Esta lista de verificación guía a las instituciones financieras en el cumplimiento de la Ley de Secreto Bancario mediante el establecimiento de un equipo contra el lavado de dinero, la verificación de identidades de clientes, la creación de perfiles, la realización de revisiones AML y evaluaciones de riesgos para garantizar operaciones financieras seguras.
El programa principal contra el lavado de dinero (AML) en EE.UU. es la Ley de Secreto Bancario (BSA), que requiere que las instituciones financieras desarrollen, implementen y mantengan un programa de identificación de clientes (CIP). El propósito de un CIP es asegurar que una institución financiera conozca la verdadera identidad de sus clientes.
Para cumplir con la BSA, debe seguir una lista de verificación para establecer su CIP. Este artículo proporcionará una lista de verificación exhaustiva que puede seguir para facilitar el proceso.
Una lista de verificación del programa de identificación de clientes es una guía completa que ayuda a las instituciones financieras a establecer y mantener procedimientos efectivos de CIP. Asegura el cumplimiento de los requisitos regulatorios y ayuda a prevenir el lavado de dinero y los delitos financieros.
Saber qué paso seguir al implementar un CIP ayuda a las instituciones financieras y sus equipos legales a cumplir con la Ley de Secreto Bancario y prevenir actividades de lavado de dinero. Las organizaciones pueden estar seguras de que están adhiriéndose a sus obligaciones financieras, recopilando la información necesaria de los clientes, verificando sus identidades y creando un sistema financiero más seguro para todos los involucrados.
Oficiales de cumplimiento AML - Alguien designado por una institución financiera para supervisar las políticas AML y asegurar que no haya problemas de cumplimiento con los requisitos regulatorios. Un profesional de cumplimiento es típicamente un gerente senior responsable de desarrollar y mantener el CIP, así como capacitar al personal sobre sus requisitos.
Representantes de cuenta - Estos son los empleados de primera línea de una institución financiera que tratan directamente con los clientes. Necesitan estar conscientes de los requisitos del programa de identificación de clientes para recopilar correctamente la información del cliente y verificar sus identidades.
Personal de tecnología de la información - Juegan un papel importante en el desarrollo y mantenimiento de los sistemas utilizados para almacenar información del cliente. También necesitan entender cómo funciona el CIP para apoyarlo adecuadamente.
Equipos de diligencia debida del cliente - Estos equipos son responsables de realizar diligencia debida mejorada en clientes de mayor riesgo. Necesitan estar familiarizados con el CIP para evaluar adecuadamente los riesgos y tomar medidas apropiadas.
Junta directiva - Son responsables de establecer la dirección estratégica de la institución financiera, lo que incluye aprobar un CIP. Como tal, la junta directiva necesita ser informada sobre los requisitos del CIP y cómo impactará las operaciones de la organización.
Propiedad beneficiaria - Alguien que está en propiedad beneficiaria de una empresa – una persona que en última instancia posee o controla un interés en una entidad legal o arreglo como una empresa, fideicomiso o fundación – tiene un interés personal en asegurar que sus clientes sean legítimos y calificados para hacer negocios.
Este grupo de personas será responsable de desarrollar, implementar y mantener el CIP.
Asegurar el cumplimiento con la BSA requiere que las entidades financieras tomen medidas para prevenir el lavado de dinero. Es crucial para la seguridad de cada institución bancaria. Ser responsable del CIP significa que este equipo juega un papel vital en preservar la integridad de esa organización.
No hay un método único, ya que la composición de un equipo contra el lavado de dinero variará dependiendo del tamaño y la estructura de la institución financiera en cuestión. Sin embargo, algunas etapas clave son designar un oficial del programa de cumplimiento que será la persona responsable de supervisar las políticas y procedimientos AML; reunir un equipo de representantes de cuenta, personal de tecnología de la información y analistas de diligencia debida del cliente; y proporcionar capacitación a todos los empleados sobre los requisitos del programa de identificación de clientes.
Las instituciones financieras están obligadas a confirmar que sus clientes son quiénes dicen ser como parte del proceso de incorporación.
Al confirmar las identidades de los clientes, las organizaciones pueden estar seguras de que no están haciendo negocios con criminales o terroristas. Esto, a su vez, ayuda a proteger el sistema financiero del abuso y prevenir el lavado de dinero.
Esto se puede hacer mediante el uso de documentos, autenticación basada en conocimiento, métodos no documentales u otros medios. Los procesos aprobados ya deberían haber sido establecidos como parte de su CIP.
