Una lista de verificación integral de debida diligencia del cliente para ayudar a las empresas a identificar riesgos de los clientes asegurando datos, verificando identidades, comprobando sanciones, evaluando riesgos, monitoreando actividades y reportando conductas sospechosas para cumplir con obligaciones legales y prevenir amenazas.
Una lista de verificación de debida diligencia del cliente (DDC) es una parte fundamental de cualquier programa de cumplimiento empresarial. Este documento ayuda a las empresas a identificar y evaluar el riesgo asociado con sus clientes. Para mitigar esas amenazas potenciales, las empresas deben recopilar información sobre sus clientes y tomar medidas para verificarla. En esta publicación, hablaremos sobre los componentes clave de una lista de verificación de DDC y proporcionaremos ejemplos de cómo completar cada paso.
Realizar la DDC es un proceso crucial para cualquier organización o institución financiera. Al completar un documento que enumera los pasos necesarios a seguir, las empresas pueden asegurarse de que cumplen con sus obligaciones legales y regulatorias. Además, una lista de verificación de cumplimiento de DDC puede ayudar a las compañías a identificar y evaluar los posibles peligros de hacer negocios con ciertos clientes. Al hacer lo necesario para mitigar esos riesgos, las empresas e instituciones financieras pueden protegerse de posibles pérdidas económicas.
Empresas que tratan con clientes
Todas pueden beneficiarse de tener una lista de verificación de DDC que les ayude a evitar problemas legales o financieros derivados de no realizar la debida diligencia con los clientes. Siguiendo los pasos de la lista, pueden estar seguros de que toman las precauciones necesarias para evitar posibles inconvenientes.
Empresas obligadas a cumplir con regulaciones AML
Las regulaciones contra el lavado de dinero (AML) exigen que las empresas tomen medidas adicionales para prevenir la financiación de actividades delictivas. Parte de estos requisitos regulatorios incluye completar la DDC. Al tener una lista para esto, las empresas pueden garantizar que cumplen continuamente con la normativa AML.
Cualquier organización o institución financiera que desee protegerse de los riesgos financieros asociados a sus clientes
Un documento así puede ayudar a las empresas a identificar y evaluar cualquier amenaza potencial que representen sus clientes. Al tomar medidas para mitigar esos riesgos, las compañías pueden protegerse de las pérdidas financieras que podrían producirse como resultado.
Pruebe la seguridad de sus redes y sistemas y asegúrese de que sus empleados estén formados en las mejores prácticas de seguridad de datos.
Para proteger su negocio de cualquier posible pérdida financiera que pueda ocurrir si se roban las identidades de sus clientes. Además, si sus sistemas son vulnerados, podría enfrentarse a fuertes multas por parte de los organismos reguladores.
Primero, debe tener controles internos y una política de seguridad de datos que describa las medidas razonables que debe tomar para proteger sus redes y sistemas. Después, verifique que todos sus empleados estén formados en las mejores prácticas de seguridad de datos, como no compartir contraseñas o no descargar archivos de fuentes no fiables.
Recoja y confirme los nombres, direcciones, fechas de nacimiento y otra información identificativa de sus clientes.
Esto ayuda a asegurarse de que está tomando medidas razonables para confirmar que los clientes son quienes dicen ser. Como resultado, contribuye a prevenir el robo de identidad y el fraude, además de cumplir con las regulaciones AML.
Recoja su información a través de un formulario en línea o un cuestionario Know Your Customer (KYC) y verifique que coincida con sus registros. Después, confirme que los datos son correctos obteniendo copias de sus documentos de identidad, como pasaportes o licencias de conducir.
Busque los nombres de sus clientes en listas de sanciones para asegurarse de no hacer negocios con personas o entidades restringidas.
Si hace negocios con alguien que está sancionado, puede enfrentarse a fuertes multas o incluso a prisión. Por tanto, debe verificar sanciones antes de iniciar cualquier relación comercial.
Lo más común es buscar los nombres de sus clientes en listas de sanciones. Estas listas suelen ser gestionadas por organismos gubernamentales, autoridades policiales o instituciones financieras, lo que significa que contienen información precisa y actualizada.
Después de reunir y verificar su información, debe evaluar el perfil de riesgo asociado al cliente.
