
Lista de verificación de requisitos del centro de llamadas
Lista de verificación integral de requisitos del centro de llamadas que cubre software, internet, equipos, tecnología, CRM, características de llamadas, persona...

La lista de verificación definitiva del centro de llamadas guía la configuración de un centro de llamadas exitoso, cubriendo objetivos, herramientas, incorporación de agentes y evaluación del rendimiento. Destaca la importancia de elegir el software correcto, la capacitación y crear un ambiente positivo.
Hay muchos componentes diferentes de un centro de llamadas que necesitan ser monitoreados y gestionados. Si eres nuevo en la industria, puede ser difícil determinar qué necesita suceder.
Para ayudarte a comenzar, hemos creado esta lista de elementos esenciales que siempre deben estar en tu lista de verificación de configuración del centro de llamadas. Continúa leyendo para obtener más información.
Es un documento que describe los pasos y procedimientos necesarios para gestionar un centro de llamadas. Puede incluir todo, desde configurar líneas telefónicas y computadoras hasta capacitar a nuevos empleados y tratar con quejas de clientes.
Es esencial para garantizar que todos los aspectos de tu centro de llamadas funcionen sin problemas. Además, puede prevenir problemas e identificar posibles problemas antes de que se agraven.
Combinada con listas de verificación de auditoría del centro de llamadas, puede ayudar a aumentar la productividad de tus empleados, así como aumentar la satisfacción del cliente en general.
Lo primero que debes establecer son tus objetivos comerciales del centro de llamadas. Pregúntate qué esperas lograr.
¿Por qué es importante determinar tus objetivos?
Conocer tus objetivos a largo plazo asegura que todo lo que hagas se enfoque en ellos. Esto también te ayudará a decidir qué tareas son más importantes en las que enfocarse.
Puedes realizar un ejercicio de establecimiento de objetivos con tu equipo y revisar cada función del centro de llamadas para determinar cómo puede mejorar. Asegúrate de establecer objetivos comerciales tanto a corto como a largo plazo. Asegúrate de que tus planes sean ambiciosos pero alcanzables.
Cada tipo de centro de contacto tiene sus propios desafíos únicos, por lo que esto debe considerarse al principio.
Para gestionar efectivamente el centro de contacto, necesitas saber qué tipo será. Además, debes asegurar que el que elijas sea el adecuado para tus necesidades comerciales.
Lee reseñas, revisa a tus competidores y mantente actualizado. El mercado actual ofrece una variedad de nuevas soluciones, incluyendo centros de llamadas basados en la nube y locales. Asegúrate de tener una comprensión básica de la tecnología antes de tomar una decisión.
Calcula cuánto dinero necesitas reservar para equipos, salarios y otros gastos asociados estimando el presupuesto.
Es crucial tener una idea realista de cuánto dinero gastarás para configurar y ejecutar tu centro de contacto. Esto te ayudará a tomar decisiones informadas sobre, por ejemplo, qué tipo de tecnología comprar y cuántos empleados contratar.
Hay algunas cosas clave a tener en cuenta al calcular tu presupuesto del centro de llamadas:
Hay muchas herramientas diferentes disponibles en línea, incluyendo:
Prueba varias herramientas y soluciones de software del centro de llamadas antes de seleccionar la mejor para tu empresa.
Esto incluye sistemas telefónicos, respuesta de voz interactiva (IVR), distribuidores automáticos de llamadas (ACD), enmascaramiento de teléfono y más.
Para encontrar la adecuada para tu negocio. Cada herramienta viene con su propio conjunto de características y beneficios, por lo que es crucial elegir la que mejor se ajuste a tu equipo.
Algunos centros de llamadas necesitan varios marcadores automáticos, DNIS y ANI, mientras que otros pueden requerir grabación de llamadas ilimitada y más herramientas de colaboración.
Aprovecha al máximo las pruebas gratuitas y demostraciones antes de hacer una compra. Considera factores como:
Las empresas encuentran que integrar el software del centro de llamadas con otras herramientas facilita la gestión de llamadas.
Para gestionar mejor tu comunicación con los clientes, usa software CRM para rastrear las interacciones con los clientes. También puedes integrar plataformas de marketing por correo electrónico para enviar correos electrónicos automatizados después de una llamada, o plataformas de redes sociales para monitorear comentarios de clientes.
Antes de invertir en cualquier software o herramienta, debes verificar qué integraciones proporciona.