Rastrear su nuevo proceso de apertura de cuenta le dirá cuándo se incorporó el cliente, qué tipo de cuenta abrió y otros detalles importantes.
Hacerlo ayuda a las instituciones financieras a mantener un registro de sus transacciones comerciales. Esta información se puede utilizar para evaluar riesgos, monitorear transacciones financieras y detectar transacciones o actividades sospechosas.
Recopilando información sobre ellos durante el proceso de apertura de cuenta y almacenándola en una base de datos central. Estos datos se pueden utilizar para crear un perfil al que puedan acceder todos los departamentos relevantes dentro de la organización.
El equipo contra el lavado de dinero debe ser notificado cada vez que se incorpora un nuevo cliente.
Permite que el equipo evalúe los riesgos asociados con el cliente y decida si es necesario tomar medidas adicionales. También ayuda a asegurar que la institución financiera esté cumpliendo con los requisitos de cumplimiento del CIP.
Esto se puede hacer enviando un correo electrónico o haciendo una llamada telefónica. La notificación debe incluir toda la información relevante sobre el cliente, como su nombre, dirección y fecha de nacimiento.
Revise los detalles proporcionados por los representantes de cuenta durante las entrevistas con clientes, así como datos del proceso de documentación y autenticación.
Esto ayuda a asegurar que toda la información requerida haya sido recopilada y que todo esté en orden. También le permite detectar cualquier bandera roja que pueda haber sido pasada por alto durante el cribado inicial.
Revise todos los datos disponibles minuciosamente. Esto incluye entrevistar a representantes de cuenta, revisar documentación y autenticar detalles del cliente.
KYC es un conjunto de formularios y preguntas que deben ser completados y almacenados para cada nuevo cliente.
Para que las instituciones financieras puedan recopilar toda la información requerida sobre sus clientes. Estos datos se pueden utilizar para ayudar a determinar los niveles de riesgo antes de hacer negocios con ellos.
Instruya al cliente para que siga todas las instrucciones en el formulario y responda todas las preguntas con veracidad. Esto debe ser firmado tanto por el cliente como por un representante de su organización. Utilice la lista de verificación KYC de LiveAgent para no perder ningún paso.
Para verificar la identidad del cliente, deberá recopilar ciertos detalles y documentos de confirmación de ellos.
Para confirmar la identidad del cliente y verificar que son quiénes dicen ser. También le permite detectar cualquier bandera roja que pueda haber sido pasada por alto durante el cribado inicial.
Póngase en contacto con el cliente utilizando su método de comunicación preferido, incluyendo una solicitud de toda la información relevante. Los documentos necesarios pueden variar dependiendo del país en el que esté operando, pero típicamente incluyen una identificación emitida por el gobierno, comprobante de domicilio (por ejemplo, un estado financiero), fecha de nacimiento, etc.
Verifique toda la información del cliente para confirmar que está completa y correcta.
Para verificar que toda la documentación esté en orden y que no haya banderas rojas que hayan sido pasadas por alto. Esto ayuda a proteger su organización de delitos financieros.
El especialista AML revisará toda la documentación y verificará que todo esté en orden. También señalarán cualquier transacción sospechosa, actividad financiera extraña o información faltante.
Esto implicará ejecutar una verificación del nombre del cliente contra listas publicadas.
Asegurar que no está haciendo negocios con ningún individuo u organización que esté en estas listas. Esto, a su vez, ayuda a proteger su empresa de delitos financieros.
Hay varias herramientas de cribado disponibles, como WorldCheck o LexisNexis. Simplemente ingrese el nombre del cliente en el sistema y ejecutará una verificación contra las bases de datos relevantes.
Si el nombre del cliente potencial se marca en cualquiera de las verificaciones de cribado, deberá investigar más.
Este documento contiene toda la información relevante sobre el cliente y su cuenta. Se utilizará para escalar el caso a un gerente senior para revisión adicional.
Una plantilla será útil aquí, así que busque en línea si su organización no tiene una. Si la tiene, simplemente complete toda la información relevante y envíela para revisión.
Después de revisar toda la documentación, califique al cliente sobre su responsabilidad potencial para su negocio.
Para que pueda priorizar sus casos y enfocarse en los clientes que representan el mayor riesgo para su organización. Esto también ayuda al oficial de cumplimiento a decidir aprobar o rechazar al cliente potencial.
Hay varios métodos para hacer esto, pero puede usar un sistema de puntuación simple. Asigne puntos basados en factores como el país de origen del cliente o su industria.
Si se considera que el cliente potencial es un posible peligro, la decisión sobre hacer negocios con ellos debe ser tomada por el oficial de cumplimiento.
