Si trabajas con datos de clientes, almacenas información sensible de la industria, mantienes la información de tus empleados en el servidor de tu empresa o utilizas proveedores de servicios en la nube, la seguridad de datos debe ser una de tus principales prioridades.
Con el número de violaciones de datos en aumento, los clientes están cada vez más preocupados por la seguridad de sus datos personales y si las empresas a las que compran los servicios realmente los protegen o no.
Huelga decir que se requieren estrategias eficaces para superar esta amenaza.
Por lo tanto, hemos reunido 9 de las formas más detalladas para mantener los datos de servicio al cliente seguros y dinámicos al mismo tiempo. Y sin más dilación, aquí están:
1. Actualice su software de seguridad
En la era de hoy, donde cada persona tiene acceso a la tecnología más avanzada jamás creada, es fácil ser engañado por hackers y ladrones de identidad de usuarios. Si no eres cuidadoso, puedes perder toda una base de datos de información segura y crítica de la noche a la mañana.
Así como auditas todo tu inventario con intervalos de tiempo definidos y calibras las necesidades de tus clientes una y otra vez, también debes seguir revisando los vacíos en tu sistema de seguridad y las áreas de posibles brechas en tus datos.
Para esto, necesitarías invertir en soluciones de software de seguridad de última generación que puedan ayudar a proteger tus datos de hackers y fuentes maliciosas de phishing. De hecho, deberías estar haciendo todo lo posible para asegurarte de que tus servidores y todos tus sistemas informáticos que tu equipo de servicio al cliente utiliza estén seguros y cumplan con todos los requisitos de cumplimiento de seguridad.
Para la seguridad del servidor, necesitarás tanto protección de redes como de sistemas operativos. Puedes habilitar este tipo de seguridad con la ayuda de herramientas como LANguard Network Security Scanner o QualysGuard.
Para los sistemas informáticos y portátiles que proporciona a los empleados, debe invertir en un buen programa de software anti-malware para garantizar la seguridad del correo electrónico, la protección de la información confidencial y los archivos importantes.
2. Crear contraseñas fuertes
Una forma sencilla pero efectiva de proteger todos los datos dinámicos y estáticos es crear contraseñas fuertes e incrackeables.
Contraseñas más fuertes hacen que sea difícil para hackers y personas con intenciones maliciosas entrar en nuestro sistema y manipular nuestros archivos y acceder a los datos de la empresa.
Por lo tanto, considere proporcionar a su organización una guía para crear contraseñas más fuertes y agregarla al manual de cumplimiento de seguridad de su empresa.
La toma de notas y las herramientas colaborativas pueden ayudarte a mantener una wiki de la empresa en la que puedas guardar pequeñas guías como esta para que los agentes de soporte al cliente las sigan y aseguren la seguridad a nivel individual.
Otra opción es usar un programa de gestión de contraseñas. Estas aplicaciones pueden ayudarte a crear contraseñas más seguras, lo que reducirá tu vulnerabilidad en línea a ataques basados en contraseñas. Puedes establecer los parámetros, como la longitud y los caracteres especiales, y el programa generará una contraseña sólida y segura.
Estas aplicaciones también almacenan las contraseñas y eliminan el caos de recordar contraseñas que consisten en cadenas de letras, números y caracteres especiales.
3. Limitar el acceso externo con redes privadas
La mayoría de las empresas tienen grandes cantidades de datos circulando por todo el mundo, pero no tienen un método estandarizado para garantizar su seguridad. Pero la buena noticia es que aún puedes asegurarte de que los hackers no te pillen desprevenido.
Hoy en día, para mantener las cosas seguras y centralizadas, el uso de una VPN confiable es absolutamente necesario. ¿Por qué? Porque actúa como el último cortafuegos para ayudar a tu equipo a proteger datos confidenciales y mantener toda la información crítica dentro de un bucle irrompible todo el tiempo.
Aquí está lo que hará una VPN por tu equipo:
Acceso remoto: esto garantizará que su equipo interno, remoto o transcontinental se mantenga seguro al trabajar con la misma red, lo que le facilitará la gestión de equipos híbridos. Además, mantendrá los seguros los datos compartidos y garantizará que cada individuo esté operando en el misma red de oficina sin importar dónde instalen su espacio de trabajo.
Controles personalizados: La función de controles personalizados le ayuda a controlar el acceso de las personas a sitios web, contraseñas y toda la información dinámica en general. Le permite mantener la seguridad en un nivel más minucioso donde puede defender los datos de su empresa y los sistemas informáticos que utiliza su fuerza laboral en todo el mundo.