Hay una serie de herramientas diferentes que se pueden integrar con el software del centro de llamadas. Aquí hay algunos ejemplos comunes:
Después de elegir las herramientas correctas del centro de llamadas, debes desarrollar un plan de implementación. Esto incluye establecer un cronograma para el lanzamiento, delinear quién será responsable de cada tarea, etc.
Crear un plan de implementación ayuda a asegurar que el lanzamiento de tu centro de llamadas sea sin problemas.
Un plan de implementación debe incluir información sobre qué necesita suceder antes, durante y después del lanzamiento. También es crítico delinear responsabilidades por departamento, para que todos sepan a quién son responsables.

Este es un paso crítico para asegurar que tu centro de llamadas funcione efectivamente. Es esencial que los nuevos empleados se sientan cómodos con el proceso y entiendan sus responsabilidades.
Capacitar adecuadamente a tus agentes puede ayudarlos a prepararse para su nuevo trabajo. Asegura que puedan proporcionar la mejor experiencia de cliente posible. La capacitación adecuada reduce la curva de aprendizaje de tu centro de llamadas y aumenta su eficiencia.
Típicamente incluye una combinación de capacitación, orientación y mentoría. Es importante adaptar el proceso para que se ajuste a tu negocio, empleados y objetivos.

Un proceso de incorporación bien planificado puede ser desafiante. A continuación hay algunas sugerencias para ayudarte:
Un programa efectivo de capacitación de agentes típicamente incluye una combinación de capacitación estilo aula, aprendizaje electrónico y capacitación en el trabajo.
Asegura que tus clientes reciban servicio de calidad cada vez que llamen. Además, puede ayudar a reducir el número de llamadas que necesitan ser escaladas a la gerencia.
La capacitación adecuada debe incluir:

Necesitas crear un ambiente de trabajo positivo para tus agentes del centro de llamadas.
Es vital para mantener la moral de los empleados y asegurar que los agentes brinden un excelente servicio al cliente.

En cualquier ambiente de servicio al cliente, siempre habrá retrasos y problemas imprevistos que surjan. Para ayudar a minimizar el impacto de estos problemas, es crucial construir “tiempo de amortiguamiento” en tu horario.
Necesitas tiempo de amortiguamiento para tratar cualquier problema que surja sin arruinar todo tu horario. También reduce el estrés de los empleados, mejora el servicio al cliente y resulta en menos llamadas perdidas y clientes molestos.

Asigna tiempo extra cada día para problemas imprevistos y retrasos. Puedes manejar problemas fácilmente si programas este tiempo. También puedes establecer el tiempo de llamada promedio.
Puede ayudarte a asegurar que tu centro de llamadas esté configurado para el éxito. Esta lista de verificación puede incluir elementos como los tipos de software y equipos que requieres y el tipo de capacitación que necesitarán tus agentes.
Te ayuda a mantenerte en el camino. Una lista de verificación de requisitos te proporciona una representación visual de los factores que necesitas cubrir para establecer un centro de llamadas funcional.

Considera incluir los siguientes requisitos:
Mantener un registro del rendimiento de los agentes es crucial para asegurar que cumplan con tus expectativas.
Cuando tu personal está siendo monitoreado, tienden a distraerse menos y son mejores en la gestión de su tiempo.
Esto se puede hacer a través de check-ins diarios, semanales o mensuales. También puedes considerar usar software que te ayude a rastrear la productividad de los empleados.

