Lo único que se ha demostrado y afirmado varias veces en el panorama empresarial global actual es que trabajar desde casa es la nueva normalidad. Según la investigación, alrededor del 16% de las organizaciones en todo el mundo son completamente remotas.
Para sobrevivir y crecer, las empresas de todo el mundo deben considerar y adoptar el modelo de trabajo remoto. Además, es una excelente opción para reducir costes y mejorar la conciliación de la vida laboral y familiar. Muchos agentes de la mesa de ayuda, personal de ventas y otros trabajadores ya están acostumbrados a trabajar desde casa, gracias al software de gestión de ticket omnicanal como LiveAgent. Esto es posible porque ofrece un conjunto de funciones ideales para el trabajo y la comunicación a distancia.
Los gerentes de proyecto pueden tener dificultades para administrar tareas complejas, interactuar con los miembros del equipo y mantener altos los niveles de productividad mientras trabajan de forma remota. En tal escenario, la necesidad del momento es una herramienta de gestión de proyectos que pueda ayudar en la colaboración en el trabajo y que sea fácil de usar simultáneamente.
Si bien hay miles de herramientas de trabajo remoto disponibles, es posible que no todas se adapten a su organización. Para ayudarlo a ahorrar tiempo y energía, hemos compilado una lista de las mejores herramientas y software que puede usar para aumentar la productividad y la eficiencia del negocio.
Las nueve mejores herramientas de trabajo remoto para ayudarlo a aumentar la productividad
TrackingTime
Fundada como una startup de capital semilla en 2012, en sus más de 10 años de experiencia, TrackingTime no han cejado en el empeño de facilitar la gestión empresarial a las empresas que trabajan por horas. Su aplicación le permite visualizar el seguimiento en tiempo real, permitiendo a su equipo ver lo que su equipo está haciendo en vivo y de inmediato, obtener análisis instantáneos, construir hojas de tiempo precisas y ejecutar informes personalizados. Todo ello sin abrumar a su fuerza de trabajo, con una interfaz simpe e intuitiva, muy amigable.
Una de las ventajas de TrackingTime es que puede utilizarla desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea su ordenador, tablet o móvil. Encima, puede personalizar la aplicación según sus necesidades y la de su empresa o proyecto. Configurar tarifas por hora, crear proyectos y tareas, asignarlas a diferentes miembros del equipo, y derivadas, son dicho y hecho. Someramente, TrackingTime es una herramienta acabada y práctica para llevar un control competente del tiempo que dedica a sus proyectos y tareas, con el fin de optimizar la gestión del trabajo, ya sea de forma individual, ya sea en equipo.
Además de sus múltiples integraciones entre las que destacan las de Trello, Asana, Azure, Evernote, Jira o Github, sus funciones adicionales de geración de facturas y fichas horarias, que cumplen y se adecuan a las nuevas leyes en vigor de control de horarios en España y Alemania, pueden ser de gran ayuda a su empresa.
Con este programa puedes hacer todo lo que sigue:
- Permite a los usuarios capturar y hacer un seguimiento en tiempo real de su tiempo de trabajo en proyectos y tareas.
- Genera informes y análisis personalizados para los usuarios y sus clientes, lo que les permite obtener una visión clara del progreso de los proyectos.
- Permite a los usuarios personalizar la plataforma según sus necesidades, lo que hace que la herramienta sea muy adaptable a cualquier entorno empresarial.
- Ofrece funciones avanzadas de gestión de proyectos, como la capacidad de crear proyectos y tareas, asignarlos a diferentes miembros del equipo y establecer tarifas por hora.
- Se puede acceder a la aplicación desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que permite a los usuarios hacer un seguimiento de su tiempo de trabajo en cualquier momento y lugar.
Trello
Trello es una aplicación de gestión de comunicaciones que se puede utilizar para delegar tareas y responsabilidades, registrar notas de proyectos y realizar un seguimiento del avance de cada tarea. Además, conectar Trello a su bandeja de entrada convierte cada correo electrónico en una tarjeta en su lista, donde se pueden asignar fechas de vencimiento.
Esta herramienta también brinda numerosas opciones de personalización, lo que permite a los empleados remotos trabajar de manera eficiente mientras se mantienen al día. Por ejemplo, pueden cargar archivos o dejar comentarios en las tarjetas. Para ver lo que está pasando, no necesita iniciar sesión usando su computadora porque también tienen una aplicación para dispositivos Android e iOS.