Estimar la probabilidad de que cometan fraudes o existan riesgos de lavado de dinero le ayuda a determinar el nivel de debida diligencia necesario para cada tipo de cliente. Por ejemplo, los clientes de alto riesgo necesitarán controles más estrictos que los de bajo riesgo.
Puede puntuar a sus clientes en función de factores como su país de origen, industria e historial de transacciones. Así tendrá una mejor idea de quiénes son los clientes de mayor riesgo y requerirán más diligencia.
Dependiendo de los resultados de su evaluación, puede que necesite solicitar más detalles a sus clientes.
Ayuda a verificar más a fondo su identidad y evaluar sus niveles de riesgo. Por ejemplo, puede solicitar copias de sus estados financieros.
Puede solicitar los documentos directamente al cliente o mediante un formulario en línea. Una vez los tenga, verifique que la información coincida con la que ya tiene archivada.
Después de recoger toda la información necesaria, debe verificarla para asegurarse de que todo es correcto.
Hacerlo contribuye a proteger su empresa contra el fraude y el riesgo potencial de lavado de dinero. Para ello, puede que necesite confirmar la dirección del cliente o su lugar de trabajo, por ejemplo.
Hay varias formas, como llamar al cliente o enviarle una carta. También puede usar servicios de terceros como fuente independiente para verificar su identidad y/o dirección.
Según los resultados obtenidos hasta ahora, puede necesitar realizar una verificación adicional de sus clientes.
Ayuda a evaluar aún más el nivel de riesgo del cliente y asegura que son quienes dicen ser. En esta etapa, debe revisar sus antecedentes penales o historial financiero si lo considera necesario.
Buscando en bases de datos en línea o contratando un servicio profesional. Una vez tenga la información requerida, revísela cuidadosamente para detectar señales de alerta.
Si aún no está seguro sobre un cliente en particular, siempre puede contratar a alguien que lo represente legalmente.
Puede brindarle asesoramiento experto sobre su enfoque para los procedimientos de debida diligencia del cliente y garantizar que todo se haga correctamente. Un abogado también puede ayudar a resolver cualquier problema legal que pueda surgir al tratar con los clientes.
Puede buscar en línea o pedir recomendaciones a su red de contactos. Una vez que haya encontrado algunos candidatos potenciales, verifique sus calificaciones y experiencia para asegurarse de que sean adecuados para el puesto. Luego, entrevístelos para ver si encajan en su empresa.
Incluso después de completar el proceso de debida diligencia, debe seguir observando sus acciones.
Para comprobar que no realizan transacciones sospechosas y darle la oportunidad de actuar si es así. Si observa que un cliente importante realiza retiros grandes o frecuentes, por ejemplo, debe investigar para detectar señales de posible lavado de dinero.
Revise regularmente los estados de cuenta o el historial de transacciones de sus clientes. Si detecta algo inusual, tome las medidas apropiadas como contactar al cliente o informar sobre la actividad sospechosa a las autoridades correspondientes.
También debe estar atento si un cliente comienza a participar en actividades cuestionables, ya que podría ser indicio de que algo no está bien.
Puede ayudarle a identificar problemas potenciales a tiempo y actuar para evitar que causen daños. Detectar cualquier actividad inusual le permite investigar y averiguar si el cliente está involucrado en actos delictivos antes de que sea demasiado tarde.
Observe cómo actúa el cliente cuando interactúa con usted y lleve un seguimiento de sus actividades empresariales a lo largo del tiempo. Si nota alguna desviación de lo habitual, debería tratar el tema con él directamente o marcar la cuenta para un monitoreo más cercano.
Aunque todo parezca ir bien, debe mantener el contacto con sus clientes después de cierto tiempo.
Para construir y mantener una buena relación con el cliente, además de permitirle preguntar por cualquier cambio en sus circunstancias o negocios que pueda afectar su cuenta o actividad con usted. Los controles regulares demuestran que le interesa el cliente y su éxito.
Use un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para programar contactos regulares con los clientes al menos una vez al año (o más seguido si es posible), o establezca un sistema de recordatorios. También puede simplemente comunicarse cuando tenga algún tema específico que tratar y contactarles a través de su canal preferido usando el software de helpdesk LiveAgent. Esto le ayudará a mantener buenas relaciones con los clientes.