Es esencial cuidar tu equipamiento del centro de llamadas para asegurar que funcione bien. Cuidar bien tu equipamiento también asegura que puedas mantener un registro de cualquier problema con elementos individuales para que puedan ser reparados o reemplazados si es necesario.
El mantenimiento regular del equipamiento del centro de llamadas puede resultar en costos más bajos a través de mayor eficiencia y productividad, además de eliminar el estrés causado por equipamiento defectuoso.
Debes revisar y limpiar tu equipamiento del centro de llamadas regularmente. Cada semana es la norma. Sin embargo, hazlo según tus necesidades individuales.

Elige a una persona para gestionar el proyecto a tiempo completo. Esta persona será responsable de supervisar las actividades diarias de los empleados así como analizar métricas del centro de llamadas y establecer objetivos.
Todo centro de servicio al cliente necesita un gerente responsable para funcionar adecuada y eficientemente. Un gerente no solo motiva, capacita y maneja el personal, sino que es la columna vertebral de un centro de llamadas.
Debes considerar investigar y entrevistar dentro o fuera de tu empresa. Considera contratar a un candidato que haya trabajado en proyectos similares antes y que tenga fuertes habilidades de liderazgo y gestión.

Crear un plan de piso telefónico te permite maximizar el uso del espacio.
Un plan de piso bien diseñado ayuda a asegurar que el centro de llamadas funcione sin problemas. Mantiene el equipamiento al alcance fácil de tus agentes. Esto aumenta la productividad del personal.
Tu diseño del centro de llamadas debe incluir:
Si no estás familiarizado con estos programas, es posible que desees consultar con un profesional para ayudarte a crear un plan que funcione mejor para tu negocio.
Las auditorías regulares identifican áreas que necesitan mejora. Te permiten saber si se requieren cambios.
Evalúa regularmente el rendimiento de tu centro de llamadas para asegurar que está cumpliendo con las necesidades de tu negocio y clientes. Te permite retener clientes, reducir costos, aumentar la productividad y aumentar ganancias.
Debes auditar el rendimiento de tu centro de llamadas al menos una vez al trimestre. Analiza la satisfacción del cliente, la productividad de los empleados, datos financieros y posibles oportunidades de mejora.

