendan. Además, un manual de la empresa puede describir las expectativas y políticas de la empresa.
Puedes crear un documento de Google Docs o crear un video/presentación corta sobre los valores principales de tu empresa.
Verifica que tus empleados tengan entornos de trabajo productivos antes de que comiencen a trabajar de forma remota.
No todos tienen condiciones ideales para trabajar desde casa. Si quieres que tu personal se enfoque en su trabajo, necesitan tener los recursos y herramientas que necesitan.
Si es posible, alquila un espacio de trabajo físico en su área (por ejemplo, un espacio de coworking). Si no, intenta proporcionarles mejores condiciones de trabajo en casa suministrando algunos equipos (sillas, escritorios, etc.).
Para averiguar si alguien carece de un entorno remoto apropiado, podrías encuestarlos a través de Google Forms.
Cuando tu equipo comienza a trabajar de forma remota, es esencial tener un plan para incorporar nuevos empleados.
Si no tienes un plan de incorporación, puede ser desafiante poner a los nuevos empleados al día.
Planifica reuniones por video y sesiones de capacitación para que tus empleados se familiaricen rápidamente con el nuevo sistema. Crea manuales para cada empleado para que lean y se familiaricen con las directrices de la empresa.
Puedes usar LiveWebinar para sesiones de capacitación en línea. Crea manuales en Google Docs/Sheets.
Para ser productivos, los trabajadores remotos necesitan herramientas apropiadas, como una computadora con todos los programas que necesitan instalados.
Si tus trabajadores remotos no tienen los dispositivos o herramientas personales adecuados, será difícil para ellos completar su trabajo.
Equipa a tus empleados con las herramientas y dispositivos correctos.
Puedes crear una lista de requisitos de trabajo remoto en Google Docs/Sheets. Considera invertir en tecnología como almacenamiento en la nube (por ejemplo, Dropbox) y uso compartido de archivos (Google Drive).
Una conexión a Internet confiable es imprescindible para los trabajadores remotos.
Si la conexión a Internet de un empleado se detiene incluso por unos pocos minutos, puede tener consecuencias significativas. Verifica que no estén experimentando dificultades de conexión cuando trabajan de forma remota.
Verifica las velocidades de Internet de todos periódicamente. Si hay algún problema, contacta al proveedor de servicios y resuélvelo lo más rápido posible.
Pingdom te permite monitorear el estado de una conexión a Internet desde cualquier parte del mundo.
Asegúrate de que tus empleados tengan acceso a soporte técnico si algo no funciona correctamente.
Si tus trabajadores remotos no tienen acceso a soporte técnico, pueden frustrarse y verlo como un obstáculo que les impide hacer su trabajo.
Proporciona a tus empleados una lista de contactos de soporte que incluya una dirección de correo electrónico y número de teléfono, etc.
Puedes crear un documento (por ejemplo, en Google Docs) que describa el proceso de soporte técnico y otorgar a todos en tu equipo acceso a él. Considera invertir en software que proporcione a tus empleados acceso a soporte 24 horas al día.
Tus empleados remotos deben comprender cuáles son sus obligaciones de seguridad.
La seguridad de tus empleados siempre debe ser una prioridad máxima. Tu personal debe ser consciente de los peligros involucrados en trabajar desde casa y comprender las políticas de seguridad de la empresa.
Explícales claramente qué necesita ser cubierto de su parte y en qué elementos de seguridad deben enfocarse.
La geovalla te permite rastrear la ubicación del dispositivo de un empleado y establecer límites que no pueden cruzar. Sin embargo, este paso solo es esencial si tu empresa tiene datos realmente sensibles; de lo contrario, simplemente debes confiar en tu personal – vale la pena.
Mantén actualizaciones regulares para las aplicaciones y dispositivos de tu equipo.
Si tus empleados remotos no actualizan sus dispositivos, pueden volverse vulnerables a ciberataques. Verifica que todos estén al día con las actualizaciones regulares y no las descuiden.
Crea un documento que contenga una lista de actualizaciones necesarias para que todos tengan acceso a esta información.
Debes considerar invertir en herramientas como Microsoft AutoUpdate (para Windows) o Mac OS X Update (para dispositivos Apple), que te permitirán actualizar automáticamente todo el software de tus empleados.
Necesitas identificar áreas donde tus empleados tienen más probabilidades de encontrar problemas de seguridad.
Si sabes dónde están los peligros, puedes tomar medidas que ayuden a mitigarlos. Identifica todas las amenazas potenciales antes de que se conviertan en un problema.
Considera crear un mapa de riesgos de seguridad que describa las áreas en las que tus empleados podrían encontrar peligro.
Hay varias herramientas que identifican áreas de riesgo de seguridad, incluyendo Geofencing, software de monitoreo de redes sociales (como Mediatoolkit) y Google Alerts.
En caso de que algo salga mal, necesitas proporcionar un plan de emergencia y hacer tu espacio de trabajo más seguro.