Los usuarios pueden agregar archivos adjuntos, como archivos PDF o documentos de Word, arrastrándolos desde sus escritorios a una tarjeta en particular dentro de la plataforma cuando asignan responsabilidades para tareas específicas . Como resultado, la información sobre aspectos específicos del proyecto (como solicitar comentarios de otros miembros del equipo) se puede colocar directamente en una tarjeta específica en Trello para que todos la vean, en lugar de enviarse de un lado a otro a través de numerosos correos electrónicos.
Usando este software, usted puede:
- Envíe los archivos de su equipo en forma de imágenes y videos.
- Comente las tarjetas de los demás participantes para sugerir cambios o mejoras.
- Siga las actividades diarias de los demás participantes.
- Dale colores a los tableros según tus prioridades.
- Inserte nuevas tarjetas sin restricciones.
Asana
Es una aplicación fácil de usar, por lo que muchos equipos corporativos y gerentes de proyectos la prefieren.
Los miembros del equipo pueden descargar esta tarea y la aplicación de gestión de proyectos de forma gratuita y usarla en cuestión de minutos. Viene con todo, desde herramientas de organización de vanguardia hasta cachorros sonrientes (de verdad).
Con Asana, puedes crear y asignar tareas, organizarlas marcándolas, chatear dentro de las tareas para mantener las conversaciones organizadas, agrupar tareas en proyectos compartidos y agregar archivos adjuntos desde tu computadora, Dropbox y Google Drive.
Los tableros de proyectos, las funciones de calendario e incluso sus listas de tareas también se incluyen en la aplicación. Además, no necesita realizar un seguimiento de cuándo es su turno de comenzar porque las dependencias se pueden marcar directamente en una tarea. Cuando finalicen todas las demás dependencias, Asana te lo hará saber.
¿Qué puedes hacer con Monday?
- Es fácil de integrar con todas las herramientas principales utilizadas por las corporaciones.
- Sus características centradas en la colaboración lo ayudan a trabajar de manera más efectiva con un equipo.
- Los miembros del equipo pueden ver sus tareas y ofrecer comentarios para ayudar a que el proyecto resulte mejor.
- Permite una mejor gestión de tareas de manera organizada y eficaz, aumentando su productividad en el trabajo.
- La grabación directa de video y la integración en Asana permiten que los miembros del equipo se comuniquen y colaboren de manera más efectiva desde cualquier lugar.
Slack
Slack es una de esas aplicaciones que se transformó rápidamente de una aplicación agradable para colaboración de trabajo entre los miembros del equipo. La aplicación agiliza los flujos de trabajo y brinda una transparencia inigualable en el flujo de trabajo de su equipo al combinar varias herramientas en una sola interfaz.
Slack es perfecto para trabajadores remotos que buscan eficiencia en cada etapa, gracias a varias integraciones excelentes con otras aplicaciones (como Google Drive, Dropbox y Trello).
Estas son las razones por las que deberías usar Slack:
- Slack ayuda a mantener las conversaciones relevantes y visibles.
- También permite que los equipos creen canales privados donde solo pueden participar los miembros invitados.
- Todo se puede buscar y es accesible en Slack.
- Slack no solo ayuda a organizar las discusiones, sino que también las hace más productivas. Los usuarios pueden compartir archivos, comunicarse a través de videollamadas o llamadas de voz, crear notas o diapositivas compartidas sobre temas específicos y configurar recordatorios para próximas reuniones o eventos.
Si desea contratar talento en diferentes zonas horarias, estas funciones le resultarán útiles para comunicarse con su equipo.
Espacio de trabajo de Google
Conocido anteriormente como G Suite, Google Workspace es una colección rentable de aplicaciones inteligentes. Gracias a esta suite completa, sus equipos pueden trabajar juntos en Google Docs, Google Sheets y Google Slides, así como en otras herramientas. También puede crear ID de correo electrónico profesionales y utilizar la función Calendario para programar reuniones. entre diferentes equipos.
Google Workspace es, sin duda, la la mejor herramienta de colaboración para trabajando. Es fácil usar el espacio de trabajo y compartir lo que estés haciendo en tiempo real.
