Los agentes del servicio de help desk atienden diversas consultas de los clientes, como correos electrónicos, llamadas, chats en vivo, SoMe, etc.
Responder a las consultas de los clientes en diferentes plataformas es un reto en sí mismo. No importa lo experto que seas como agente, puede resultar bastante abrumador cambiar constantemente de interfaz.
Añade los clientes molestos, y ahora podemos hablar de situaciones estresantes.
Así que, si buscas memes de soporte para aliviar el estrés, sin duda estás en el lugar adecuado. Sin embargo, hay un giro. También queremos proporcionar posibles formas de manejar ciertas situaciones para crear una mejor experiencia para ambas partes.
Ejemplo #1
Si estás en medio de una conversación con un cliente y notas que está usando las palabras equivocadas, intenta empatizar con el cliente. No todo el mundo tiene los mismos antecedentes que tú. Por lo tanto, la jerga o cierta terminología que utilizas a diario puede resultar nueva para ellos.
¿Cuál es la conclusión? Define ciertos términos al principio de la conversación. Además, si el cliente comete un error, intenta ser empático y asegúrate de que estáis en la misma página.
Ejemplo #2
Este meme del soporte muestra una situación recurrente, en la que el cliente está experimentando un problema, pero no puede señalar particularmente lo que está mal. La mejor manera de abordar esta situación es hacer preguntas concretas que te lleven a encontrar y resolver el problema. Es importante mantener la calma y la concentración, ya que no todos los clientes son expertos en tecnología.
Consejos adicionales
Tratar con clientes disgustados, especialmente cuando no tienes un software de soporte adecuado, puede hacer que tus agentes se estresen rápidamente.
El estrés en el lugar de trabajo puede provocar más días de enfermedad, una disminución de la motivación y un bajo rendimiento laboral en general. Cuidar de tus empleados es más importante que nunca. Si tus empleados están contentos, tus clientes también lo estarán.
Entonces, ¿cómo puedes crear un entorno libre de estrés para tus agentes?
Bueno, compartir memes de soporte puede ayudar a aligerar el estado de ánimo, pero aquí hay algunos consejos útiles para crear un entorno de trabajo libre de estrés:
1. Proporcionarlas herramientas adecuadas
Contratar a los agentes adecuados con el conjunto de habilidades y la experiencia apropiada es crucial. Sin embargo, si no proporcionas las herramientas adecuadas, incluso los mejores agentes tendrán dificultades para atender a tus clientes.
El software de help desk es una solución omnicanal que puede ayudar a sus agentes, por lo que no necesitan cambiar de plataforma para responder las consultas de los clientes. Además, puede crear reglas de automatización únicas con toneladas de características para automatizar tareas mundanas. Con el software de soporte técnico implementado, sus agentes trabajan de manera más efectiva y eficiente.
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2. Minimiza las interrupciones
Las interrupciones pueden alterar el flujo de trabajo de tus agentes. Si esto ocurre a menudo, puede causar interacciones estresantes con los clientes, ya que tus agentes pueden perder la concentración. Una forma de minimizar las interrupciones es crear una regla para comunicarse a través de una única plataforma designada.
Por ejemplo, puedes crear diferentes canales de trabajo en Slack. Un agente puede activar las notificaciones de los canales de trabajo importantes y responder de inmediato si es necesario, mientras silencia otros canales no importantes. Esto puede evitar interrupciones innecesarias y crear un flujo de trabajo estable sin estrés.
3. Permite que tus agentes expresen sus opiniones
Deja que tus agentes hagan sugerencias. Son las primeras personas con las que entran en contacto tus clientes. Suelen tener más conocimientos y pueden tener sugerencias estupendas y valiosas. Además, permitir que tus agentes expresen sus preocupaciones y sugerencias puede crear un espacio seguro en el que tus agentes se sientan escuchados y apreciados. En general, esto puede crear un entorno libre de estrés con un mejor flujo de trabajo.
En conclusión, los agentes se van a encontrar con muchos clientes diferentes. Es importante dejar que se suelten de vez en cuando y que se rían de algunos memes del soporte, pero lo más importante es que sean capaces de aprender de cada situación desafiante. Por otra parte, tu trabajo consiste en crear un entorno libre de estrés para tus agentes que garantice una mayor productividad y mejores experiencias de los clientes.
Capacite a sus equipos en los fundamentos de la comunicación en la experiencia del cliente.
El vocabulario y la pronunciación son esenciales para una comunicación exitosa en el servicio al cliente. Se deben evitar comportamientos negativos y enfocarse en comprender y satisfacer las necesidades de los clientes. Escuchar atentamente, responder preguntas y brindar opciones son aspectos importantes para evitar consecuencias negativas. El método L.A.S.T. y el enfoque en el servicio al cliente son clave para mejorar la satisfacción y evitar pérdidas y daños a la reputación de la marca.
5 razones por las que las quejas de los clientes pueden ayudar al crecimiento de tu negocio
Fortalecer relaciones y promover la marca a través de educación en servicio al cliente y excelente atención. Comprender a los clientes es clave.
Servicio al cliente | Awkward Puppets
Evite preguntas inapropiadas en el servicio al cliente para evitar incómodos e irrespetuosos. Capacite a los representantes para centrarse en preguntas abiertas relacionadas al problema del cliente.