Para reducir las posibilidades de que haga negocios con individuos u organizaciones que puedan representar una amenaza para su empresa. A su vez, esto lo ayuda a protegerse de responsabilidad financiera.
La decisión será tomada por el oficial de cumplimiento después de que hayan revisado toda la información relevante. Darán su aprobación para abrir la cuenta o la rechazarán dependiendo de tener una creencia razonable sobre ser un cliente de alto riesgo.
Si el cliente es aprobado, deberá crear un perfil en su sistema para ellos.
Para que pueda comenzar a hacer negocios con ellos y comenzar a generar ingresos.
El proceso variará dependiendo de los procedimientos internos de su organización, pero generalmente, deberá completar algunos documentos y enviarlos para aprobación. Una vez que todo haya sido verificado y aprobado, la cuenta se abrirá en su sistema después del período de espera requerido.
El primer paso en cualquier programa de identificación de clientes es asegurar que tenga registros completos y precisos de todos los clientes para que pueda proporcionarles el mejor servicio al cliente posible.
Otra forma de identificar a sus clientes es comparándolos con listas gubernamentales de individuos y organizaciones que han sido marcados como de alto riesgo. Esto ayuda a filtrar a cualquiera que pueda representar una amenaza para su negocio.
Como parte de su programa de identificación de clientes, deberá notificar al cliente sobre la recopilación de su información personal un cierto número de días hábiles de anticipación. Esta notificación debe ser clara y conspicua, y debe explicar por qué está recopilando la información y cómo se utilizará.
Puede haber algunos clientes que estén exentos de su programa de identificación de clientes. Establecer criterios de exención de antemano lo ahorra de recopilar innecesariamente información de individuos que no representan un riesgo para su negocio.
Actualizar regularmente su programa de identificación de clientes es esencial para mantenerlo funcionando de manera efectiva. Este proceso ayuda a identificar cualquier debilidad en el sistema y ayuda a asegurar que esté cumpliendo con todas las regulaciones bancarias aplicables.
Un CIP es un conjunto de políticas apropiadas, específicas y basadas en riesgos que utilizan las instituciones financieras para verificar la identidad de sus clientes. Este proceso ayuda a prevenir fraudes y actividades de lavado de dinero y es requerido por ley en muchas jurisdicciones.
Establezca políticas claras y concisas que regulen los procedimientos de identificación de clientes. Capacite a sus empleados sobre cómo identificar correctamente a los clientes, utilice tecnología para ayudar a automatizar los procesos de identificación y revise regularmente los procedimientos de identificación de clientes.
Bancos privados, cooperativas de crédito, asociaciones de ahorro y préstamo, compañías de seguros, agentes de bolsa registrados ante la SEC y cualquier otro tipo de clientes de entidades legales. El propósito comercial de un CIP es evitar que estas instituciones faciliten inadvertidamente actividades criminales y financieras manteniendo cuentas o completando transacciones financieras para individuos o entidades que buscan ocultar sus identidades con fines ilegales.
Para una entidad comercial, proporciona un mecanismo para descubrir y verificar los detalles de sus clientes para reducir el riesgo de robo de identidad, fraude y transacciones sospechosas. Asegura la adherencia a requisitos regulatorios gubernamentales como Conocer a su Cliente. También tiene un programa de cumplimiento contra el lavado de dinero en su lugar. Para los clientes, los CIP proporcionan una forma de proteger la información personal y garantizar que las transacciones sean seguras.
Primero, defina claramente los objetivos del programa. ¿Qué está tratando de lograr? ¿Quiénes son sus clientes objetivo? ¿Qué información de identificación necesita de ellos? Responder estas preguntas de antemano lo ayudará a crear un programa de identificación de clientes enfocado y efectivo. Además, puede seguir una lista de verificación de cumplimiento como esta para no perder ningún paso crucial.
Dependiendo de la regulación federal específica violada, las sanciones pueden incluir multas monetarias, sanciones penales como encarcelamiento, revocación de una licencia comercial emitida por el gobierno o artículos de incorporación, confiscación de productos o equipos y/o exclusión de participar en programas gubernamentales para cualquier persona en propiedad beneficiaria y/o en la junta directiva.
El tiempo exacto depende de la naturaleza de su negocio y del riesgo de actividad criminal, pero generalmente una revisión periódica al menos cada trimestre es un marco de tiempo razonable para mantener la precisión. La clave para un CIP efectivo es mantenerse actualizado con los cambios en su base de clientes y mantener registros precisos.
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