Además, puede editar los documentos en tiempo real y compartirlos con su equipo. Los equipos de marketing y contenido son increíblemente agradecido de que Google Workspace haya hecho que los entornos de trabajo remoto sean más colaborativos.
Todo el mundo tiene acceso a los archivos y documentos guardados en la nube. Para almacenar el trabajo de todos, también puede crear carpetas compartidas.
Esta es la razón por la que las empresas adoran G Workspace:
- Cada empleado de su empresa tiene espacio de almacenamiento ilimitado en Drive para correos electrónicos, imágenes y archivos.
- Es posible realizar búsquedas de información corporativa en Gmail, Docs, Calendar y otros servicios de Google.
- Las unidades compartidas son accesibles.
- El espacio de trabajo proporciona controles de administrador altamente desarrollados.
Evernote
Con una gran base de usuarios, Evernote es una de las aplicaciones para tomar notas más queridas. Ha desarrollado una sólida reputación entre los profesionales. Además, las personas lo usan con frecuencia tanto para fines personales como de oficina.
Para asegurarse de que nada se olvide, le permite anotar y organizar sus pensamientos, tareas, recuerdos o agregar listas de verificación de trabajo remoto para sus empleados. Además, puede tomar notas de voz, grabar notas, adjuntar documentos, escanear imágenes y capturar contenido web.
Puede administrar todo en una ubicación, accesible en su computadora, tableta, teléfono y sin conexión. También puede encontrar rápidamente la información con una potente función de búsqueda que reconoce palabras escritas a mano, imágenes y archivos adjuntos.
Con Evernote, puedes concentrarte en lo esencial.
Estas son algunas de las razones por las que deberías usar Evernote:
- Es fácil capturar, acceder, organizar y buscar notas. También se sincroniza rápidamente con otros dispositivos, lo que le permite cambiar entre ellos fácilmente.
- La navegación de la aplicación es sencilla y elegante. Debido a la interfaz y la experiencia de usuario fluidas, incluso las funciones avanzadas son fáciles de comprender.
- Es una aplicación destacada para tomar notas debido a funciones como Web Clipper, escaneo de documentos, reconocimiento de caracteres, tareas y calendario. Estas características pueden ahorrarle una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo.
- La integración con aplicaciones como Google Drive, Slack, Outlook, MS Teams, Zapier y Gmail lo hace ideal para profesionales que trabajan. También es beneficioso para los equipos colaborativos.
Hootsuite
La aplicación lo ayuda a programar sus publicaciones en el momento óptimo, analiza su contenido de mayor rendimiento y brinda información personalizada sobre por qué está funcionando. Además, su función de bandeja de entrada le permite responder a los comentarios de los clientes en múltiples perfiles de redes sociales desde una sola pantalla.
Su tablero personalizable simplifica el seguimiento de todos los hashtags, tendencias y menciones de marca. Hootsuite también le permite planificar, programar y colaborar en la creación de contenido con el equipo de su cliente desde un único panel.
La amplia biblioteca de recursos sobre varios temas relacionados con la administración de redes sociales hace que Hootsuite sea muy útil para un trabajador remoto. También puede aprender nuevas herramientas de redes sociales a través de Hootsuite Academy y obtener la certificación.
Esto es lo que diferencia a Hootsuite de otras herramientas de trabajo remoto:
- Puede programar y publicar contenido en sus perfiles de redes sociales, realizar un seguimiento de la eficacia en tiempo real y aumentar el volumen de su contenido de mejor rendimiento.
- Puede ver todo su calendario de contenido de redes sociales en un solo lugar.
- También puede ver su contenido programado y publicado en un solo lugar, crear nuevas publicaciones y organizar las existentes.
- La aplicación le permite configurar flujos personalizables para monitorear tendencias y mantenerse informado sobre su negocio, clientes, competidores o cualquier tema de interés.
- Puede obtener información procesable sobre los mejores momentos para publicar sin tener que procesar muchos datos.
Time Doctor
Las pequeñas y grandes empresas utilizan Time Doctor, una herramienta confiable de seguimiento del tiempo de los empleados, para controlar a los miembros de su personal y contratistas independientes. Time Doctor ofrece funciones como seguimiento del tiempo, gestión de proyectos y supervisión de empleados.
