Cómo declinar educadamente

En el fondo, está en la naturaleza humana ser querido y buscar afirmación de otros. Pero, desafortunadamente, por mucho que lo intentemos, a veces tenemos que estar en desacuerdo o negarnos a hacer algo y decir no a la persona del otro lado. Esto puede ser increíblemente difícil para aquellas personas que temen represalias y quieren ser amadas por todos. Así que aquí hay algunas formas de declinar educadamente, ya sea para el trabajo como el servicio al cliente o cualquier otra situación cotidiana.

Estos funcionan en correos electrónicos, conversaciones en la vida real, por teléfono, en una aplicación de chat o cualquier otra situación donde necesites declinar la solicitud de alguien.

Disculpate primero

Esto puede parecer un consejo extraño, especialmente si objetivamente no has hecho nada malo. Sin embargo, decir lo siento antes de decir no tiene ciertos beneficios. Primero, le haces saber a la otra persona que hay malas noticias en camino. Segundo, estás mostrando empatía, lo que puede suavizar incluso los golpes más duros. Así es como simplemente declinas educadamente.

Lo siento, pero tuvimos que rechazar tu solicitud para cambiar a otro departamento.

No te andes por las ramas

Si creas una respuesta elaborada a la pregunta de alguien solo para rechazar su súplica, pueden suceder dos cosas.

Uno, podrían pensar que estás mintiendo por lo detallada que es tu respuesta.

Dos, encontrarán una manera de convencerte de que digas sí encontrando una laguna en tu respuesta.

Entonces, en lugar de escribir una carta completa de denegación de solicitud, hazlo rápido e indoloro. Será más honesto y hay una menor probabilidad de que ocurra una discusión más adelante.

Entonces, en lugar de: “Lo siento, pero no puedo llevarte a la estación mañana porque mi hija tiene clases de natación y si se las pierde, sus posibilidades de ir al campeonato estatal están en peligro.”

Simplemente di:

Lo siento pero no puedo ayudarte, tengo algo planeado para mañana.

Usa la palabra real

A veces, endulzar las cosas puede hacer más daño que bien. En lugar de encontrar formas de suavizar el golpe, adelante y usa la palabra real con la persona que te habla.

No, me temo que no puedo hacer eso por ti.

O

Eso no es posible en este momento.

O

Prefiero no meterme en ese tipo de situación.

De esta manera, la persona que escucha no tendrá dudas de que tu respuesta es negativa. Esta es la solución más fácil de todas, pero al mismo tiempo la más arriesgada porque podrías parecer brusco o demasiado directo.

Di NO dos veces, si es necesario

A veces, las personas seguirán insistiendo después de escucharte declinar por primera vez. Podrían pensar que es posible cambiar de opinión o que después de suficiente persuasión, podrías ceder. Simplemente (y educadamente) reafirma tu respuesta negativa.

Como dije, me temo que no puedo ayudarte en este momento.

O

Como mencioné anteriormente, no damos descuentos a personas mayores.

Refiérelos a alguien más

Una situación en la que las personas no tienen problema en escuchar no es cuando los envías a alguien más que podría ser de más ayuda. De esa manera, no lo verán como un rechazo, sino como ayuda para obtener lo que realmente necesitan. Por supuesto, primero asegúrate de que la persona a la que los envías pueda hacer la tarea real.

No puedo ayudarte en este momento ya que no soy un experto en impuestos, pero Susan del departamento de contabilidad puede darte una mano.

O

Aunque no puedo resolver este problema inmediatamente, puedo conectarte con alguien del servicio al cliente para ayudarte.

Refleja su solicitud

Hablando de empatía, una de las mejores tácticas para salirse con la suya con una respuesta negativa es asumir la misma posición que ellos. Si es una situación difícil (o persona) con la que estás tratando, esto puede ayudar a que tu respuesta no parezca tan negativa. Al igual que el escenario anterior, estás comenzando bien antes de rechazar.

Tienes razón, nos tomamos demasiado tiempo al procesar tu solicitud. Sin embargo, no puedo ayudarte en este momento.

O

Es verdad que no hemos hecho lo suficiente por tu caso. Sin embargo, no creo que realmente podamos ayudarte con tu solicitud.

Ofrece una alternativa

Claro, recibir un no como respuesta no se sentirá muy bien para la persona del otro lado. Sin embargo, si le das una alternativa que parece igualmente buena, probablemente aceptarán el rechazo mucho mejor.

Me temo que no puedo darte un descuento en un plan premium, pero puedo darte otro mes de prueba gratuita.

Esto no siempre es una posibilidad, ya que a veces no hay opción alternativa. Además, ten en cuenta que ofrecer una alternativa puede abrir más discusiones innecesarias.

Vuelve a contactarlos

A menudo, la solicitud de alguien simplemente no es posible de cumplir inmediatamente. Es posible que no sepas si es posible, necesites la autorización de otra persona o podría ser algo completamente diferente. En estas situaciones, dile a la persona que verificarás y te pondrás en contacto con ella más adelante. Por supuesto, asegúrate de realmente volver a contactarla.

No puedo decirte dónde está tu envío en este momento, pero verificaré eso y te lo haré saber mañana si te parece bien.

O

Aunque no puedo ayudarte en este momento, puedes volver mañana y ver si tenemos más de esos zapatos en stock.

Ejemplo de la vida real: ¿Cómo declinar una invitación?

Veamos un ejemplo específico. ¿Cómo declinar una invitación de boda? Si no puedes asistir a una boda o tal vez no quieres ir a una boda, averiguar cómo declinar educadamente la invitación de boda a menudo puede ser una lucha.

Cómo declinar muestras de invitación de boda:

Muchas gracias por la invitación. Desafortunadamente, no puedo asistir. Felicidades a ambos. ¡Que tengan un hermoso día!

O

Lo siento, pero no puedo asistir en persona. Me encantaría celebrar con ambos cuando tengamos la oportunidad. De todas formas, ¡felicidades a ambos!

Conclusión

Decir no o declinar educadamente es una de las cosas más difíciles de hacer, sin importar la situación, la persona o el idioma. Estos consejos te ayudarán a decir NO más fácilmente y evitar situaciones desagradables con la persona del otro lado. Si te gustaría aprender más, consulta nuestro artículo de Comunicación con el Cliente para obtener más conocimiento.

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