En caso de una emergencia, tus trabajadores remotos podrían entrar en pánico y empeorar las cosas. Un plan de emergencia puede evitar que suceda.
Crea un documento con una lista de tareas que describa el plan de emergencia paso a paso.
Las que tus empleados usan más a menudo serán las que más conocen y probablemente puedan manejar más rápido.
Uno de los mayores problemas con el trabajo remoto es la incapacidad de comunicarse con las personas directamente. Dado que los trabajadores remotos podrían pasar la mayor parte de su tiempo dentro de cuatro paredes, su salud mental es crucial.
Si un empleado comienza a luchar con su salud mental, puede tener un impacto masivo en la eficiencia de la empresa.
Ya sea que tenga que ver con el trabajo o no, asegúrate de que todos tengan acceso a ayuda si la necesitan.
Puedes realizar una encuesta anónima a través de Google Forms o SurveyNuts.
Anima a tus empleados a tener chats casuales con sus colegas, incluso para propósitos no relacionados con el trabajo. Esto los ayudará a sentirse más conectados con el equipo y evitará sentimientos de aislamiento.
Si tus empleados comienzan a sentir que están en una pecera, podría ser difícil para ellos concentrarse y hacer su trabajo.
Presta atención a cada oportunidad para reuniones “remotas”, no solo las relacionadas con el trabajo sino también para celebrar cumpleaños de empleados, por ejemplo.
Cualquier herramienta de webinar y mensajería (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, etc.) funcionará aquí.
Es mucho más desafiante aprender una nueva habilidad cuando trabajas de forma remota que cuando estás en una oficina. Proporciona a tus empleados opciones alternativas e incentivos para aprender nuevas habilidades, oportunidades para mejorarse a sí mismos. Permíteles acceso a la tecnología que los ayudará a hacer todas esas cosas.
Permitir que tus empleados se desarrollen los ayuda a ver su trabajo como una carrera, no solo otro trabajo. Anímales a asistir a webinars o tomar cursos relacionados con sus intereses profesionales.
Considera ofrecer diferentes tipos de capacitación, como tutoriales en video, webinars o libros electrónicos. También podrías apoyar a tus empleados para completar cursos en su propio tiempo.
Puedes usar software de videoconferencia como Skype o Zoom para realizar capacitación en vivo o plataformas como Lynda.com y Coursera para ofrecer cursos en línea.
Lo básico:
Aspectos técnicos:
Seguridad:
Salud mental:
Un método popular es crear un portal en línea con toda la información que un nuevo empleado necesitará, como políticas, procedimientos, información de contacto y materiales de capacitación. Otro método estándar es asignar un mentor que pueda ayudar al nuevo empleado a adaptarse a la cultura de la empresa y responder cualquier pregunta. Otros métodos incluyen videochats, conferencias telefónicas y capacitación en el trabajo. Decide qué método es más adecuado para tu negocio.
Una experiencia de incorporación exitosa para empleados remotos debe incluir: construir relaciones con otros trabajadores, aprender a trabajar fuera de la oficina, comprender las políticas de la empresa, procedimientos y cultura de la empresa, así como conectarse con los canales de comunicación internos. Dale a las personas tiempo y apoyo para aclimatarse antes de que se enfrenten a situaciones de 'alto riesgo'.
Sí, en la mayoría de los casos. De hecho, los empleados remotos tienden a ser más productivos y tienen menos estrés que sus contrapartes en la oficina. Se sienten cómodos trabajando en sus entornos domésticos y no se distraen por la política de oficina, drama o charlas junto al enfriador de agua.
Generalmente, el proceso de incorporación para un nuevo empleado remoto implica revisar sus deberes y expectativas laborales, asegurarse de que tengan las herramientas necesarias, explicar las políticas y procedimientos de la empresa e introducirlos al resto del equipo. Finalmente, ayúdalos a comenzar con su primer proyecto.
Evalúa las habilidades específicas y el temperamento del individuo para determinar una estrategia de incorporación apropiada. Esto podría incluir sesiones de capacitación formal, auditoría de habilidades o tutoría de un colega más experimentado. Algunos empleados remotos que tienen sus propias habilidades técnicas pueden preferir gestionar las dependencias por sí mismos, mientras que otros necesitarán ayuda para configurar el software necesario. Como tal, debes considerar qué nivel de autosuficiencia esperas de un nuevo empleado antes de decidir una estrategia sobre cómo será incorporado.
Todo depende de las políticas, la filosofía de gestión y cuánta autonomía desea otorgar una empresa a sus empleados. Generalmente hablando, se pueden aplicar tres estructuras organizacionales diferentes al gestionar un equipo de trabajadores virtuales: equipos completamente distribuidos con horarios flexibles, equipos parcialmente distribuidos con horarios establecidos y equipos completamente centralizados con empleados trabajando desde una oficina designada. Cada una de estas estructuras tiene sus beneficios e inconvenientes, por lo que es esencial evaluar qué funcionará mejor para tu empresa específica.
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