4. Explique su política de privacidad de forma transparente
Otro paso sabio que creo que toda organización debe tomar sinceramente es aquel en el que seamos honestos con nuestros clientes y clientes. Los socios comerciales siempre deben ser conscientes de cómo se accede, almacena y utiliza sus datos.
Por lo tanto, debes poner en marcha un plan de ciberseguridad que garantice transparencia en ambos extremos. También sería respetuoso y ético dar a los clientes la libertad de decidir si desean compartir sus datos o no.
El modelo de “mantener la transparencia con los clientes” va de la mano con el desarrollo de métodos de recopilación de datos más confiables y seguros.
Aquí hay algunos consejos adicionales para lo mismo:
- La política de privacidad y el contenido de ciberseguridad de su empresa deben desglosarse en partes breves y fáciles de entender, y escribirse de manera que todos puedan comprender.
- Proporcione a sus clientes actualizaciones de seguridad regulares. Al hacer esto, construirá un nombre más respetable en el mercado y mantendrá la lealtad de los clientes.
5. Encriptar datos del cliente
No es sorprendente que las organizaciones, sin importar su tamaño, encuentren difícil llevar un seguimiento y controlar la información sensible y los datos confidenciales. De hecho, según una encuesta, se encontró que:
- 65% de las empresas no saben dónde se almacenan los datos sensibles en múltiples nubes.
- El 60% de las organizaciones encuestadas revelaron que transfieren archivos sensibles a la nube, independientemente de si están encriptados o ilegibles mediante enmascaramiento de datos o tokenización.
- Un asombroso 53% de las empresas dejaron más de 1,000 archivos y carpetas sensibles sin encriptar y abiertos a todos sus empleados.
- Por lo tanto, necesitamos sistemas y tecnologías más hábiles en juego que puedan garantizar el tipo de seguridad que nuestros datos necesitan hoy. Al implementar la encriptación de datos, podemos lograr este objetivo con éxito.
El proceso de encriptación te ayuda a codificar todos los datos comunicados para que no caigan en manos de usuarios no autorizados.
El cifrado de datos como DES, AES, 3DES, Twofish, y más son ejemplos de prácticas estándar que las empresas siguen para garantizar la seguridad de la información y datos de sus clientes.
6. Prueba de fallos de seguridad
Algunas organizaciones invierten mucho esfuerzo y capital en hacer que sus plataformas y servicios sean más seguros. Sin embargo, con el tiempo, esas tecnologías quedan obsoletas y se necesita una solución más eficiente para acelerar el ritmo y abordar este complejo problema.
Por ejemplo, ¿sabías que Yahoo tuvo una gran violación de seguridad en 2013 cuando los hackers robaron información sensible como nombres, contraseñas y números de teléfono de aproximadamente 3 mil millones de usuarios de una sola vez? Otro caso fue cuando ocurrió una violación de datos en la Oficina de Administración de Personal, donde los datos personales e identificadores biométricos de más de 20 millones de personas se hicieron públicos en 2015.
Como muestran los datos, con el aumento del acceso a tecnologías avanzadas, hay una creciente necesidad de medidas de seguridad mejoradas a medida que las expectativas y requisitos públicos cambian.
7. Almacene datos de servicio al cliente en el software de mesa de ayuda.
Otra cosa que podrías hacer es centralizar, organizar y almacenar los datos del servicio al cliente de forma segura en una herramienta de ayuda. Implementar esta técnica y adoptar una buena plataforma de software de ayuda para el servicio al cliente te ayudará a garantizar que todos los datos del cliente estén seguros y protegidos en silos.
Por ejemplo, LiveAgent es uno de los principales software de help desk en el mercado que ofrece características de seguridad de primera calidad.
Dado que vivimos en un mundo donde existe este tipo de tecnología, sería obvio invertir en una herramienta así.
Este software de ayuda al cliente te ayudará a mantener los datos organizados y seguros, y permitirá que tu equipo de soporte mejore en la respuesta a los clientes. Te permite hacer seguimiento de consultas, asignar tickets a las personas y brindar soporte a cada cliente.
El sistema también eliminará la necesidad de mantener los datos encriptados en un disco y te permitirá acceder a la información en cualquier lugar y momento, ya que es un software basado en la nube.
8. Mantente actualizado y cumple con las regulaciones cambiantes
La mejor manera de mantenerse relevante en el lado de seguridad de los servicios y productos que ofreces es adherirse a los estándares y pautas de seguridad actuales. Por ejemplo, la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) permite a los usuarios ser más conscientes de los datos que comparten, al mismo tiempo que exige transparencia por parte del proveedor de servicios.
