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4 indicaciones para que Outlook nunca más le bloquee como buzón compartido

Matej Kukucka

Matej Kukucka

Última modificación el December 2, 2020 en 7:31 pm

4 indicaciones para que Outlook nunca más le bloquee como buzón compartidoTÍTULO

Uno de los primeros pasos que los emprendedores llevan a cabo cuando empiezan en un negocio es la creación de una dirección de email como hola@company.com para la comunicación con los clientes y socios. Si solo se encuentra usted en el negocio y usa Gmail o Outlook para sus consultas de asistencia, todo debería ser perfecto. Ambos le permiten responder, eliminar, etiquetar emails, conectar múltiples direcciones de email y algunas cosas más de manera sencilla.

Alrededor del 40% de nuestros clientes empieza a usar LiveAgent tras cambiar de algún buzón compartido. La razón más común por la que se cambian de Outlook o Gmail es, simplemente, que se les queda pequeño. Los problemas con frecuencia empiezan a aparecer cuando pierden su estatus de ” operación individual” y son 2 o más en su equipo. El número de emails empieza a crecer; adaptarse y escalar se convierte en algo problemático y la asignación de emails a ciertos miembros del equipo es casi imposible. Ahí es cuando se dan cuenta que es hora de buscar algo diferente.

4 indicaciones para que Outlook nunca más le bloquee como buzón compartido

Demos un paso atrás y veamos por qué es hora de llevar más allá las capacidades de su buzón compartido. En otras palabras, cambie a un software adecuado de buzón para asistencia.

1. Demasiados cocineros en la cocina

Sin prácticamente posibilidades de asignar emails a ciertos compañeros del equipo, muchas veces estos trabajarán por desconocimiento en los mismos emails de clientes y con frecuencia respondiendo diferente. La “detección de conflictos entre agentes” de LiveAgent le permite ver quién está respondiendo a un email e incluso ver lo que están tecleando en tiempo real. Esto causa en sus clientes la impresión de que su equipo está bien organizado y es consistente.

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2. Conexiones de e-mail perdidas

Las restricciones sobre la configuración de un buzón compartido puede dar lugar a problemas significativos para su equipo de asistencia. Los emails se pierden, se pasan por alto, se borran accidentalmente – la lista continua y nadie es responsable. A medida que un negocio crece, también lo hace el equipo de asistencia. La situación cada vez es más común y la creación de un flujo de trabajo para automatizar las tareas simples es fundamental. LiveAgent guarda su historial de emails completo con un registro de actividad en cada email.

3. Sin carpetas o prioridades

Todos sus clientes merecen atención y una respuesta rápida, sin embargo, no es ningún secreto que sus mejores clientes conforman una  parte desproporcionada de su negocio. Esa es la razón por la que merecen un trato VIP. Un buzón compartido no le permite priorizar emails, lo que puede implicar la pérdida de algún email importante por parte de un cliente VIP. Establecer prioridades está estrechamente relacionado con los departamentos de buzones, a la asignación de etiquetas y a las SLAs – lo cual también supone una gran ventaja y viene incluido en el paquete básico de LiveAgent.

4. Los clientes se ponen en contacto a través de Facebook, Twitter or Phone

Las tendencias en atención al cliente para 2017 indican que brindar una respuesta ultra rápida es la clave del éxito. Si no responde a sus emails lo suficientemente rápido, cogerán el teléfono, irán a Twitter o a Facebook. Esto puede desencadenar un gran caos en un equipo que no tenga ninguna forma de combinar solicitudes por múltiples canales. Si tiene un software de soporte técnico, sabrá sobre cada cliente en el momento en que se encuentren y verá el estado de la incidencia en cada canal.

Matej Kukucka

Matej Kukucka

Head of Marketing

I am currently managing marketing efforts here at LiveAgent. I love SaaS products and according to my colleagues I am using too many browser extensions. Outside of my computer I play chess and drink too much coffee.

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