Para mantenerse competitivo en el mercado actual, es esencial usar la tecnología al máximo. Usar las herramientas correctas puede ayudarte a aumentar la productividad y eficiencia, permitiendo que tu centro de llamadas crezca según sea necesario.
La tecnología como CRM o automatización puede impulsar el rendimiento de tu empresa al reducir los tiempos de espera para los clientes y aumentar la disponibilidad de agentes durante períodos ocupados.
Debes consultar con un especialista para determinar qué soluciones son más adecuadas para tu centro de llamadas. Pueden ayudarte a elegir las herramientas correctas y configurarlas.
Es el tiempo que tarda un agente en proporcionar una solución a la consulta de un cliente. Esto incluye el tiempo que tarda en entender la pregunta, encontrar una solución y presentarla al cliente.
El tiempo de manejo puede verse afectado por varios factores incluyendo el tipo de consulta, la complejidad de la solución y qué tan familiarizado está el agente con el producto o servicio en cuestión.
La mayoría de las empresas se esfuerzan por mantener los tiempos de manejo lo más cortos posible para que los clientes no esperen.
Los agentes también pueden necesitar contactar a otros departamentos o clientes para obtener ayuda en la resolución de una consulta. Esto puede agregar al tiempo de manejo general.
Una puntuación de satisfacción del cliente (CSAT) es una métrica estándar utilizada para medir qué tan bien el soporte satisface las necesidades de sus clientes.
La puntuación generalmente se expresa como un porcentaje.
Una encuesta CSAT típicamente se da a los clientes después de interactuar con el equipo de servicio al cliente o soporte de la organización.
Esta es una estadística importante de medir porque representa el número de llamadas que no fueron respondidas por tu servicio y por lo tanto fueron desconectadas.
Por ejemplo, esto podría suceder cuando los agentes están en descanso, no están en su área de trabajo asignada, o simplemente no responden a las llamadas telefónicas entrantes.
Un alto número de llamadas bloqueadas refleja mal en la empresa, ya que generalmente se esfuerzan por responder cada llamada que reciben.
Un tiempo promedio en cola es el tiempo que un cliente espera antes de ser conectado con un agente de servicio al cliente.
Esta estadística mide qué tan eficientemente los agentes manejan las consultas de los clientes y qué tan bien está dotado de personal tu centro de contacto.
Los clientes no aprecian esperar en espera durante largos períodos, por lo que es vital mantener este tiempo lo más bajo posible.
Puedes hacerlo asegurando que tengas suficientes agentes de servicio al cliente y usando tecnología que reduzca el tiempo promedio en colas. Incluye sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR), software de gestión de colas o distribuidores automáticos de llamadas (ACD).
Indica cuánto tiempo tarda un agente en responder la llamada de un cliente. Esto incluye el tiempo que tarda el teléfono en sonar, para que el cliente sea conectado con un agente y para que el agente resuelva la consulta del cliente.
Esta estadística es crucial porque refleja qué tan eficientemente tu centro de contacto puede manejar las llamadas entrantes.
Una baja velocidad promedio de respuesta significa que tus agentes pasan mucho tiempo respondiendo consultas de clientes en lugar de resolverlas rápidamente y pasar al siguiente cliente.
Varía según el servicio que proporcione una empresa. Sin embargo, debe tratar de mantener el tiempo de espera promedio por debajo de cinco minutos. El tiempo de espera puede afectar significativamente la percepción que tiene el cliente de la empresa. Si el cliente espera demasiado tiempo, puede frustrarse e irse.
Generalmente, toma entre 60 y 90 segundos. Sin embargo, algunos centros de llamadas tienen un tiempo de respuesta mucho más rápido, mientras que otros pueden ser más lentos. Depende del tipo de empresa y los servicios que ofrecen. Varía mucho según el volumen de llamadas y el número de representantes de servicio al cliente disponibles. Típicamente, cuanto mayor sea el volumen de llamadas, más largo será el tiempo de espera.
Haz que los clientes sean conscientes de tus horas de menor actividad típicas. Pídeles que tengan toda la información de su cuenta y preguntas listas cuando llamen. Además, asegúrate de que estén preparados para describir el problema en detalle. Finalmente, mantén las conversaciones tranquilas y educadas.
Esta es la cantidad de tiempo que tarda un centro de llamadas en estar operativo. El tiempo de configuración promedio en un centro de llamadas depende de la solución que elijas. Configurar un centro de llamadas local tardará más que configurar una solución basada en la nube.
Generalmente durante períodos de intensa actividad o anticipación de un evento, como la temporada navideña que se aproxima. Ocurre cuando el volumen de llamadas aumenta mientras el personal disminuye. Puede llevar a largos tiempos de espera para los clientes.
La fórmula para calcular el tiempo de conversación promedio es la siguiente: (Tiempo de conversación de la llamada A + Tiempo de conversación de la llamada B +…+ Tiempo de conversación de la llamada N)/Número total de llamadas completadas.
Un centro de contacto basado en la nube es un servicio que permite a las organizaciones utilizar la infraestructura de telecomunicaciones pública, como Internet, para proporcionar voz y otras formas de comunicación con sus clientes. Un centro de contacto local tiene todo el hardware y software necesario para entregar servicios de contacto con clientes y reside dentro de las instalaciones de tu empresa. Los beneficios de pasar a un centro de contacto basado en la nube son muchos. Incluyen: escalabilidad (la capacidad de agregar o restar agentes según sea necesario); reducción de gastos de capital (no es necesario comprar ni mantener hardware); seguridad mejorada; acceso fácil a datos de clientes para informes y análisis.

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