Si cree que un cliente puede estar involucrado en lavado de dinero o cualquier otra actividad delictiva, debe reportarlo a las autoridades correspondientes.
Es un requisito legal hacerlo y ayuda a proteger tanto a su empresa como a la comunidad en general. Debe actuar si sospecha de lavado de dinero u otras actividades delictivas, ya que son delitos graves con consecuencias de gran alcance.
Existen diferentes maneras de reportar actividad sospechosa, dependiendo del país o región donde se encuentre. En EE. UU., por ejemplo, puede presentar un Reporte de Actividad Sospechosa (SAR) ante la Red de Control de Delitos Financieros (FinCEN).
Realice una comprobación de antecedentes a todos los clientes, incluyendo antecedentes penales y crediticios
Considere usar un Programa de Identificación de Clientes (CIP) para verificar la identidad del cliente. Esto normalmente implica recolectar y verificar cierta información sobre el cliente, como su nombre, fecha de nacimiento y número de seguridad social. También debe realizar comprobaciones penales y de crédito para asegurarse de que el cliente no tenga antecedentes de delitos financieros u otras actividades ilegales.
Solicite y revise copias de licencias y permisos comerciales
Al incorporar a un nuevo cliente, asegúrese de pedir estos y otros documentos relevantes para sus archivos históricos. Esto le ayudará a confirmar que el cliente es legítimo y que su negocio opera legalmente.
Verifique la información de contacto del cliente
Es importante verificar que los datos que tiene archivados sean correctos y estén actualizados. Esto incluye su nombre, correo electrónico, dirección postal y número telefónico. También debe asegurarse de tener una forma de contactar al cliente en caso de emergencia.
Revise los perfiles de redes sociales del cliente en busca de señales de alerta
Las redes sociales pueden ser útiles para conocer a sus clientes, pero también es importante buscar señales de que no son quienes dicen ser o que participan en actividades ilegales. Esto incluye buscar reseñas falsas, los perfiles que siguen, comentarios fuera de lugar o cualquier otro comportamiento sospechoso.
Pida referencias a otras empresas que hayan trabajado con el cliente
Si no está seguro sobre un cliente, una forma de tener tranquilidad es hablar con otras empresas que hayan hecho negocios con él antes. Esto le ayudará a confirmar que es legítimo, confiable y recomendable, lo que aumentará las probabilidades de tener una buena relación comercial.
Reúnase con el cliente en persona para conocer sus operaciones
Si es posible, siempre es recomendable conversar cara a cara con alguien antes de hacer negocios. Así podrá conocerlo mejor y aprender sobre su empresa de primera mano. También es una oportunidad para hacer preguntas y obtener más garantías de que es quien dice ser.
La DDC es el proceso de investigar exhaustivamente a un cliente potencial antes de entablar una relación comercial con él. La DDC es una parte importante de cualquier plan de gestión de riesgos porque puede ayudar a proteger a su empresa de involucrarse en actividades ilegales o poco éticas. No realizar la DDC, por lo tanto, es un enfoque basado en el riesgo que puede tener consecuencias graves para su negocio.
Haga muchas preguntas e investigue. Al completar un formulario de debida diligencia del cliente o seguir una lista de verificación de cumplimiento como la que se ofrece en este artículo, puede estar seguro de que ha realizado controles exhaustivos. Tomarse el tiempo para implementar medidas de debida diligencia adecuadas dará sus frutos a largo plazo.
En primer lugar, su empresa podría ser responsable de cualquier pérdida incurrida por la otra parte como resultado de su negligencia. En segundo lugar, podría estar sujeto a sanciones civiles o penales si se descubre que ha participado, incluso sin saberlo, en lavado de dinero u otros delitos financieros. En tercer lugar, puede perder información importante sobre la otra parte que podría ser crucial para su proceso de toma de decisiones. Finalmente, su empresa podría ser incluida en listas negras por no cumplir con los requisitos regulatorios o por las instituciones financieras si se descubre que ha hecho negocios con personas o entidades de alto riesgo.
Un excelente punto de partida es la Guía de Recursos de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) del Departamento de Justicia de los EE. UU. La guía cubre una amplia gama de temas relacionados con la debida diligencia del cliente que deben considerarse al realizar la DDC.
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