Aquí está lo que esta ley implica:
- El derecho del cliente a conocer la información personal que una empresa recopila sobre ellos, cómo se utiliza y con quién se comparte.
- El derecho del cliente a eliminar la información personal que ya ha sido recopilada de ellos (con excepciones)
- El derecho del cliente a optar por no vender su información personal.
- El derecho del cliente a la no discriminación para ejercer esto
- Conjunto de derechos de la CCPA
- Prestar atención al cumplimiento normativo te ayudará a mantener al día tanto la ley como estandarizar tu negocio. Por lo tanto, sigue tu política de seguridad, mantén tus prácticas de seguridad bajo control y asegúrate de que todo lo que estás haciendo cumpla con las últimas actualizaciones de seguridad.
Según una encuesta
La gestión de proyectos, la gestión de personas, la gestión de equipos y un plan de gestión de productos están incompletos sin una estrategia de gestión de riesgos. Un plan B, o mejor aún, un sistema de seguridad, es necesario si estás arriesgando una cantidad sustancial de datos de clientes. Tiene que haber un cortafuegos tras otro para mantener esta información sensible privada.
Aparte de eso, si te preparas para responder a una violación de seguridad de manera efectiva, puedes reducir considerablemente el impacto que tendrá en tu negocio.
Echemos un vistazo a algunos pasos que puedes seguir para prepararte y lidiar con el peor escenario posible.
- Crear un documento específico para la estrategia de gestión de crisis.
- Construir un equipo de gestión de crisis
- Proporcione a sus empleados entrenamiento para lidiar con una crisis
- Evalúe qué tan bien maneja su equipo la situación crítica
Ten en cuenta que las filtraciones de datos podrían ocurrir en un abrir y cerrar de ojos o tener lugar más ocasionalmente. Por lo tanto, es esencial que estés preparado para lo peor con antelación.
Conclusión
Proteger los datos de sus clientes es crítico por una razón principal: el éxito de su negocio depende de ello. La falta de precauciones para proteger los datos del cliente lo expondrá a ataques, lo que resultará en una pérdida de confianza del cliente, la pérdida de clientes, multas, demandas y mucho más.
Para mantener los datos de los clientes seguros y dinámicos, las empresas deben tener un plan de seguridad de datos sólido que prueban y ajustan continuamente.
Si nunca ha examinado las medidas de protección de datos de sus clientes y empresa antes o no lo ha hecho en mucho tiempo, las nueve prácticas mencionadas anteriormente le ayudarán a empezar con ello en poco tiempo.
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Servicio al Cliente Excepcional
Brindar un servicio al cliente excepcional es crucial para las empresas. Requiere empatía, escucha activa y superar expectativas para obtener lealtad y publicidad positiva.
¿Qué es el servicio de atención al cliente?
El software de servicio al cliente es esencial para gestionar solicitudes y comunicarse con los clientes. Los chatbots y otras aplicaciones avanzadas son cada vez más comunes, lo que demuestra el interés creciente en la automatización del servicio al cliente. El software debe incluir características como tickets, automatización de procesos, integración con otras plataformas, grabaciones de llamadas, retroalimentación y soporte 24/7. Además, se espera que el servicio al cliente sea un enfoque principal para las empresas en el futuro.
Política de privacidad y de seguridad
LiveAgent ofrece software de centro de llamadas y help desk con altos estándares de seguridad, incluyendo autenticación de dos factores, cifrado HTTPS y almacenamiento seguro de credenciales. Sus servidores están alojados en instalaciones de alta seguridad en Estados Unidos, Europa y Asia. Además, cuentan con un filtro de spam inteligente y un programa de recompensa de errores para proteger la aplicación.
Mejores prácticas para el soporte y servicio al cliente en redes sociales para empresas
Las empresas deben adaptar su comunicación en redes sociales para ofrecer una experiencia personalizada. El uso de software de servicio al cliente es crucial para gestionar eficientemente las consultas de los clientes y mejorar la satisfacción del cliente. Además, es importante responder rápidamente a las solicitudes en redes sociales y mantener a los clientes informados sobre cualquier desarrollo en la empresa. También se deben seguir buenas prácticas, como no borrar comentarios de clientes insatisfechos y evitar compartir información privada en redes sociales. En resumen, el uso de protocolos, secciones de preguntas frecuentes y software de gestión de redes sociales son fundamentales para brindar un excelente servicio al cliente en redes sociales.