Los usuarios pueden ingresar el tiempo dedicado a cada proyecto y el software calculará sus horas de trabajo facturables y no facturables. La función de monitoreo de pantalla utiliza capturas de pantalla para informar sobre la actividad de los empleados. Los usuarios también pueden usar la solución para realizar un seguimiento de su tiempo en chats, reuniones, llamadas telefónicas, uso de Internet y otras actividades.
Su función de nómina permite a los gerentes utilizar su registro de actividad para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados y crear nóminas semanales y mensuales. Los informes de correo electrónico de resumen diario y semanal facilitan el análisis de patrones. El seguimiento preciso del tiempo, la facturación de los clientes y el pago de los empleados se han vuelto más accesibles con Time Doctor.
Con Time Doctor, puede hacer lo siguiente:
- Realice un seguimiento de su tiempo y el de sus empleados para ver lo que se ha logrado a lo largo del día.
- Revise y apruebe las hojas de tiempo según sea necesario y pague fácilmente a los empleados según las horas trabajadas o los salarios fijos.
- Para obtener la máxima eficacia, cree tareas, asigne proyectos y revise el progreso en un solo lugar.
- Vea capturas de pantalla del estado actual del proyecto, quién está trabajando en él y cómo pasan sus días en el trabajo.
- Manténgase enfocado con alertas que le notifican cuando se ha desviado de su tarea prevista. Time Doctor supervisa el uso de la web y las aplicaciones mientras trabaja.
Zoom
Las principales áreas que sufren en un entorno de trabajo remoto debido a la disminución del contacto personal son el rendimiento, la confianza y el compromiso. Zoom, diseñado para equipos modernos, ofrece videoconferencia empresarial, mensajería en tiempo real y uso compartido de contenido. Varias personas pueden compartir sus pantallas simultáneamente y anotar conjuntamente para una reunión más interactiva.
Zoom admite hasta 1000 participantes de video y 10 000 espectadores, lo que lo hace muy popular entre los profesionales de la FMH en todo el mundo. Increíblemente, Zoom experimentó un crecimiento increíble en 2020 y en 2021. Zoom estaba en su apogeo en términos de popularidad porque los asistentes a las reuniones aumentaron en 2900% en solo un año.
Le permite realizar reuniones en vivo y seminarios web en video y grabar esas sesiones para verlas más tarde. La aplicación está diseñada y optimizada para ser confiable, fácil de usar, comprar y escalar. Zoom hace posible reunirse de forma segura cifrando todas las reuniones y brindando seguridad de usuario basada en roles, salas de espera, protección con contraseña y la función de espera.
Las siguientes son algunas razones por las que debería usar Zoom:
- Con reuniones, chat de equipo, una pizarra, un teléfono y más combinados en una sola oferta, puede forjar conexiones significativas.
- El cifrado, la seguridad basada en roles, la protección con contraseña, las salas de espera y otras configuraciones de seguridad sólidas ayudan a garantizar una seguridad completa.
- Ofrece video y audio HD para sus reuniones en línea y admite hasta 1000 participantes de video y 49 videos simultáneamente.
- Con la ayuda de Zoom dedicado para dispositivos domésticos, computadoras de escritorio, móviles y dispositivos móviles, ofrece videoconferencias optimizadas de nivel empresarial.
- Las reuniones virtuales se vuelven más entretenidas y atractivas mediante el uso de filtros, comentarios, encuestas, levantar la mano y compartir música o videos.
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Terminando
En una configuración de trabajo desde el hogar, puede ser un desafío monitorear con precisión las operaciones diarias y el rendimiento de los empleados remotos de su empresa. Además, como dueño de un negocio, también debe trabajar duro para darle a su personal más autonomía y flexibilidad para que puedan trabajar cuando y donde quieran y aun así completar la tarea a tiempo.
Utilizar la tecnología y los recursos en línea en su máximo potencial puede ayudarlo a usted y a sus empleados a trabajar de manera más fluida y metódica. Sin embargo, encontrar herramientas que puedan hacer que su vida de trabajo remoto sea simple y productiva puede ser desalentador.
Cada herramienta de trabajo remoto mencionada en este blog le permitirá trabajar de manera más efectiva como trabajador remoto o asistente virtual y reducir el estrés en el trabajo. Estas herramientas también le permitirán asumir tareas que aligerarán su carga manteniendo la calidad y la eficiencia.
Emplee estas herramientas ahora si planea trabajar de forma remota en 2023 y más allá.
